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发布时间：2020-01-20 09:17:52 来源：文档文库

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第一节　起草一份公文
§2-1-1简单公文编辑
§2-1-2红头文件套打
§2-1-3传真电报编辑
§2-1-4领导修订文稿
§2-1-5版记下划线

第二节　办一张报纸
§2-2-1图文排版
§2-2-2文本框的链接
§2-2-3纵向文本
§2-2-4组合及转成PDF文档

第三节　出一张试卷
§2-3-1试卷头和密封线
§2-3-2页号的处理
§2-3-1页面设置及分栏（补充）
§2-3-4语文试卷技巧（拼音、繁简转换、稿纸方式）
§2-3-5数学试卷技巧（插入公式）
§2-3-6试卷答案的隐藏与显示
§2-3-7电子试卷的制作

第四节　填一张贺卡（邮件合并）

第五节　编辑一本杂志
§2-5-1　个性化的页眉和页脚
§2-5-2　详解分隔符
§2-5-3　样式和格式
§2-5-4　生成目录

第六节　其他办公技巧
§2-6-1　印章的制作
§2-6-2　席位牌的制作
§2-6-3　信笺纸的制作
§2-6-4　插入水印和改变背景色
§2-6-5　插入背景音乐

第二章　WPS文字2007中级技巧

　　第一章里，我们学习了WPS文字的一些基本用法。从本章开始，我们结合实例，讲解一些在日常工作中常用的中级技巧，其实，所谓初级、中级，是没有一个明确的界线的，即使你只掌握了“初级”技巧，日常工作也基本上没有什么问题了，而我所说的“中级”技巧，主要指办公室工作中的一些应用技巧，也许会让你工作越来效率更高一些，工作成果更规范一些罢了。下面就让我们从起草一份公文说起吧。

第一节　起草一份公文

　　所谓公文，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

　　公文又分简单公文、红头文件、传真电报、公函等很多各类。这里我们逐一介绍一下常用公文的格式及编辑技巧。
§2-1-1简单公文编辑

　　所谓“简单公文”，是我自己胡乱起的一个说法，就是指除红头文件、传真电报等正式的、需要上传下达的文件之外的一般性文字材料吧，比如经验材料、讲话稿之类的。虽然说是“简单公文”，但也还是有一定的规矩的，比如文档的主标题用二号小标宋体，正文用三号仿宋体，而一级标题用三号黑体等等（具体标准大家可以到网上查一下，这里不多费笔墨了）。

　　一、字体的安装

　　很多网友在论坛中提到，WPS Office 的字体没有微软Office的多。这话只说对了一半，确实，安装微软Office后，会自动向系统中安装隶书、幼圆、华文新魏等字体，而如果没有安装微软Office，只安装WPS Office的话，则不会有这些字体。但是，字体其实是与Office软件相互独立的，并不依赖Office。也就是说，即使不安装微软Office，我也同样可以安装很多字体。这里以系统并不自带，但在公文中却经常用到的“小标宋简体”为例，讲一下如何安装新字体。

　　安装字体，首先要有字体文件，我们可以通过百度搜索从网上下载到“方正小标宋简体.rar”或类似的文件，将下载到的文件用WINRAR解压缩，即可得到字体文件（FZXBSJW.TTF），将其放到一个方便记忆的文件夹（如“C:\fonts”），从开始菜单打开“控制面板→字体”，从“字体”文件夹的“文件”菜单中选择“安装新字体”，并从对话框中选择字体文件所在目录，系统会自动识别出字体文件和字体名称，显示在“字体列表”中，选择要安装的字体或直接点“全选”选中所有字体，再点“确定”即可将选中的字体安装到系统之中（图2-01）。其实，除了这种“正规”的方法，我们也可以直接将字体文件复制到系统的字体文件夹，它一般在系统目录下的“fonts”子目录下（默认为“c:\windows\fonts”），我之所以不推荐这种办法，是因为它并非总是有效，并且，在复制之前，你不一定能从字体文件的文件名中明确地知道它是个什么字体，因此，还是老老实实地用控制面板安装吧――其实还更简单些。

