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如何提高表达能力和沟通能力
如何提高表达能力和沟通能力
发布时间:2021-05-06 来源:
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如何提高表达能力和沟通能力
如何提高表达能力和沟通能力
说话多少不会影响事业发展
我找个对口头表达能力要求比较高的职业——销售,给大家分析
下说话对事业发展的影响力。
我在过去十多年里认识不少大型跨国企业的销售人员,从基层的
销售代表到掌管着数亿年营业额的
BU
销售总监。假如,以说话多少
来对这些人进行分类的话,你觉得是职位高的人说话多,还是职位
低的多
?
答案是,职位越低话越多。基层销售代表经常滔滔不绝,而销售
总监说话简短利落。
在
10
个同等级别的全国销售总监中,只有
2-3
个人话比较多。
这已经把工作场合和娱乐场合统计在内。那两三个话多的显然是性
格使然,并不是出于工作需要。而那些话少的总监即便在私的场合,
言语还是很节省。这种现象说明什么问题
?
一个人的职业性越强,越
谨言慎行。久而久之,他们披上了一件貌似老谋深算、深不可测的
外衣。那么,他们真的是高深莫测的人吗
?
呵呵,
itdepends...
上面是以一个同事的角度对销售人员进行观察。让我换另一个角
度来看看,能言善道是否销售人员的一把利器。
我当了
18
年甲方,期间与各式各样的乙方销售员打交道,卖产
品的、卖服务的、卖项目的,从世界
500
强到民营小企都接触过。
能说会道、巧舌如簧的销售员自然见过不少,但还没遇到过一位因
为话说得多而拿到单子的人。站在客户的角度看,话多的销售其实
挺烦人的。他们的滔滔不绝只会浪费客户的时间,分散客户的注意
力,甚至引起客户的反感。而那些说话简明扼要的销售员更容易受
到客户的欢迎乃至信任。客户觉得和他们沟通起来比较省心,不需
要绕来绕去,可以把注意力放在关键业务上,把条件谈妥把合同签
好,这样才可以尽快交差。
因此,我们没必要以话多话少来衡量自己的表达能力,更不应该
以此判断自己的职业发展潜力。言辞的质量远比数量重要,话贵精
不贵多。如果你天生不爱说话,那就把精力放在提高语言质量和说
话效率上去吧。把自己训练成一个能够用精准简洁的语言表达自己
见解的人,这可是一般人难以达到的境界啊。
怎样在职场中做到这一点
?
我会在下文中提出建议。
不是所有行业都需要高超的口头表达力
尽管很多工作需要与人打交道,但不是所有岗位都需要口头表达
能力强的人。在一个大型企业里,你会发现财务和
IT
部门的员工的
口头表达能力明显比其他部门的人弱一点儿。如果这些部门中冒出
一个能言善辩的人,那将被视为珍品。原因何在
?
因为财务和
IT
部
门的人员把主要精力放在钻研流程或技术上,语言表达不是他们的
主要工作内容。
这位提问的网友是做审计的。本人对审计这个行业虽认识不深,
但时有接触。咱公司的外审团队由四大轮番挂帅,公司内部也有自
己的内审部门。下面说说外审吧。
每年我都需要与外审接触,按照他们的需求提供资料文件。很多
时候,与他们的接触让我一头雾水。因为,他们没向我表明身份就
问我要这要那。唉,这些资料能乱给吗
?
于是,我必须多费周章弄清
他们的来头,再与之配合。这样的经历一多,我就习惯了,觉得外
审的人就这样。
不久前,我得知一家审计师事务所在给某
BU
的销售人员做审计
时所表现出来的令人发指的说话方式。那个说话特别没分寸的外审
是个中年妇女。具体的情况我不揭露了,但要说的是,当我听到这
件事情时,当下就想:那位女士真幸运呀,她的谈话对象是一个基
层销售员。要是换了我,呵呵,直接让她吃不了兜着走。
上述情况说明什么问题
?
在某些行业或岗位里,口头表达能力不
佳没关系,照样有发展空间。
卸下包袱,才能轻装前进
我写前面两点的主要目的,是为了让这位网友不要对自己不善言
辞的天性存有顾虑,同时也提醒那些有同样苦恼的读者放下思想包
袱。
最近看到一篇文章叫
CareerGrowthfortheIntrovert
,译作《内
向者的职业成长指南》。文章作者
AmandaPoray
是一个从小型设计
公司跳槽到
Linkedin
后对新环境无所适从的内向者。他介绍了
8
个
帮助内向者职场逆袭的方法。有兴趣的人可以上网搜搜这篇文章。
职场中,怎样提高表达能力
?
所谓『表达能力』,是一个宽泛的概念。你需要提高哪方面的表
达能力
?
如果你不能准确地回答这个问题,就会老鼠拉龟无从下手。
因此,缩小范围,找准方向,把精力和资源集中在最值得或者最急
需投入的地方才是明智之举。你可以通过回答下面两个问题来找到
自己的结症所在:
你在工作中最需要表达的是什么内容,是数据、现象、流程、制
度还是观点
?
你了解这些内容的产生过程、运作机制和适用范围吗
?
