常见公文格式和排版
一、常见文件写作格式
(一)请示
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
1.标题:制发机关名称+事由+请示。
2.正文:(1)请示的原因:陈述情况,阐述理由,讲情必要性和可能性,最后用“为此,请示如下”。(2)请示的事项:写明请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要写明金额。
3.结尾语:多用“上述意见,是否妥当,请指示”。“特此请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语。
4.注意事项:一文一事;一个主送机关;逐级请示。
(二)申请
申请书是个人、单位、集体向组织、领导提出请求,要求批准或帮助解决问题的专用书信。
1.标题
有两种写法,一是直接写“申请书”,另一是在“申请书”前加上内容,如“入党申请书”、“调换工作申请书”等,一般采用第二种。
2.称谓
顶格写明接受申请书的单位、组织或有关领导。
3.正文
正文部分是申请书的主体,首先提出要求,其次说明理由。理由要写得客观、充分,事项要写得清楚、简洁。
4.结尾
写明惯用语“特此申请”、“恳请领导帮助解决”、“希望领导研究批准”等,也可用“此致”“敬礼”礼貌用语。
5.署名、日期
个人申请要写清申请者姓名,单位申请写明单位名称并加盖公章,注日期。
(三)报告
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
1.标题:制发机关+事由+报告;报告前可加“紧急”。
2.正文:事由:直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。事项:写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
3.结尾:可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥,请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”等语。注意事项:概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性。
(四)通知
通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。
标题:制发机关+事由+通知。
正文:㈠通知前言:即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题,经×××批准,现将×××,具体规定通知如下。㈡通知主体:写出通知事项,分条列项,条目分明。
结尾:三种写法:
1.意尽言止,不单写结束语。
2.在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。
3.再次明确主题的段落描写。
(五)决议、决定
对某些问题或者重大行动做出安排,用“决定”。经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。
1.决议的写法
决议由首部和正文两部分组成。
首部。包括标题和成文时间两个项目。
标题:决议的标题有两种形式:一种是由发文机关(或会议名称)、事由和文种构成;另一种是事由和文种构成。
成文时间:即决议正式通过的日期。一般放在标题下,在小括号内注明会议名称及通过时间,也可只写年月日。
正文。由决议根据、决议事项和结语三部分组成。
决议缘由:一般简要说明有关会议审议决议涉及事项的情况,陈述做出决议的原因、根据、背景、目的或意义。
决议事项:写明会议通过的决议事项,或会议对有关文件、事项做出的评价、决定,或对有关工作做出的部署安排和要求、措施。
结语:一般紧扣决议事项有针对性地提出希望、号召和执行要求。有的决议可不单列这部分。
2.决定
根据具体用途和内容分类
根据具体用途和内容的不同,决定一般有以下两类:
(1)知照性的决定。如表彰决定、处分决定、机构设置决定、人事安排决定、发布法规性事项或对某一具体事项做出安排的决定等,如《全国人民代表大会常务委员会关于老师节的决定》。
(2)指挥性决定。常见的有规定性决定、规范性决定、指导性决定、指示性决定、具有有关法令性质的决定、处理重大问题的决定和安排重要行动的决定等。
决定的格式内容
(1)标题。 《××××关于××××的决定》
(2)决定的原因和目的。 如:目前……,(事实依据)。根据……,(理论依据),为了……(目的主旨),现决定……(意图主旨)。具体……如下:
(3)决定的内容。对具体事项做出安排的决定要写清安排的步骤。
(4)希望与要求。
(5)加盖公章,注明日期。
决定的写作要求内容严肃,事实准确,行文周密。
(六)函
与其它企事业单位之间互相商洽工作,向有关政府部门询问和答复问题,用“函”。
函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下:
1.首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。
主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。
2.正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
开头。主要说明发函的缘由,一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。
主体。这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。
结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
3.结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
(七)会议纪要
传达会议议定事项和主要精神、与外来单位或个人洽谈事项要求共同遵守执行的,用“会议纪要”。
1.适用范围
会议纪要适合于记载、传达会议情况和议定事项。
会议纪要反映的内容比较复杂,可以是会议情况,议定事项,有时议而未决的事项也可以反映,以起到一定的参考作用。
2.分类
根据会议性质的不同,会议纪要可以分为两类:办公会议纪要和其他会议纪要。
根据写法的不同,会议纪要可分为条项式(决议式)纪要、综合式(概述式)纪要和摘要式纪要三种类型。
3.会议纪要的结构和写法
(1)标题:通常由会议民成和文种构成,例如:“全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要”。
正标题和副标题构成,正标题反应会议的主要精神和内容,副标题写会议名称和文种,例如:“讨论新时期文学的发展——中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要”。
(2)正文:由导言、主题和结尾三部分组成。
导言。导言即会议纪要的开头部分,一般是概括会议的基本情况,包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。导言不能写的过长,要简明扼要,让人们读后对会议有个总体的了解。
主题是会议纪要的核心部分。它根据会议的中心议题,按主次、有重点地写出会议的情况和成果,包括对工作的评价、对问题的分析、会议一定的事项、提出的要求等等。主题写法一般有三种:条项式,综合式,摘要式
结尾。结尾一般写对与会者的希望和要求,也有的会议纪要不写专门的结尾用语,不用主送单位和落款,成文时间多写在标题下方。不盖公章。
二、文件的基本排版
标题:方正小标宋简体, 二号字
副标:楷体,小二号字
正文:仿宋,小三号字
行间距:一般设置“固定值”30磅
标题与正文之间空一行。
文件层次结构。用数字表示多层次结构序数,其标识方法为:
第一层用“一、”“二、”“三、”……用三号黑体字。
第二层用“(一)”“(二)”“(三)”……无标点符号,用楷体三号字。
第三层用“1.”“2.”“3.”……字体与正文一致。
第四层用“(1)”“(2)”“(3)”……字体与正文一致。
采用A4型纸的页边和版心尺寸为:天头(上白边)为:37mm±1mm”,订口(左白边)为:28mm±1mm,地脚(下白边)为:35mm±1mm”,翻口(右白边)为:25mm±1mm”,版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)”。正文用小三仿号宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。
采用16开型纸的页边和版心尺寸为:天头(上白边)为:40mm±1mm”,订口(左白边)为:25mm±1mm,地脚(下白边)为:25mm±1mm”,翻口(右白边)为:20mm±1mm”。正文用小三号仿宋体字,一般每面排20行,每行排25个字。
本文来源:https://www.2haoxitong.net/k/doc/22226b7af111f18583d05aed.html
文档为doc格式