图2-01

　　二、设置默认模板

　　与MS WORD一样，WPS 文字的默认模板也是A4纸、空白页面，五号宋体字，且没有插入页码，与我们日常需要的有相当的差距。显然，如果每次拟制文档前都重新设置一下文档的纸型、字体、字号和插入页码，将是一件非常烦琐和没有效率的工作。如果一打开WPS文字，生成的新文档就已经将上述内容设置成我们需要的形式，那该有多好啊。其实，这一点儿也不难，我为大家介绍3种办法供选择：

　　第一种方法：默认页面设置法

　　新建一个空白文档，双击横向标尺的空白处，调出“页面设置”面板，对页边距、纸张、版式、文档网格等项目分别进行设置，设置完成后点一下“页面设置”面板左下方的“默认”按钮（如图2-02），系统会提示“是否更改页面默认值？”（图2-03）点“确实”即可，下次启动WPS文字程序时，页面设置已经如你所愿了。

图2-02

图2-03

　　第二种方法：修改默认模板法

　　用第一种方法只能修改页面设置，如果想同时修改一下默认文档的字体、字号或者其他更多的信息，就无能为力了。让我们看看第二种方法――修改默认模板法。

　　其实，每次启动WPS文字时，都会调会默认模板“normal.wpt”，这个模板位于“C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Kingsoft\Office6\templates”目录下，用WPS文档的“打开”功能，直接找到并修改这个文档，你把它修改成什么样子，下载启动WPS文档时，新建文档就是什么样子。不过，有一点必须注意：这个文档不能用双击的方法打开，双击它的话，会以它为模板，生成一个新的文档。除了用WPS文字的“打开”功能外，你也可以在资源管理器用右击该模板，并在右键菜单中选择“打开”，同样可以对其进行编辑。

　　第三种方法：修改右键新建样式

　　用上面提供的两种方法，可以把WPS启动时生成的新文档自定义为任何样子。但也许你更习惯在桌面空白处右击鼠标，并选择“新建→WPS文字文档”这样的方法来新建WPS文档。无论你先前如何设置，你会发现它们对这样新建的文档完全没有效果，你新建出来的仍然是老旧的A4纸、五号宋体字。这时，你不必遗憾，请将先前制作好的normal.wpt文档复制一份，然后进入WPS OFFICE 2007安装目录下的“2052”目录（个人版默认为：C:\Program Files\Kingsoft\WPS Office Personal\office6\2052）,看到一个名为“newfile.wps”的文件了吗？删除它，再按一下CTRL+V,将刚刚复制好的normal.wpt粘贴进来，并将其改名为“newfile.wps”（注意，连扩展名也要改！）。再到桌面用鼠标右键菜单新建一个WPS文件，打开看看，是不是也变成了你所设置好的默认模板了？

　　其实，在这个目录下，你还会发现newfile.et、newfile.dps，它们分别是WPS表格和WPS演示的右键新建文档的模板文件。怎么样？是不是有些跃跃欲试了？那就赶紧下手吧。

　　三、公文模板的制作

　　用上述办法，可以定制默认模板，那么，就让我们来做一个标准公文的模板吧。

　　首先是进行页面设置。从“文件”菜单中选择“页面设置”，或直接用鼠标双击横标尺前面的空白出，调出“页面设置”对话框，按照公文的标准要求进行设置。目前的公文推荐使用A4纸，但也有很多机关喜欢用16开，诸如此类的设置我们在初级教程中已经掌握了，需要说一下的是，标准公文对每一页的行数、每一行的字数都是有严格规定的，我们可以在“文档网格”中加以设置。如科2-04所示，如果是16开纸型，选中“指定行和字符网格”，然后再设置为每行25字符，每页20行，就比较符合规范了。

图2-04

　　页面设置完成后应该插入页号了。为体现节约办公，目前大多数单位都要求文档双面打印，并且规范页号在页脚的外侧，也即逢奇数页在右侧，逢偶偶数页在左侧。这一点也很容易实现，从“插入”菜单中选择“页码”，并在“对齐方式”选项中选择“外侧”即可（如图2-05）。

