常用公文格式排版

公文格式排版

一、设置页面(“页面布局”—“页面设置”)

(一) “页边距”

1.页边距:上 3厘米、下 2.5厘米、左 2.6厘米、右 2.5厘米。

2.纸张方向:纵向。

(二) “纸张”

纸张大小:A4。

确保“每面排 22行,每行排 28个字,并撑满版心” 。

二、设置标题

(一) “字体”

1.主标题:先设置字体为华文小标宋简体(或华文中宋、宋体) ,再 设置字体为 Times New Roman;字形,加粗;字号,二号。

2.副标题:字体,与主标题一致;字形,不加粗;字号,三号。 (二) “段落”

1.对齐方式:居中。

2.左侧右侧缩进均为 0字符。

3.特殊格式:无。

4.段前段后间距均为 0行。

5.行距:固定值, 28磅。

(三)内容要求

1.标题可分一行或多行居中排布,回行时应排列对称、长短适宜、间 距恰当;多行标题排列时应当采用梯形或菱形布局,不应采用上下长短一 样的长方形或上下长中间短的沙漏形。

2.正式公文标题应要素完整,一般格式为 “ 发文机关 +关于 ××(事由) 的 +文种 ” 。

3.标题回行时应词意完整,不能将词组拆开;发文机关名称应在第一 行居中排布;最后一行不能将 “ 的 ” 与文种单独排列成行。

4.标题中除法规、规章名称可加书名号外,一般不用标点符号。 (四)标题与正文间隔

空一行,字号为五号,行距为最小值 12磅。

三、设置正文

(一) “字体”

1.一级标题:字体,黑体;字形,不加粗;字号,三号。

2.二级标题:字体,楷体 _GB2312(或楷体) ;字形,不加粗;字号,

三号。

3.三级标题、四级标题和五级标题:字体,仿宋 _GB2312(或仿宋) ; 字形,加粗;字号,三号。

4.其余正文(包括附件、落款、附注) :字体,仿宋 _GB2312(或仿 宋) ;字形,不加粗;字号,三号。

5.正文各级各类字体设定完后,应再次选定全文,设置字体为 Times New Roman。

(二) “段落”

1.对齐方式:两端对齐。

2.左侧右侧缩进均为 0字符。

3.特殊格式:首行缩进, 2字符。

4.段前段后间距均为 0行。

5.行距:固定值, 28磅。

(三)内容要求

1.主送机关(俗称 “ 抬头 ” )居正文第一行单独成行,顶格不缩进。

2. 一级标题、 二级标题、 三级标题、 四级标题、 五级标题依次采用 “ 一、 ” 、 “ (一) ” 、 “1. ” 、 “ (1) ” 、 “ ① ” 排序标注。

3.公文中引用文件时,应按规范将文件名称和发文字号写全,一般格 式为 “ 《关于 ××××的 ××》 (×××ׄ ××××‟ ××号) ” ,特别注意发文字号中必 须使用六角括号 “ „ ××××‟ ” 。

4.附件在正文末下空 1行,靠左缩进 2字符排布;标准格式为 “ 附件: 1. ××××” ;附件名称不用书名号,结尾不加标点符号;单个附件不标注序 号;多个附件用阿拉伯数字 “1. ” 标注序号,并按顺序回行排列;回行时, 序号与序号对齐,名称内容与内容对齐。

5. 发文机关署名 (俗称 “ 落款 ” ) 在正文末 (或附件末) 下空 1-3行 (不 盖章时空 1行,盖章时空 3行) ,靠右空 2字符排布。

6.成文日期(俗称 “ 落款日期 ” )在发文机关署名下一行靠右排布,以 发文机关署名为准居中;标准格式为 “××××年 ××月 ××日 ” ,用阿拉伯数字将 年、月、日标全,不编虚位。

7.用印时,公章应端正盖住发文机关署名,印章上部约三分之二压在 空白处, 印章上沿距正文最后一行文字空 1行, 印章下沿骑 “年” 盖 “月 ” 。 8.附注(上行文、平行文中用于标注联系人、联系电话)在成文日期 下一行靠左缩进 2字符排布; 标准格式为 “ (联系人:×××; 联系电话:××××) ” 。 9.正文中所有标点符号应在中文输入法模式下输入。数字、英文中使

- 2 -

用的标点符号按相应规范执行。

四、设置页码

(一)一般情况

1. 奇数页页码在页面底端居右空一字, 偶数页页码在页面底端居左空 一字。

2. “ 页面布局 ”—“ 页面设置 ”—“ 版式 ”— 页眉和页脚:勾选 “ 奇偶页不 同 ” 。

3. “ 插入 ”—“ 页码 ”—“ 设置页码格式 ” :选择编号格式 “ -1-, -2-, -3-, …” 。

4.将光标置于第 1页, “ 插入 ”—“ 页码 ”—“ 页面底端 ”— 选择靠右的页 码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字, 并在 “ 段落 ” 中设置右侧缩进 1字符。

