公司办公室工作制度

1、 目的

使办公室工作规范化、制度化、科学化，以更好地为公司总部及各部门服务。

2、 适用范围

3、 引用文件

4、 内容

一、 职责和权限

二、 文件处理办法

三、 信息工作制度

四、 督查制度

五、 会议管理制度

六、 信访制度

七、 保密制度（参照集团规定）

八、 档案管理制度（参照集团规定）

九、 计算机管理制度

一十、 绩效考核制度

一十一、 车辆管理办法

一十二、 行政事务管理工作制度

职责和权限

1、 职责

 负责公司的秘书工作、公共关系及外事接待工作；

 负责公司文件、小车、接待等行政事务管理；

 负责公司政策研究和法律事务工作，处理经济纠纷和法律诉讼；

 负责行政信息管理工作；

 负责信访、保密、机要文书、档案、印章管理；

 负责对公司决定、重要会议议定事项和公司领导的指示的落实情况进行督办、检查；

 负责公司各业务部门业务交接点的检查、落实，保证公司政令畅通；

 参与公司战略策划；

 参与公司信息化建设.

２、机构设置

２.１秘书室

 负责文书处理,包括撰写和办理文书;

 负责行政信息管理,包括信息的收集、传递、加工和贮存；

 负责公司总部事务管理,包括后勤、总务和接待等日常事务和突发事件的处理;

 负责公司各方面工作的综合协调和督促检查;

 负责为公司总部领导提供参谋咨询和辅助决策服务;

 负责公司政策研究和法律事务工作，处理经济纠纷和法律诉讼；

 负责信访、保密、机要文书、印章管理；

 参与公司战略策划和信息化建设、管理。

２.２文档室

 负责公司文书档案的收集、整理和归档管理；

 负责公司各类文件的文印工作；

 负责公司报刊、杂志、信件的收发、分发工作。

２.３小车班

 负责公司总部车辆的驾驶、维护和保养，保证行车安全。

2.4 组织机构图：见附表

３、 各类人员的职责和权限：见《岗位职务说明书》（WI-02-01）

４、工作作风

４.１三化：规范化、制度化、科学化；

４.２三服务：为领导服务、为部门服务、为基层和群众服务；

４.３四勤：脑勤、手勤、口勤、腿勤。

5、考核：按公司办公室《绩效考核办法》执行。

文件处理办法

1、文件分类

1.1公文：指按照《国家行政机关公文处理办法》（2000）和《中国共产党机关公文处理条例》（1996）处理的规范性文件。

1.1.1外来公文：上级机关、各企事业单位、地方各级党政机关通过信件、传真、电子邮件等方式传递的公文。

1.1.2 自制公文：公司自制的公文。

1.2 一般文件：除公文外的其他文件。

2、 文件处理的原则：规范化、制度化、科学化。

3、 文件处理的要求：准确、及时、安全、保密。

4、文件处理程序

4.1 文件处理系统程序：见附图。

4.1.1 收文：分为签收、拆封、登记、分送四个环节。收发员负责签收除机要文件外的所有外来文件，机要秘书负责签收机要文件和拆封，并在《文件登记册》上登记，然后根据文件的大体内容要求分送至有关部门或办公室主任拟办。