图2-05

　　WPS文字内置了很多页码格式，但很遗憾，都不符合新的公文标准。公文标准中要求页码用四号宋体字，并且左右各有伴个破折号。虽然WPS文字内置了形如“-1-”的页码样式，但页码左右的短线太短了，并不符合要求。因此在图2-05中，我们选择了纯粹的阿拉伯数字，为的是方便修改。再起点击菜单中的“视图→页眉和页脚”激活页眉和页脚（也可以直接用鼠标双击页号），把光标定位在页号所在位置，在页号左右各手中输入半个破折号（点一个汉字位置），然后将其设置为四号宋体字。

　　纸型和页码设置好以后，我们该设置文字部分了。首先是文章的总标题，由于我们是在制作模板，索性就在文档的第一行输入“总标题”三个字吧，把它设置为二号小标宋体，并且居中。注意，有些人喜欢将标题加粗，以示强调，其实这并不符合公文标准的要求，总标题设置为二号小标宋体已经足够醒目了，不必再加粗。总标题下面空一行，然后输入受文单位，这里我们就输入“受文单位”四个字吧，将其设置为三号楷体，并且顶格写，后面再加一个冒号（：），回车。接下来就是正文了，我们就输入“文章正文”四个字吧，设置成三号仿宋，并在“段落”属性中设置成首行缩进2字符。注意在“段落”属性中还要将“段间距”设置为1倍行距，并勾选“如果定义了网格，与则网格对齐”（图2-06）。

图2-06

　　正文结束后，就应该是落款了。落款用与正文一样的三号仿宋字，但不同的是，落款位置是在页面的中间偏右的位置，且落款与落款时间上下要对齐。大家是否记得我们在初级教程中谈到过“首行缩进”前提下的“居中对齐”？对了，这里刚好用到它。在需要落款的位置，用鼠标拖动横标题上的首行缩进标志到适应的位置，输入“落款单位”，再按两次回车（即输入一个空行），插入落款时间（如果要插入当前时间，可以按快捷键“Alt+I”，再按一下“T”,然后选择合适的格式），注意落款时间要用小写中文数字（即“二○○八年三月二日”这样的格式），再次提请注意不要把“○”写成大写字母“O”或者阿拉伯数字“0”。然后选中“落款单位”和“落款时间”按一下常用工具栏上的“居中对齐”按钮就OK了（图2-07）。快用前面的方法把它设置成WPS文字的默认模板吧，以后再起草公文时，只需修改相应的部分就可以了。

§2-1-2红头文件套打

　　上一小节我们讲了一般公文如果编辑，这一节我们讲一讲怎样设计红头文件。
　　目前有很多单位使用已经带有固定文字的文件纸张，然后在这种文件的相应的位置打印计算机所编辑好的文字，这就是平常所说的套打。如下图2-08、图２-09、图2-10。

图2-08

图2-09

图2-10

　　文字和格式先做出来，用户在打开套打模板的时候知道该在什么地方输入相应的内容，这样就需要用到文字隐藏、显示隐藏文字和套打隐藏文字这三个功能。最终效果就会像图1所示一样，用户知道该在什么地方输入相应的内容。
　　文字隐藏
　　下面我们来看看具体的操作：
　　首先按照前面章节所说把公文格式做好。
　　然后把红头部分“×××省环境保护局文件”全部选中，在选中部分单击鼠标右键，选择【字体】，选中【效果】中的【隐藏文字】的复选框，点击【确定】；如图2-11：

图2-11

　　显示隐藏文字
　　这时候会发现设置隐藏文字的内容看不见了，不用着急，我们单击【工具】菜单中的【选项】，选择【视图】选项卡中【隐藏文字】复选框，如图2-12。先不要点击【确定】，后面还有操作；

图2-12

　　套打隐藏文字
　　用户在设置文字隐藏后，这个隐藏文字的位置就会被没有隐藏的文字所替代，这样就会出现输入的内容可能覆盖到已有的文字上，为了避免这种情况的发生，我们需要再设置一步。仍然是【选项】对话框，选择【打印】选项卡，在【隐藏文字（I）】下拉菜单中选择【套打隐藏文字】即可，如图2-13。这时候点击【确定】；