举个例子说,在职能部门中经常可以看到这样一幕。一名员工因
对某项制度不理解前来咨询,职能部门中的普通职员生搬硬套地向
他解释。员工越听越糊涂,于是主动提出见经理。经理一出现三言
两语就把制度说清楚了,员工释然并满意地离开。没过多久,午休
时间到了。这位普通职员来到
Pantry
,一遍吃饭一遍和同事聊娱乐
圈的八卦新闻。她说得声情并茂,好像那些明星就住她家隔壁似的。
这时的她与先前判若两人。
对于这个把部门制度讲得不清不楚,却把明星绯闻说得头头是道
的职员,我们不能武断地说她表达能力不行。那她的问题出在哪里
呢
?
显然,她没有想过前面的两个问题。对部门制度吃不透,只能照
本宣科地向员工解释,这种粗浅的表达方式根本不能解决问题。
我们再来看看提问的网友是怎么说的。他说:
我有时跟客户或经理说话时,感觉他们不是很明白我在说什么。
我已经尽量说得详细,但总是觉得他们会误解我的意思。
各位有没有发现,他的处境在职场新人当中很有代表性。在没摸
熟行业环境、客户情况、公司制度的情况下,陷入一种不能与合作
对象同步沟通的尴尬局面是很正常的。不过,大家也许知道,一些
工作了不少年头却依然不能把岗位中的关键事项表达清楚的老鸟大
有人在。这些人老成却不老练,还没想清楚上面提到的两个问题。
他们对自身岗位中的核心业务一知半解,对于皮毛的东西还能说上
几句,一旦领导或客户多问几句,他们便阵脚大乱语无伦次。
那么,提高表达能力的钥匙在哪里
?
职场中的表达能力,是指对岗位职责、业务性质、行业规律等专
业信息的阐述和解释能力。这种能力与平常意义上的表达不同,它
侧重于对专业词汇、专业操作的领会和演绎。通俗一点来说,就是
看你懂不懂行。懂行的人能用三言两语把工作中复杂问题讲解清楚。
不懂行的人就麻烦了,别说讲解了,就连听别人说都费劲。
因此,提高职场表达能力的根本途径在于——让自己尽快懂行。
职场中,怎样提高沟通能力
?
沟通能力主要有三种:
语言沟通能力【包括当众发言,开会讨论、口头汇报等口头表达
力,以及倾听别人说话时的理解力、领悟力】
文字沟通能力【包括对文件公函的撰写、编辑修订、阅读理解能
力,以及对各种数据的编制和展示能力】
非语言沟通能力【同理心和肢体语言】
职场中人需要灵活运用上述三种能力,以产生成效达到目的
'
。
不能产生成效的沟通就是无效沟通,不管你说得多好听、写得多漂
亮,都是徒劳无功。
因此,在着手提高自己的沟通能力之前,你需要搞清楚自己的沟
通目的是什么。在我的探询下,这位网友说:
我需要解决的问题是:向客户提问时,有时要分几次问才能把所
有的事问清楚。当客户故意隐瞒时,不知如何问出答案。或者客户
不明白我在问什么或者说什么。
也就是说,他急需提高的沟通能力是『提问』。『提问』是常用
的商务沟通技巧。不仅在审计、咨询、销售、服务等行业中广泛使
用,在专业性不强的工作岗位上也是经常用到。不会提问,就不能
发现对方的需求,不能把握事情的重点。
日常生活中,提问技巧也是相当有用的。例如,当你与某人发生
意见分歧时,你无需抛出一大堆理据来支持自己的观点,只需要巧
妙地问对方几个问题。说不定,对方就被你问住了。这场争论的结
果立见分晓,你不战而胜之。
在我与审计接触的过程中,发现审计们有这么一个特点:他们以
为审核对象对操作流程和相关制度的认知与他们一样。这种现象内
审尤甚。如果把它展开来说,又是长篇大论的故事了,这里不浪费
笔墨和大家的阅读时间。我建议从事审计工作或者在工作中需要向
别人了解情况的人注意——不要假设对方知道的东西和你一样,你
手里面拿着的那本
SOP
,可能对方根本没翻过,因为那不是他的主
要职责。即使是其职责之一,他也未必了如指掌。不要先入为主、
自以为是地判断对方,是一种询问者应该具备的基本常识。
至于这位网友说『分几次才能把所有的事问清楚』,这就再正常
不过了。各位看看在他的问题下面,我提了多少个问题——
你所说的“话少”是指对所有人,包括家人朋友都那样,还是只
在工作方面
?
你现在在做什么工作,从业时间有多长
?
你觉得“话少”是由于性格原因造成的,还是你对某些话题比较
陌生
?
你做的是外审还是内审
?
工作中最让你感到挑战的说话场景是什么
?
你对自己的口头表达能力有什么要求或者期望
?
我前面两次提到『探询』这个词汇。在商务沟通技巧中,『探询』
是指有逻辑性、针对性地提出一连串问题。探询的目的在于揭开现
象的本质和发掘问题的根源。探询技巧已经超出了沟通技巧的范畴。
它是在精深的专业知识、丰富的实践经验和敏锐的判断能力上发展
起来的。简单地说,它有以下四个特点:
提问时使用开放式问题,不用封闭式问题,前者能激发对方思考,
后者使对方产生被盘问的感觉
;
不要在问题中加入提问者的主观臆测,避免误导甚至激怒对方
;
询问的是事实、观点、依据,不是对方的感觉或想像
;
有逻辑有条理有计划地提问,不是想到哪问到哪。
本文来源:
https://www.2haoxitong.net/k/doc/00cb0f342aea81c758f5f61fb7360b4c2f3f2a60.html
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