4.1.2 办文：分为承办、拟办、批办、转办、催办、办复等环节。

4.1.2.1承办：由秘书或办公室主任负责，主要是筛选出需要送领导亲自处理的文件，以免分散领导精力。大体有以下几方面：

 上级下达事项和下级请办事项；

 兄弟单位通报情况、协调工作的请办事项；

 社会动态事项，主要包括社会热点、苗头性、倾向性问题和改革过程中的新情况、新经验、新问题等；

4.1.2.2 拟办：由办公室主任在《公文处理签》上提出拟办意见，必要时附上相关背景材料，供领导审批时参考。

4.1.2.3 批办：领导审阅时作出的正式批示。

4.1.2.4 转办：根据领导批示，转有关部门办理或自办。

4.1.2.5 催办：为加快办文速度，加强督促和检查，防止文件积压和疏漏，机要秘书应做好催办工作，以下为催办重点：

 需要等着答复或紧急上报、作出决定的文件；

 涉及社会安定和安全等突发事件的文件；

 领导特别交待需要急办的文件。

4.1.2.6 办复：领导批办的文件，经自办或转办后，由分管秘书将办理结果向领导汇报，即可办结。需答复有关单位的，则回复。

4.1.3 制文、发文程序按公司《自制文件管理办法》执行。

4.2 外来公文和自制公文的处理应按上述程序执行，一般文件的处理参照执行。

信息工作制度

1、 目的和作用

辅助领导决策、供办公室办文办事时参考、处理信访和咨询服务。

2、 信息收集

2.1 范围

2.1.1 公用信息：主要指社会组织和公众共同享用的信息，包括：

 党和国家制定的方针政策、法律、法规；

 党和国家领导人的重要讲话、文章；

 公众传播媒介的重要信息，包括网络、书籍、报刊、电视、广播等；

 政治、经济、交通、文化、天气、通讯、人文等社会基础信息。

2.1.2 内部信息：来源于公司内部的信息，主要包括：

 员工思想动态；

 公司各项规章制度的贯彻执行情况；

 群众关心的热点问题；

 影响公司稳定和社区安定的问题；

 公司当期各项经济指标和重点工作的完成情况；

2.1.3 外部信息：来源于公司外的各种信息，主要有：

 上级机关的有关信息；

 行业动态；

 竞争对手的有关信息；

 供应商或合作伙伴的有关信息；

 其他有价值的信息，如管理经验。

3、渠道

3.1 文书渠道：通过公司内外的各种文件和参考资料获取信息。

3.2 会议渠道：通过各种会议获取信息。

3.3 信访渠道：通过群众来信来访获取信息。

3.4 调查渠道：通过有目的、有重点、主动到基层收集信息。

3.5 媒介渠道：通过各种媒介获取信息。

4、 信息的加工、利用、存储

4.1 信息收集后，应进行提炼加工，编辑成“信息参考”，供公司总部领导掌握情况和决策时参考，并予以保存。

4.2 重要、紧急信息在整理前应立即向公司总部口头报告，以便及时处理和利用。

4.3 向公司总部提供的信息，必须做到真实准确、讲究时效，充足适用、注重质量，以提高信息的利用率。

5、 考核

5.1 各秘书每月应在各自的业务范围内走访一遍，每月提供至少两条信息，数量以采纳的为准。

5.2 秘书提供的信息除向公司领导报告外，应在综合秘书处备案，每月5日前，综合秘书应将收集的信息整理，编辑成《信息参考》。

5.3信息的质量和数量按公司办公室《绩效考核办法》考核。

6、 记录

《信息参考》

督查制度

1、 目的：贯彻落实公司总部的各项决策，保证政令畅通。

2、 督查范围：

 公司召开各种会议的决议落实情况；

 公司文件部署的重要工作落实情况；

 公司总部领导的有关批示、指示落实情况；

 其他需要督查的事项。

3、 督查原则

3.1 领导负责、秘书协办的原则：秘书既是领导决策的辅助者，又是督促检查的辅助者。因此，督查工作必须在领导的授权下进行，重大督查计划还必须得到领导的批准。

3.2 实事求是、尊重客观的原则：督办人员必须站在客观立场，尊重事实，真实、全面、准确地了解情况，对下属单位贯彻执行的情况也要客观公正地评估。推荐采用“5W1H”的方法进行督查工作。

3.3 落实责任、注重实效的原则：做好督查工作，必须要有明确的工作目标和质量标准，必须落实分管领导、牵头部门、工作任务、工作目标等督查事项，落实督办人员。同时，公司决策和领导的批示是否落到实处，都要以是否收到实效来衡量。

4、 督查程序

4.1 立项：一般督查事项，由各秘书按照公司领导的意图，收集督查事项，填写《公司办公室工作督查表》，每周二前交综合秘书汇总，提交公司办公室主任审核后即可立项。重大督查事项提交公司领导批准。