图2-13

　　这样一个套打的文件模板就设置好了，如果是经常使用的文件，可以把这个文件保存为模板格式（*.wpt），以后每次使用只需要调用模板就可以了。

　　扫描红头文件法

　　其实，更多的时候，我们不一定还保存着红头文件的原始文档，我们手头有的，只是一张打印好的纸质的文件头。这样的话，前面的用隐藏文字来套打的方法就英雄无用武之地了。遇到这种情况，我们应该怎么办呢？如果你的办公室有扫描仪，那么恭喜你！
　　首先，用扫描仪将头红文件扫描成图片，用WPS文字新建一空白文档，将纸型设置成与文件头相一致。从【视图→页眉和页脚】中进入页眉编辑状态，通过【插入→图片→来自文件】，把扫描好的图片插入到空白文档中来，然后将其调整其大小和位置，使其与整个页面重合，退出页眉和页脚模板。此时，红头文件各个部分都已经在页面中标识清楚了，在需要的地方插入文本框，并将文本框的边框颜色设置为“无线条颜色”，将【内部边距】全部设置为“0”（图2-14、2-15）。

图2-14

图2-15

　　在文本框中输入需要的内容即可，密级、等级、发文字号都可以用这种办法准确定位。至于正文部分，则不必使用文本框，直接在适应的位置开始输入文字即可。注意：在正式打印之前，要记得进入页眉和页脚状态，删除其中的图片啊――有点卸磨杀驴啊。
　　如果你没有扫描仪，也没有什么大不了的，可以采取估计的办法，在大概的位置上插入文本框，然后打印输出，与文件头相对照，根据位置的偏差情况再调整各个文本框的位置即可。
　　小技巧：如果需要对文本框的位置进行微调，只需用鼠标点击文本框的边框，使其处于激活状态（如图2-16），然后就可以用键盘上的方向键进行微调了。

图2-16

§2-1-3传真电报编辑

　　在日常办公中，传真电报也是最为常见的一种行文方式了。传真电报有自己独特的格式。如图2-17所示，就是一个比较典型的传真电报模板。

图2-17

　　我们来分析一下这个传真电报，报头文字没有难度，中间的报头部分也可以用表格轻松解决，正文部分更是不在话下。难点在于首页的页脚要显示承办单位、联系人、电话以及电报的总页数等信息，而从第2页开始则不显示这些信息，页脚中仅有一个页号就好了。其实，这也不难。跟我来：
　　从【插入】菜单选择【页码】，在页脚中插入页码，（注意：如果想在第2页（即除报头外的第1页）显得“－1－”，将“起始页号”设置为“0”即可。）。然后双击横标尺，打开“页面设置”对话框，在“版式”选项卡中勾选【首页不同】项（图2-18）。可以发现，首页的页脚处已经不再显示页号。

图2-18

　　
　　接下来，点击【视图―页眉页脚】在第一页的页脚处插入一个1行1列的表格，并在其中输入“承办单位”一行的所有内容，再表格的下边线和左右两边的边线设置为“无”，只留下上边线。至于“共×页”，则可以先输入“共页”，然后将光标定位于“共”和“页”之间，在“页眉和页脚”工具栏上点一下“插入页数”按钮即可。
　　现在，第一页已经完全呈现在我们眼前，在第一页的正文区输入文字试试，当正文文字超出第一页的范围后，会自己转入下一页，由于在版式中设置了页眉页脚“首页不同”，因此，首页的页脚显示的是“承办单位”一行，而从每2页起，页脚中显示的就是页号了！

§2-1-4领导修订文稿

　　现在的办公族真是有福了。写了稿子，送领导批阅后，可以直接在电脑上修改输出就好了。想当初，我刚刚到机关工作时，都是用钢笔誊写到稿纸上的，一篇几千字的稿件，即使领导只修改一两个字，也必须重新抄写一遍！
　　更有许多领导自己也会用电脑，修改下属的稿子时，直接拿电子文档来，自己就在电脑上修改了，秘书真是连打字都不用了。只是这样一来，也少了许多学习的机会，领导到底改了哪些地方，也很难查找了。不过，如果让领导开启“修订”模式，他在文稿上的每一处增删，都会清楚地标识出来（如图2-19）。

