协同办公系统制度

协同办公制度

文件编号：AM-02-10 版本号：1 生效日期：2013-01-01 共4页

一、目的

公司协同办公系统是公司协同办公、信息发布等办公事务的电子化平台，也是员工制定个人计划、交流信息、共享资源的电子化手段。为了有效地发挥协同办公系统的作用，明确部门职责，规范员工行为，加强系统管理，特制定本使用管理办法。

二、总则

（一）协同办公系统的目标是要在公司范围内建立一套完整的工作监控管理机制，解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。

（二）本办法由人资源部拟定并负责监督执行。

（三）本办法适用于所有使用本系统的部门和员工。

（四）使用协同办公系统处理各项办公事务的过程和所产生的结果，与原工作流程所产生的结果具有同样的效力。

（五）公司协同办公系统承载但不限于如下办公事项：

1、公司所有公告、通知的发布；

2、人事、行政事务签报审批；

3、公司规章制度、业务规则等电子文档的管理和共享；

4、公司员工日常办公中的信息传递和共享；

5、公司各部门、各销售区域及员工制定的个人工作计划，报请上级领导批复或知会；

6、公司文化的平台，听取意见、建议的渠道，讨论热点议题的论坛；

7、因公司业务需要设置的办公业务模块。

（六）作为公司的员工，在工作时间内，不论身在何地，均有责任和义务，自觉地、有意识地登录、使用协同办公系统来处理日常办公事务。

对于可在协同办公系统中处理的办公事务，工作的发起者如果仍沿用原纸质处理方式及流程，则其上级领导可视情况不予受理。

三、员工使用规范

1、公司员工可通过互联通网直接访问系统，

系统网址为：http://60.208.389.26:4581/yyoa/；

2、公司员工均有一个独立的账号和密码，这是登录协同办公系统的唯一凭证，也是登录后证明员工身份、确定操作权限的唯一依据。对于账号和密码，需要遵循如下使用原则：

（1）严格保密，不对任何人泄漏自己的密码；更不得窃取或盗用他人用户名和密码；

（2）至少每两个月更改一次密码；

（3）关闭电脑操作系统中的自动保存密码的功能

（4）为自己的电脑终端设置“屏幕保护”功能，并设定为无操作三分钟启动屏保以及密码保护。

（5）各用户必须安装正版杀毒软件，并保证及时升级，定期全面进行杀毒；

3、每位员工均要对系统中记录的所有以其名义处理的事务和结果承担责任。

4、使用协同办公系统的每位员工，如有办公专用电脑均应在工作时间内使系统处于登陆状态，以便及时处理各种工作，没有专用电脑的，应每天至少登陆一次，系统管理员每天进行检核。

5、登录协同办公系统后，应尽快处理自己的待办事项。及时掌握OA系统中各类最新的

信息，积极参与调查等活动；对于不能马上处理完毕的事项，应选择“暂存待办”功能，以给流程中的各节点一个明确的状态信息，而不应放在“待办事项”区置之不理。

6、使用协同办公系统，应按照工作内容的不同，在系统中“我的文档”区建立对应的文件夹，并对处理完毕的流程、信息、文件进行定期的清理、归档工作，以使工作条理清晰，方便日后的查询和统计。

7、 协同办公系统专为公司办公使用，所有的数据均存放在服务器端。为了不影响系统

的效率和安全，请不要将个人的私人信息存放在系统中，特别是不要存放音频、视频、照片等大量消耗系统资源的信息。人力资源部将定期对每个账号的存储空间占用情况进行检查和评估。对于明显异常的账号，将向所在部门发出通知，并由本人登录系统做内容检查。

8、 未经允许不得擅自纂改他人计算机内的系统信息资源，不要蓄意破坏和损伤他人的

计算机系统设备及资源；

9、各用户不得在网上浏览或传播不健康的内容和信息，不制作和有意传播计算机病毒，

坚决抵制计算机犯罪活动；

10、各用户要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。不得在讨论区内发布与工作无关的垃圾信息；

11、关于文件归档:

1）对由本人发起的请示、表格及其它文件，本人必须归档到单位文档的相应文件夹内；

2）按业务流程规定，流程最后环节的归档人员须对已审批过的文件进行归档；

3）归档周期：视业务量，原则上每周必须归档一次，以免文档混乱或丢失。

12、以上规定，由系统管理员负责具体监督，如有违反上报公司领导按公司行政奖惩条例执行，并视具体损失情况由责任人承担相应损失责任。

四、部门职责分工

公司协同办公系统的建设、使用、维护工作需要各部门的共同努力来完成。各部门对系统中记录的所有以其名义处理的事务和产生的结果承担责任。

（一）人力资源部职责

1、负责协同办公系统的规划、建设工作；

2、负责协同办公系统软、硬件的日常技术维护工作，包括数据备份、系统升级等；

3、负责协同办公系统的安全管理；

4、负责制定考核员工掌握协同办公系统操作技能的标准并公布；

5、负责实施对各级使用人员的培训、考核工作；

6、负责公司各项规章制度在协同办公系统中的落实和体现；

7、负责确定所有跨部门的流程实现；

8、负责系统各使用单位内部规定流程和表单的搭建工作；

9、负责公司范围内各项公告、通知的发布；

10、负责系统讨论区的管理工作，负责开辟新的子论坛并指定子论坛的负责人。每日浏览和审查所有的发言，进行正确的引导，删除不合适的内容；

11、负责审核各协同办公系统使用单位提供的系统角色设置信息，包括文档管理员等，并在系统中予以实现。

12、负责确定、并更改公司组织机构和人员变动信息以及各级人员的权限设置；

13、负责公司第一级文档结构的设计和维护工作，并负责为协同办公系统各使用部门设置二级文档目录并分配相应的权限；

14、负责解答各部门对协同办公系统提出的各项疑问，收集意见和建议以利改进；

（二）其它部门职责

1、各部门经理做为OA项目成员，对整个OA实施过程全程监管并负有解释权；

2、确定具有较好计算机基础知识和使用技能的人员担任本部门辅导员之职，负责本单位范围内的系统使用指导，并将人员情况报备人力资源部备案；

3、 各部门应对所使用的计算机进行定期检查，计算机除安装必要的办公软件、杀毒软

件及相关应用软件外，不得任意安装游戏等无关软件；

4、负责配合系统管理人员组织协同办公系统的培训和考核工作；

5、对储存重要信息和数据的计算机，各部门应规定数据备份的时间、备份方法并明确

责任人，以防止信息和数据丢失；

6、负责确定本部门内部的固定流程，并提交人力部在系统内予以实现，如果有涉及跨部门的流程，则首先提交人力部部予以协调和确认，然后予以实现；

7、负责指定专人担任部门文档管理员，承担本单位文档的管理工作；

8、负责本部门范围内公告、通知、新闻、调查、论坛的发布；

9、人员调动、部门更名或取消等变动信息应以书面形式或通过OA系统上报给系统管理员，以便及时对变更信息进行修改；

五、系统角色设置和职责

（一）系统管理员

1、根据公司安排，负责搭建、更改组织机构信息和人员信息；

2、负责公司要求，落实公司制度，搭建、修改表单并绑定至流程；

3、负责公司员工权限设置；

4、负责日常的管理、维护、数据备份、数据恢复工作；

5、负责系统的升级；

6、负责系统培训工作；

（二）系统文档管理员

1、负责公司一级文档目录的规划、建立、维护工作；

2、负责一级文档目录中各项内容的收集、整理工作；

3、负责督促公司各职能部门及时更新一级文档目录中内容；

4、负责为各部门、各控股公司的部门文档管理员授权，并指导其工作；

（三）部门管理员

1、负责本部门文档目录的规划、建立和维护工作；

2、负责指导本部门员工使用协同办公系统；

3、负责申报、审查、引导本部门发布内容；

4、负责配合系统管理员进行制度调研、培训等工作；

5、各部门的关键用户或文档管理员，要定期对本单位文档进行归档、清理、备份，不

得将大量与工作无关的文件长期存放于系统中。

六、文档备份及灾难恢复计划

1、文件归档必须备份在非系统盘里，制度要求优先归在D盘里；

2、公文如以附件形式下发的，文件必须为不可更改格式；如在公共信息处发布，必须设置无法打印形式，以保证公司公文的严肃性；

七、本管理办法自2013年1月份正式执行。

X X 公司

人力资源部

年 月 日

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/5445f3aa0029bd64783e2c9a.html