4.2 催办检查：督办人员应定期通过电话或上门等方式对督查事项进行检查，每周五前应将督查情况记录在《督查表》上，必要时，向分管领导报告。

4.4 办结：督查事项完成后，督查工作即告结束。督办人员即可结案，并在《督查表》中注明。

5、 考核：按公司办公室《绩效考核办法》执行。

6、 记录

《公司办公室工作督查表》

会议管理制度

1、 目的和适用范围

加强会议组织，提高会议质量。适用于公司级的各种会议。

2、 会议类型

2.1 总经理办公会

2.1.1 会议内容：

 公司总部领导贯彻执行民主集中制原则，集体讨论决定重要事项或战略决策；

 传达上级机关决定和有关会议精神；

2.1.2 会议性质：决策会议/例会，若无变更通知，一般于每周一上午8:30分召开。

2.1.3 会议范围：公司总经理助理以上领导、相关部门领导参加，总经理主持。

2.1.4 会议组织：由公司办公室负责组织，每周五前，由公司领导提出，或公司办公室收集会议议题，经公司总经理批准后，将议题送与/通知参加会议的领导，并作好会务工作。

2.2 党委（扩大）会

2.2.1 会议内容：

 公司党委集体讨论决定公司党群工作的重要事项；

 传达上级党委决定和有关会议精神；

2.2.2 会议性质：决策会议/临时会议。

2.2.3 会议范围：公司党委委员、党群相关部门领导参加，必要时，可扩大到公司领导参加。会议由党委书记主持。

2.2.4 会议组织：由公司办公室负责。

2.3 党政联席会

2.3.1 会议内容：公司行政和党委领导集体讨论决定重要事项。

2.3.2 会议性质：决策会议/临时会议。

2.3.3 会议范围：公司领导和党委委员相关部门领导参加，总经理主持。

2.3.4 会议组织：由公司办公室负责。

2.4 专题会

2.4.1 质量分析会

2.4.1.1 会议内容：通报当期质量工作情况，分析讨论质量发展趋势，研究对策，部署下阶段质量工作任务。

2.4.1.2 会议性质：专题会议/例会，一般一季度召开一次，时间在季度末。

2.4.1.3 会议范围：公司总经理助理以上领导、各单位行政正职、分管质量领导、质量联络员参加，公司分管质量副总经理主持。

2.4.1.4 会议组织：公司办公室负责。

2.4.2 经济活动分析会

2.4.2.1 会议内容：通报当期经营状况，分析讨论经济运行质量发展趋势，研究对策，部署下阶段经营工作任务。

2.4.2.2 会议性质：专题会议/例会，一般一季度召开一次，时间在季度末。

2.4.2.3 会议范围：公司中层以上领导；计划部、财务部、制造部、采购部等单位室主任参加，公司分管经营副总经理主持。

2.4.2.4 会议组织：公司办公室负责。

2．4．3 其他专题会

2．4．3．1 会议内容：就某一个议题进行专门讨论和研究。

2．4．3．2 会议性质：专题会议/临时会议。

2．4．3．3 会议范围：公司领导主持，由会议主持人确定参加人员。

2．4．3．4 会议组织：公司办公室或牵头职能部门负责。

2．5 生产作业会

2．5．1 会议内容：通报生产状况，讨论当期存在的生产问题，研究对策，布置生产任务。

2．5．2 会议性质：协作会议/例会，若无变更通知，一般于每周二上午8:30召开。

2．5．3 会议范围：有关公司领导、生产系统各部门参加，人力资源部、党委宣传部、工会、团委列席，制造部部长主持。

2．5．4 会议组织：制造部负责。

2．6 职工代表大会和职代会主席团会议

2．6．1 会议内容

 总结公司上一年度工作，讨论通过公司领导班子述职报告、财务报告；

 制定本年度公司经营方针、目标，确定重点工作；

2．6．2 会议性质：例会，一般于次年初召开。

2．6．3 会议组织：工会负责

2．7 党群工作例会

2．7．1 会议内容：通报当期党群工作完成情况，讨论存在问题，研究对策，部署下一阶段工作重点。

2．7．2 会议性质：协作会议/例会，一般于每月5日前召开上月例会。

2．7．3 会议范围：党委领导、党群各部门领导参加，党委书记主持。