图2-19

　　要实现这样的效果，其实是非常简单的，只需要在【工具】菜单中选中【修订】即可。此时，“修订”菜单图标呈选中状态（如图2-20），此时对文档做的任何修改都不会立即生效，而是会像图2-19所示那样，将添加的内容和删除的内容用不同的颜色标记出来。不过，可能你的电脑上显示的与图2-19所示会有一些细微的差别，比如新添加的内容并不是绿色的，而是红色的，比如在“删除内容”标识后面并没有修订者的标识，甚至修改后与没有启动“修订”状态没有什么区别，这是为什么呢？

图2-20

　　其实修订后的文稿如何显示，都是可以自行定制的。从【工具】菜单调出【选项】，在弹出的面板中切换到【修订】选项卡，你会发现这里可以设置的项目非常多样化，包括“插入内容”、“删除内容”格式和颜色，修订行的边框和颜色，批注、编号的颜色以及是否使用批注框、是否显示与文字的连线、是否显示作者缩写等等（如图2-21）。由于这些内容非常直观易懂，我就不多铝耍蠹易约好饕幌戮涂梢哉莆樟恕

图2-21

　　此外，当文档进入“修订”状态后，WPS文字会自动调出“审阅”工具栏（图2-22），如果没有自动调出，或者不小心关闭了，可以在工具栏空白处右击鼠标，选中“审阅”将其调出。在“审阅”工具栏上，从左到右功能键依次是显示状态按钮（前两个），定位按钮（第3、4个），“接受修订”按钮（第5个，包括“接受（当前）修订”和“接受所有修订”），拒绝修订按钮（第6个，包括“拒绝（当前）修订”和“拒绝所有修订”），插入批注（第7个），突出显示（第8个，可设置修订内容底纹颜色）和修订状态形状（用于切换修订状态和普通状态）。

图2-22

　　所有设置都比较直观，这里，只强调几点应该注意的地方。
　　第一，关于“审阅人”的含义。在左数第2个按钮“显示”下接菜单中的“审阅人”，这个“审阅人”并非当前操作系统（如Windows Xp）的登录帐号，而是WPS Office 2007的用户名。在我们安装WPS Office 2007个人版完成后第一次运行时，会提示输入用户信息，就是它了。如果在图2-21中勾选了“显示作者缩写”的话，在“删除的内容”后面就会有一个方括号，其中显示修订者帐号的缩写。但也许你会发现在你的文档中，方括号中只有一个字母（比如不是“bntrees”，而是“b”），或者显示的帐号名并不符合你的心意，没关系，我们就把它改成你所想要的吧。在图2-21的“选项”设置面板中切换到“用户信息”，在这里设置一下，就OK了（图2-23）。

图2-23

　　第二，关于批注按钮。批注按钮在修订状态和非修订状态都可以使用，但如果是在修订状态使用，并且批注点与修订内容一致，则在完成修订（即选择了“接受”或“拒绝”）后，会自动消失，可以理解为“为修订所作的说明”，而在非修订状态下使用时，或者虽然在修订状态下，但批注在非修订内容处，则因为它本身与修订内容无关，即使执行了“全部接受”或“全部拒绝”也不会消失。但可以通过将显示模式设置为“最终状态”使其隐藏，而又可以设置为“显示标记的最终状态”使其显示出来，可以理解为“为文档内容所做的注释”。
　　第三，关于“突出显示”，该功能其实与修订功能关系不大，无论在修订状态还是普通状态，都可以用它为文档中的任何文字（不一定是插入或删除的部分哦）加上底纹来“突出显示”。不过奇怪的是，虽然效果几乎一样，但这个功能与通过【格式】菜单下的【边框和底纹】设置的底纹并非一回事。
　　好了，关于修订的那些事儿，我们就讲到这里吧。最后讲一个小技巧，如果你既想了解领导是如何“修改”你的材料的，而又不想让领导知道自己在使用“修订”功能，可以在领导修改你的文稿之前，开启修订状态，并将显示模式设置为“最终状态”（注意是在最左的下拉列表中选择，不要错选了“显示标记的最终状态”），并关闭“审阅”工具条。这样，系统会默默在后台记录修订的所有细节，但显示的，却与正常的修改没有任何区别。至于怎样才能在领导修改之前完成这些工作，就“八仙过海，各显神通”了。

