人类的语言分为实用语言和文学语言两大基本类型。
实用语言只传达“实用”的内容。
文学语言经过了作家“扭曲”或“施加暴力”，讲究审美、意在言外
应用文书语言严格遵照其词典意义；严格遵循语法规则；
应用文书只适当运用比喻、对偶、排比等常规修辞格，一般不采用夸张、通感、暗示等修辞格。
应用文书的叙述则多用直叙，证明则多是直接证明，应用文书内容观点不能曲折隐晦、含糊其辞、模棱两可，
如“特此函复”这一模式化说法，如果换用别的语言表达，不可能如此简练明白。
应用文书语言有相当一部分是沿用旧语、套语，
如“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语。
公文具有模式化的体式
应用文书不追求不追求纤毫毕现的细节展示。
应用文书的表述，只求抓住关键、抓住要点，实行概括述说。
叙述多是概叙；说明多是概说；议论是“说理”而非“论理”。
一般是直接地、明白地提出观点与主张
概说性的作用：使信息更精要，对读者更尊重，更好地达到行文目的。
得体性即是恰当地使用语言。
应用文书文种丰富，各类文种的用语风格也有明显的区别：
指挥性公文的命令、决议、决定注重庄重严肃；
法规、规章和管理规章文书讲求严谨、确切、利落；
计划性文书必须实在、周密、可行；
会议报告应富于鼓动性等。
上行文的语言，应尊重而不阿谀讨好；
下行文的语言，应谦和但又不失度；
与平行机关往来函件的语言，则应以诚以礼相待，多商量，互相尊重。
惩戒坏人坏事的通报，语言应言之凿凿，义正辞严。
表彰好人好事的决定，语言则应热情、稳实。
对上级的情况报告，不必有过多的宣传议论。
对下级布置工作的通知，又不可过于原则、空洞，应实实在在，切实可行，有可操作性。
有选择地使用模糊词语、委婉用语，有时反使应用文书的语言更得体。
从总的方面看，应用文书语言大都比较庄重、通俗，是大众化的书面语言，较少用口头语言和方言。
公文语言特点可概括为8个字：
明晰、准确、 简朴、 庄重
为了体现公文语言这特有的特点，在具体用语行文时，必须符合下列要求：
文学作品，为了追求特定的表达效果，常用口语（包括方言、歇后语等），公文一般不能使用口语，只使用合乎规范的书面词语，以免口语破坏公文的语体风格。
公文应当适当使用诸如：
“业经”、“悉”、“兹”、“兹有”、“特” 、“拟” 、
“者” 、“为荷” 、“于” 、“为” 、“依” 、“逾” 、“其” 、“亦”、“以”、“尚”、“之”、“该”、“予”、“此”、“凡……者”等文字。
例如，“鉴于目前出版物在涉及数字（如时间、长度、重量、面积、容积和其他量值）时，使用汉字和阿拉伯数字没有统一的体例，情况比较混乱，根据有关方面的建议，我们会同部分新闻出版单位，经过多次讨论、修订，制定了《出版物上数字用法的规定》，现予公布，要求新闻出版有关单位试行。”
上段文字中，“鉴于”、“予”等便是文言词语。
适当使用文言文词语和文言句式，有利于增强公文的庄重性。
公文特定用语，含义确定，使用频率很高。
它在准确、严谨地表述公文内容及格式的同时，还能有效地增强简明、庄重的语体风格。
公文在某些特定的语境中，需要使用模糊词语。
模糊语言：是指外延不确定、作者有意不作详细交代或内涵无确定的弹性语言。
模糊语言能适应特定语境，是为了更周密严谨，简练得体，准确恰当地表意的需要。
例如：
“按有关文件规定”，这句话中的“有关文件”本是存在的，但或限于文章篇幅，或有意不写，因而，“有关文件”便有了模糊性。
模糊词语常被用来表示时间、方位、数量、程度、范围等。
例如：
1．表时间：
近来、最近、当今、当前、过去、往日、原先、前不久、不日、不时、将来、
届时、今年以来、今冬明春、长期、最初阶段、晚期、临时、有时、及时、一贯、
一度、一段时间、偶尔、许久、限期、如期、一朝一夕等。
2.表方位：
附近、周围、远方、前方、后方、南方、北方、上边、下边、前面、后面、外地、本地、这里、那里、所在、就地、处处等。
3．表数量：
多数、少数、一些、许多、不少、不乏、一系列、一伙、多次、屡次、一再、再三、三令五申、三番五次、个别、绝大多数等。
4．表程度：
稍、较、很、最、极、重大、巨大、特大、莫大、一定、显著、稍微、普遍、差不多、基本上、大抵、大体上、充分、足够、较为、极端、丝毫、十分等。
5．表范围：
广大、广泛、所有、有的、有些、有关、左右、以上、以下、以内、以外等。
模糊语言要用得恰当得体，该用才用，如果随意滥用，将有损公文的明晰性和严肃性。
三、公文常用特定用语简表
1、开端用语：主要用于文章开头，表示发语、引据。
“为、为了、为着、查、接、顷接、根据、 据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关 于、兹、兹定于、今、随着、由于。”
2、称谓用语：用于表示人称或对单位的称谓：第一人称：”我、我单位、本人、本公司、 我们、敝单位。”
第二人称：”你、你局、贵公司、贵方。”
第三人称：”他、该公司、该项目”
3、递送用语：用于表示文、物递
送方向：上行：报、呈。
平行：送。
下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。
4、引叙用语：用于复文引据；”悉、接、顷接、据、收悉。”
5、拟办用语：用于审批、拟办；“拟办、责成、交办、试办、办理、执行”
6、经办用语：用于表明进程；“经、业经、已经、兹经”。
7、过渡用语：用于承上启下；“鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下”。
8、期请用语：用于表示期望请求；
“上行：请、恳请、拟请、特请、报请。
平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。
下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。”
9、结尾用语：用于结尾表示收束；
上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。
平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。
下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；
此复；为……而努力；……现予公布。
10、谦敬用语：用于表示谦敬：承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。
11、批转用语：用于上级对下级来文的批转处理；批转、转发
12、征询用语：用于征请、询问对有关事项的意见、态度；当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。
按公文用语要求，改写下列句子中带下划线的词语。
1．如果贵公司同意。
2．切望出力相助。
3．出于以上原因。
4．此事确定由子公司办理。
5．《××条例》已由国务院第四次会议通过，现公布实行。
6．得到贵局大力支援，特表谢意。
7．你厅×公政（20××）161号请示已收到。
8．现在报告如下。
9．特此拟函作复。
10．请你局将严某20××年拘留情况用函告诉我处。
11．由于该案追究时效已过，故不予上报。
12．我们打算今年5月份开课。
13．该人切实为精神病患者。
14．你局是否收到，请速调查后答复。
15．现在就关于财经工作改革等问题，提出以下几点意见。
16．此次火灾，确实是坏人纵火造成。
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