2．7．4 会议组织：公司办公室负责。

2．8 中层以上领导干部会（中干会）

2．8．1会议内容：传达布置上级机关决定、指示和有关会议精神，宣布公司总部决定，通报公司有关情况，部署重点工作。

2．8．2 会议性质：临时会议。

2．8．3 会议范围：公司中层以上领导干部参加，必要时，可请各子公司、合资公司、关联公司领导列席。

2．8．4 会议组织：公司办公室负责。

2．9 党支部书记会

2．9．1 会议内容：传达布置上级党委决定、指示和有关会议精神，宣布公司党委决定，通报有关情况，部署有关工作。

2．9．2 会议性质：临时会议。

2．9．3 会议范围：公司领导、公司各党支部书记、党委组织部、宣传部、纪委参加，党委书记主持。

2．9．4 会议组织：公司办公室负责。

3、 会议组织工作：一般分为会前、会中、会后三个阶段，可按会议的规模、性质和特点进行调整。

3．1会前：主要有确定会议议题、拟订会议计划、准备会议文件、制发会议通知、落实后勤工作（包括经费、食宿、交通、证件等）、选择和布置会场等工作。

3．2 会中：主要有签到、会议协调、会议记录、分发会议文件、编写会议简报、生活服务等工作。

3．3 会后：主要有整理会议记录、清理会议文件和立卷归档等工作。

4、 会议管理

4．1 会议原则

 会务工作：准备充分、组织严密、服务周到、确保安全；

 会议质量：提倡“少开会，开短会”，讲求会议效率。

4．2 会风

4．2．1 民主作风：应树立群众观点，多方征求意见。

4．2．2 会议纪律

 准时报到、准时开会、准时结束；

 传呼机、手机等通讯工具置于振动位置，不准在会场上接打手机，建议关机；

 不准在会场上干与会议无关的事情；

 未经会议主持人许可，不准私自中途离开会场（离场时间超过5分钟）。

4．2．3 讲求效率：加快会议节奏，限制发言时间，精简礼仪形式，防止“会而不议，议而不决，决而不行”。

5、 考核

5．1 违反会议纪律，迟到者在迟到席列席会议，有其他行为者给予批评、教育，情节严重者，可给予行政处分。

5．2 公司办公室会务工作人员按公司办公室《绩效考核办法》考核。

6、 记录

6．1 会议签到表

6．2 会议通知

6．3 会议记录/纪要

信访工作制度

1、任务

1．1受理上级机关、地方政府、新闻单位、本单位转交来的来信，接待来访。

1．2 定期研究人民群众来信来访中提出的问题，提出解决办法和意见。

1．3 向有关单位和部门交办来信来访案件，并督促检查，直至解决问题为止。

2、工作原则

2．1 实事求是，全面准确弄清事实真相是信访工作的基础。

2．2 按政策办事，以法律为准绳。

2．3 树立群众观点，做好思想工作。

3、工作程序

3．1 登记呈阅：由信访秘书负责，首先对来信来访者就其基本情况、信访内容、重复次数等在《信访登记表》上进行登记， 然后挑选重要问题，提出初步处理意见，经办公室主任审查后，送公司主管领导阅批。

3．2 交办转办：公司领导阅批的信访问题，由信访秘书交有关部门或单位处理，并限期汇报处理情况。对于一般的信访问题，则可直接将信访材料转有关部门或单位办理。

3．3 如来信来访人要求保密，信访秘书不得对涉事人员透露有关情况。

3．4 催办：信访问题转交有关部门或单位办理后，信访秘书应及时检查和催办。对久拖不办的，可采取督查方式限期办理。

3．5 回复回告：凡受理的信访案件，信访秘书均应给予回复。回复方式包括复信、口头回复和回访。上级机关或领导交办的信访问题，处理完毕后还应回告处理结果。

4、对信访中特殊问题的处理

4．1 集体上访：五人以上的联名上访称为集体上访。公司不提倡集体上访活动，不允许集体串联上访。对于此类事件，应做到：

4．1．1抓住苗头，把集体上访事件控制和解决在萌发阶段；

4．1．2 一旦发生，应立即向公司领导汇报，请求领导亲自出面接待。该解决的问题，果断解决；不能立即解决的，也应做好疏导工作，防止矛盾激化。有公司员工参加的，则通知所在单位领导接回本单位，配合解决。