§2-1-5版记与下划线

　　正式公文的最后都有一栏叫“版记”的内容。根据不同的领域，公文的“版记”部分也大不相同，但有一点是一致的，就是版记下要有一条横贯页面的直线（图2-24）

图2-24

　　这里的关键问题是每行文字下面的横线如何来画。方法是很多的，下面一一道来。
　　（一）下划线法
　　即用“格式”工具条上的“下划线”按钮添加，是最简便易行的办法，不过效果不太好。其一是对于没有文字的地方，不会出现横线，要让横线贯穿页面就必须用空格把整行补满；其二是下线划与文字的距离太近，几乎是贴着文字，看上去不够美观。
　　（二）“画”横线法
　　即在“绘图”工具栏上选择“直线”工具，按下SHIFT键，用鼠标在页面上“划”出一条直线。优点是操作比较简单，且不必添加多余的空格。但也有不足之处：在多行文字下“划”线时，多条横线可能会长短不一，当然，这个问题可以用复制粘贴的办法较好的解决；另一个问题是多条横线之间的间距不太好把握，把相邻横线的间距调整得完全一致要花费一些时间和精力。
　　（三）表格法
　　即选中需要划线的文字，从菜单中执行“表格→转换→文本转换为表格”，将其转换成一个N行1列的表格，然后再去掉最上边和两个侧边的边线（设置为“无边框”）即可。显示效果相当不错，操作也不算复杂。唯一的不足是，在转换成表格后，可能表格宽度会稍稍超出版心范围，需要手工调整一下。
　　（四）文字边框法
　　即选中该部分文字，从菜单中执行“格式→边框和底纹”，在“边框”选项卡中选择“自定义”，设置好横线的宽度（即粗细），按下中间和底部横线的按钮（如图2-25），确定即可。

图2-25

　　在所有方法中，大家可以根据自己的习惯来选择其中一种，我个人倾向于文字边框法，其显示效果最好，操作也并不是很复杂。

第二节　办一张报纸

　　与公文相比，报纸的排版非常个性化，可谓丰富多彩。不仅有标题、正文，更要图文并茂，有许多的图片穿插在文字中，即使是文字，也不像公文中的那么“正规”，可以横排、纵排，而标题更是花样繁多……文字的表达能力是有限的，还是让我们看一张真正的报纸是什么样的吧（图2-26）。

图2-26

§2-2-1图文排版

　　首先，我们要讲的是报头，图中“中国青年报”几个大字是伟人毛泽东的手书，是用任何输入法、任何字体都无法重现的，因此，只能采取插入图片的办法和实现。同时，报纸中的插图都都是必须用插图来实现的。在WPS文字中，插入图片的默认绕排方式是“嵌入型”，即把图片“嵌入”到文字中，以便当文字改变时随文字移动，不过这样一来，想任意改变图片在文档中的位置就比较困难了。在报纸的排版中，由于对绝对位置的要求比较严格，因此，需要把图片的绕排方式改为“四周型”或“浮于文字上”，这样，我们可以随时把图片放在页面的任何位置。除了报头，报纸中的新闻图片也是通过插入图片的办法插到片面的任意位置的。至于版面中直线、方框等简单图形，则可以用“绘图”工具栏中的图形工具轻松完成。但如果要插入比较复杂的图形或者线条，“绘图”工具无法完成时，也可以在PHOTOSHOP等图像处理软件中做好后直接以图形方式插入版面。

§2-2-2文本框的链接

　　说完了报头，就该说说文章了。为了版面的灵活和排版的准确，文章一般采用文本框来实现。目前，WPS文字还不支持在文本框中分栏，因此，对于分成多栏的文章，我们还要另想办法。我的解决办法是使用多个文本框来完成一篇文章的输入。这样就有一个难题：多个文本框之间的文字彼此并不关联，如果前面文本框中的文字做了调整，后面的也要随之调整，这样，在校改文章时就会变成非常繁琐。这里，我们要用到一个非常好用的功能――链接文本框。当我们选中某一文本框时，WPS文字会自动弹出一个“文本框”工具条（见图2-27），这个工具条不能从“视图”中调出，而只能在我们选择文本框时自动出现，当没有文本框出现时，它会自动消失。