5.将光标置于第 2页, “ 插入 ”—“ 页码 ”—“ 页面底端 ”— 选择靠左的页 码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字, 并在 “ 段落 ” 中设置左侧缩进 1字符。

(二)信函格式公文(套印函头纸的公文)

1.首页不显示页码;只有两页的可以不标注页码,双面打印即可。

2.三页及以上的,从第 2页开始标注页码,奇数页页码在页面底端居 右空一字,偶数页页码在页面底端居左空一字。

3. “ 页面布局 ”—“ 页面设置 ”—“ 版式 ”— 页眉和页脚:勾选 “ 奇偶页不 同 ” 、 “ 首页不同 ” 。

4. “ 插入 ”—“ 页码 ”—“ 设置页码格式 ” :选择编号格式 “ -1-, -2-, -3-, …” 。

5.将光标置于第 2页, “ 插入 ”—“ 页码 ”—“ 页面底端 ”— 选择靠左的页 码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字, 并在 “ 段落 ” 中设置左侧缩进 1字符。

6.将光标置于第 3页, “ 插入 ”—“ 页码 ”—“ 页面底端 ”— 选择靠右的页 码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字, 并在 “ 段落 ” 中设置右侧缩进 1字符。

(三)注意事项

1.公文附件与正文一起排版装订时,页码应连续编排。

2.公文中间出现空白页时,空白页不编排页码。

五、其他要求

(一)为了版面整洁美观,全文编辑排版完毕后,应在“段落”中做 如下特殊设置

1. “ 缩进和间距 ” :左右缩进一律调整为 0字符,段前段后间距一律调

- 3 -

整为 0行。

2. “ 换行和分页 ” :所有选项均不勾选。

3. “ 中文版式 ” :只勾选 “ 按中文习惯控制首尾字符 ” 、 “ 自动调整中文 与西文的间距 ” 、 “ 自动调整中文与数字的间距 ” 三项,其他勾选全部取消。 (二)印刷

1.正式公文(俗称 “ 套红头 ” )和普通公文均应双面印刷,中间一般不 应有空白页。

2.正文一般采用 A4纸张,纵向排版印刷。

3.附件为 A4横向表格的,奇数页表头在订口一侧,偶数页表头在切 口一侧。采用双面便签印刷模式,或双面长边装订印刷模式。

4.附件为 A3纵向表格的,奇数页表头在订口一侧,偶数页表头在切 口一侧。采用双面便签印刷模式,或双面短边装订印刷模式。

5.附件为 A3横向表格的,每页表头均在公文正文上侧方向。采用双 面书籍印刷模式,或双面短边装订印刷模式。

(三)装订

1.公文首页左侧为订口、右侧为切口。

2.公文应当左侧装订,两枚订书针均匀排布,分别位于上下约四分之 一处。不应采用左上角斜订一枚订书针的做法。

3.两枚订书针外侧针眼分别距版面上下边缘各 70mm ,允许误差 ±4mm 。

4.订书针与订口(俗称 “ 书脊 ” )平行,标准距离为 3mm — 5mm ,一 般不应大于 10mm 。

5.附件为 A3表格的,先将外侧边向订口整齐对折,再将外侧边向距 切口 5mm — 10mm 处回折,确保切口与正文整齐吻合。

备注:

1.六角括号“ „‟ ”可在“插入”—“特殊符号”中查找插入,也可在 搜狗拼音输入法中输入“ v1”翻两页分别按 c 、 d 输入。

2.三级标题阿拉伯数字后的“. ”可在“插入”—“特殊符号”中查 找插入,也可在搜狗拼音输入法中输入“ v3”翻一页按 h 输入。

为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1日起正式实施。此标准是对国标《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999 )的修订，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。

公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。

行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

word/media/image1_1.png

单一机关发文带“文件”二字

多个发文机关联合发文不带“文件”二字

发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

单个签发人

多个签发人

版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

附件

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

word/media/image1_1.png

单个附件

word/media/image1_1.png

多个附件

发文机关署名、成文日期和印章

成文日期一般右空四字编排，印章用红色。

word/media/image1_1.png

单一行文发文机关

word/media/image1_1.png

两个机关联合行文

word/media/image1_1.png

五个机关联合行文

版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

word/media/image1_1.png

版记要素

页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/2e8b1b1d8ad63186bceb19e8b8f67c1cfbd6ee77.html