4．2 匿名、化名信访：公司不提倡匿名、化名信访方式。若出现此类信访问题，一般不必查究信访者的真实身份，而是弄清事实真相，根据情况再区别处理。

4．3 对利用信访渠道无理取闹，甚至居心叵测、蓄意闹事，严重影响公司生产经营秩序、破坏社会安定者，可提请保卫部门予以制止，直至依法处理。

5、记录

《信访登记表》

公司办公室计算机安全保密制度

为了加强公司总部及办公室计算机安全保密管理，根据公司有关规定，制定本制度。

一、 计算机系统安全保密制度。工作人员应当自觉遵守以下制度，确保办公室计算机系统的正常运行和信息保密：

1、人员使用：未经办公室领导批准或同意，非办公室人员不得使用办公室的任何计算机；经授权可以使用计算机的工作人员不得越权使用计算机。

2、硬件安全：未经授权，不得搬动计算机、拔插计算机连线；不得打开主机箱；更换、卸除及增加计算机部件；更改计算机部件相对物理位置；不得随意启动和关闭计算机。

3、软件安全：未经授权，不得使用外来软盘、光盘；不得下载、安装、卸载软件；不得非法使用管理员已经保护的程序、数据库或数据；不得编制、调试对系统和信息有危害的程序。

4、信息安全：未经授权，不得试图以任何方法刺探、修改管理人员设定的密码和口令；不得使用非法手段越过安全设置和接触未经许可的内容；授权用户不得超越权限采用查阅、显示、使用、摘录等任何方法接触保密内容；不得将有关的口令密码等记录在不易保护的场所。

5、日常工作：对于公文打印所形成的文档应当加密或存放于管理员经过安全保护的指定地方，重要文件应加密备份；外部人员不得随意进入打字室、复印室；打印形成的废纸和无用资料应当作适当处理，确保无泄密隐患。

二、互联网使用安全保密制度：工作人员遵守规定使用国际互联网，避免因泄密或其他原因为公司带来损失：

l、任何使用公司网络的工作人员不得利用国际互联网从事危害国家安全、泄露国家秘密等违法犯罪活动；不得制作、查阅、复制和传播妨碍社会治安的信息和淫秽色情等信息，不得随意订阅网络新闻和网络杂志，不得上网干与工作无关的事情。

2、未经授权，计算机不得擅自连接国际互联网；已连结互联网的计算机和其他内部计算机间应有物理隔断；不得更改网络安全设置；关闭或更改管理员设置的防火墙等有关项目；不得订阅网络新闻、电子邮件和其它电子杂志；不得私自打开、编辑或删除公司邮箱中的邮件。

3、授权工作人员不得超越权限使用办公室计算机相关的任何网络资源。

三、计算机安全保密责任：

l、办公室的信息管理员不定期检查文件、安全设置和升级杀毒软件；消除安全保密问题和隐患。

2、任何人员有责任维护办公室计算机的安全保密，对发现的安全保密漏洞应当及时报告，并做好安全纪录。

3、办公室计算机实行专人负责职，负责对计算机实行日常维护和使用监督。

4、如因工作人员过失或故意泄密或影响计算机系统正常运行、造成公司损失的，公司酌情给予相应处分。

5、未尽事宜，应当以相关的保密法规制度为准则。

行政事务管理工作制度

1、 目的：规范日常行政事务工作行为，包括：领导日程安排、接待、电话处理，印章、介绍信管理等，以提高工作效率，保证公司总部正常、高效运转。

2、 领导日程安排

2．1 月工作日程安排

每月末，由办公室主任根据公司年度工作计划，结合当前公司的重点工作，拟订《月工作日程表》，经公司领导审定后，发放到公司总部各领导，作为当月公司总部主要工作活动的参考依据。

2．2 周工作日程安排

每周一前，由秘书分别收集公司领导本周的工作安排，汇总到综合秘书处，编制成《周工作日程表》，经办公室主任审核后，送各公司领导及有关部门，作为本周公司总部主要工作活动的参考依据。

3、 接待礼仪

3．1 礼仪

3．1．1 仪表、仪态：态度谦虚、恭敬；举止优雅、得体；语言文明、礼貌；服饰大方、整洁。

3．1．2 介绍：顺序是：先主人后客人、先年轻的后年长的、先职务低的后职务高的；先男士后女士；先晚到会的后先到会的。主要体现对后者的尊敬。

3．1．3 乘车：陪同领导和客人乘车时，陪同秘书应先拉开车门，让领导和客人先上（下）车。乘坐位置为：客人在小车后排右侧，主人在客人左侧，陪同人员在前排副驾驶位置。