图2-27

　　我们看文本框工具条的功能非常简单，只有5个按钮，从左至右依次是“创建一个文本框链接”、“断开向前链接”、“前一文本框”、“后一文本框”和“更改文字方向”。除了“更改文字方向”外，其它4个按钮全部与链接文本框功能有关。
　　好了，闲话少叙，现在就让我们来这个功能来实现分栏效果吧。以头版头条消息《认真履行职责　不负人民重托》为例，消息的标题用一个普通的文本框来实现，设置好字体字号，不必多说。关键是消息正文的处理。
　　第一步，插入一个文本框，调整后大小，约占该消息正文版面的1/4宽，并设置好其他属性，这里的关键是文本框的“线条颜色”设置为“无线条颜色”，“内部间距”设置为“0”，这个在初级教程中讲过，也就不多说了。
　　第二步，把第一步做好的文本框复制粘贴3份，使4个文本框一字排开，为了整齐起见，可以同时选中这4个文本框，在“绘图”工具栏中依次点选“绘图→对齐或分布→底端对齐”，然后再执行一次“绘图→对齐或分布→横向分布”（如图2-28），这样设置后，4个文本框就整整齐齐排好了。

图2-28

　　第三步，选中第1个文本框，然后在“文本框”工具条上点一下“创建一个文本框链接”，此时你会发现鼠标变成了一个口缸的形状，把鼠标移到第2个文本框上，该口缸变成倾斜的，像是正在往第2个文本框中倒什么东西，此时在第2个文本框上点一下鼠标左键，即完成了第1、2个文本框的链接，再用同样的办法将后面的文本框链接到前一个文本框。
　　第四步，在第1个文本框中输入文字，当第2个文本框满了的时候，后面的文字会自动进入第2个文本框，以此类推，直到第4个文本框。

§2-2-3纵向文本

　　除了横排的文字，有些时候，为了活跃版面，我们在报纸上还会用到纵向排版的文本。在“绘图”工具条上，有两个“插入文本框”的按钮，前一个是“文本框”，后一个是“竖排文本框”，也就是横向和纵向的了。其实，即使开始插入的是横向文本框，要改成纵向的也很容易的事。还记得前一小节讲到的“文本框”工具条吗？最后一个按钮就是“更改文字方向”，如果原来的文本框中的文字是横向的，按一下就会变成纵向的，反之，如果原来是纵向的，按一下就会变成横向的。
　　讲到纵向文本框，有两点不能忽视：
　　其一，是文字的方向，按照古代中文的行文习惯，应该是由右向左排的，但一些人不懂得这个规则，喜欢由左向右排，这是错误的。当我们将文字设置为“纵向”时，默认也是由右向左排，如果不是，请在【格式】→【文字方向】对话框中把它改过来（如图2-29）。

图2-29

　　其二，是标点符号。横向文字和纵向文字的标点符号大部分是相同的，但是也有一些差异，比如小括号、书名号、省略号等，应该从原来“竖”的状态改为“横”的状态，再比较双引号，在纵向文本中应该用“『』”如图2-30所示。在一般情况下，在我们将文字方向设置为纵向的同时，这些标点符号已经自动转换过来了，不用我们去过问，但在应用某些不太成熟的字体时，有可能会出现标点称号没有转换的情况，特别是双引号，仍然显示为“”的状态，这时，我们就要考虑是否需要重新换一个成熟些的字体了。

图2-30

§2-2-4组合及转成PDF文档

　　你看，办一张报纸其实也并不像想像的那么复杂吧？接着把整张报纸做完吧，在所有工作完成后，为了使报纸版面中各元素不会乱跑，可以用“绘图”工具条上的“选择对象”工具，框选所有的元素（包括图片、文本框、图形等），然后在任一元素上右击鼠标，执行“组合→组合”，使整个版面“合为一体”，我们这一版报纸就算做好了。如果你还是担心也许有人会把组合好的对象“分解”开，造成跑版，那么干脆把它转成PDF文档吧。WPS文字可以轻松地把WPS文字和DOC文字转换为PDF格式，只要在常用工具栏上点一下“输出为PDF格式”按钮，按提示操作就OK了。不过，目前WPS文字还不支持打开PDF格式文档，要查看的话，还需要安装PDF的专用阅读软件啊。