3．2 接待

3．2．1 日常接待

3．2．1．1 电话联系：对外来联系工作的电话，秘书一方面要懂得电话交谈的基本礼貌，另一方面要保持高度的组织纪律性和责任感，根据领导的授权处理、回答来电，不能随意透露公司的有关秘密。对重要的电话内容，应作好《电话记录》，送领导处理。

3．2．1．2 公务接待：外来人员上门联系工作，秘书应暂时放下手中工作，热情接待，以示礼貌。一般性公务联系，秘书可根据领导授权直接回答、处理，或转有关职能部门处理。需要领导出面接待的，应事先预约或请示领导后才能安排会见。领导不在时，可做好记录，待领导阅批后再回答、处理。

3．2．2 重要接待：对于公司的重要客人，秘书应制订相应的接待计划，包括：接待规格、接待日程、陪同人员、汇报（会谈）内容、参观路线、生活安排、交通、保卫、经费预算等内容，并按领导要求准备接待的有关文字材料。接待后，及时整理有关的会谈材料、工作简报。

3．2．3 外事接待：

4、工作记录

秘书应当随时作好工作记录，以作为处理问题和向领导汇报的依据，同时便于日后查考。工作记录主要有：

 工作日志：每天主要工作的记录，属于内部记事册，每日一页，依次列出当天发生和处理过的主要事项。

 接待记录：对上门联系公务（来访）者反映情况所做的记录。

 大事记：用于记载公司发生的重大事件，按月编写。凡是具有查考价值的事项，都应收录。编写大事记要求内容真实、准确、完整，文字简洁凝练，语言朴实庄重。

5、印章管理

5．1 印章范围：公司印章、公司下属各单位印章、财务专用章、合同专用章、产品检验专用章、领导手迹章、领导名章。

5．2 职责

5．2．1公司办公室为公司印章管理的归口管理部门，负责印章的制作、印模存档；负责制定印章管理办法并检查；负责公司印章、领导手迹章、领导名章的管理；

5．2．2 各单位负责本单位印章的管理，财务、计划、品质等部门分别负责各专用章的管理。

5．3印章使用和管理

5．3．1 使用印章必须经与印章权力相称的领导人批准（领导有专门授权的除外），印章管理人员无权决定是否用印。

5．3．2 用印前，印章管理人员应了解用印内容和目的，确认符合手续规定后，方可盖章。

5．3．3 用章登记：内容包括：用章时间、用章单位、内容摘要、批准人、经办人、用印人、用印数等。

5．3．4 一般情况下，不准在空白文件上盖章。确因工作需要，应经过领导批准，由使用人签名领用。

5．3．5 印章应存放在安全的地方，防止被盗或遗失。一旦失窃，应立即报告公司领导和保卫部门，及时采取措施，防止造成损失。

6、介绍信管理

6．1介绍信是专门用于公司员工联系工作时，介绍身份的重要凭证，具有法律效力，应严格管理。

6．2 使用和管理

6．2．1 使用介绍信时，领用人应持本单位领导签署的审批单到公司办公室，经介绍信管理人员核实后盖骑缝章开具。

6．2．2 未经批准，不准开具空白介绍信。

6．2．3 介绍信开出后若不使用，应当交回公司办公室。

6．2．4 领用人若丢失介绍信，应立即向公司办公室报告。

7、秘书例会制度

每周二下午4:30，由办公室主任（或授权人员）组织，秘书以上人员参加秘书例会，对上周工作进行总结，部署下周工作重点。

8、记录

8．1 电话记录

8．2 工作日志

8．3 接待记录

8．4 大事记

8．5 用章登记表

绩效考核办法

1、目的和适用范围

为保证公司及办公室各项制度的贯彻，体现效率与公平原则，制定本办法。适用于公司办公室所有员工。

2、绩效指标

3．1 工作任务

3．2 工作质量

3．3 持续改善

3．4 制度贯彻

3．5 企业文化

3、考核实施

4、考核评价

5、考核记录

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/3cb3fc8ccc22bcd126ff0c59.html