　　最后，我提供一个制作好的报纸版面，请大家参考：中国青年报.wps (141.64 KB)

中国青年报.wps (141.64 KB)
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2008-3-11 17:57

第三节　出一张试卷

　　试卷，是教师朋友们接触最多的办公应用了吧。从这一节开始，我们讲一讲用WPS文字制作试卷的一些技巧。下面我们以制作一张8开纸，4个版面，双面打印的试卷为例，重点讲解一些需要注意的要点。
§2-3-1试卷头和密封线
　　制作试卷首选要做的是制作密封线。密封线一般在试卷的左侧，在密封线外侧是学校、班级、姓名、考号等信息。而内侧，就是试卷的题目了。
　　其实，密封线的制作非常简单，只要插入一个文本框，并在其中输入学校、班级、考号、姓名等考生信息，留出足够的空格，并为空格加上下划线，试卷头就算完成了，然后另起一行，输入适量的省略号，并在省略号之间键入“密封线”等字样，最后将文本框的边线设置为“无线条颜色”即可（图2-31）。

图2-31

　　在制作过程中，可能会出现考生信息不能居中的问题，即使将其设置为“居中对齐”了，可它却总是有些偏右，这是怎么回事呢？原来，在WPS文字中，是将空格（即使是全角空格）当作西文处理的，并且在排版的时候，连续的空格会自动被忽略掉，因此，在图2-31中，极有可能从“学校”到“姓名：”这部分内容居中了，但“姓名：”之后的空格被忽略掉了。解决的办法是，选中考生信息部分，右击鼠标，在右键菜单中选择“段落”，弹出“段落”设置对话框，切换到“换行和分布”选项卡，选中“换行”项目下的“允许西文在单词中间换行”（图2-32）即可。

图2-32

　　试卷头做好了，但它是“横”着的，怎样才能把它“竖”起来呢？用鼠标右击该文本框，选择“设置对象格式”在“文本框”选项卡中勾选上“允许文字随对象旋转”，确定退出（图2-33）。

图2-33

　　这时，我们再次选中文本框，把光标放到文本框正上方的绿色调整点上，会发现光标变成一个旋转的形状（图2-34），此时调整鼠标位置好可旋转这个文本框，按下SHIFT键可以较好地定位到左旋90度的位置（也即旋转270度，如图2-35），放开鼠标右键，并用鼠标点一下文本框之外的位置，这个文本框就“竖”起来了。用鼠标把它拖动到页面的左侧，即完成了试卷头的制作。

图2-34

图2-35

§2-3-2页号的处理

　　试卷头做好了，下面就是试题了。其实试题的排版上并没有什么特别要的要求，起码比编辑报纸要简单一些，因此我们就不多讲了。这一小节主要讲一下页码的设置。如前所述，我们要做的试卷是8开4版双面印刷。也就是说，纸的一面有两个版，也就需要两个页号（如图2-36）。

图2-36

　　而WPS文字并不支持为每栏插入页号，这又该怎么办呢？
　　平时我们在文档中插入的页号其实都是用“域”来实现的。试一下，在任意文档中进入“页眉和页脚”编辑状态，然后按快捷键“Ctrl+F9”，会在光标位置上出现一对大括号（｛｝），并且光标在这个大括号的中间。在其中输入英文“page”，再按一下快捷健“Shift+F9”，看到什么了？对，大括号连同其中的“page”消失了，取而代之的是当前页的页号！这就是“域”。在WORD中，域代码可以参与计算，这样，在制作试卷的页码时，就可以利用计算公式来实现。比如在第一面的页脚中输入两个“第页　共页”，然后在第一个“第”与“页”之插入代码“｛｛PAGE｝*2-1｝”，在“共”与“页”之间插入“｛｛ NUMPAGES｝*2｝”，在第二处则将“第”与“页”之间的代码改为“｛｛PAGE｝*2｝”，并利用空格或者制表符来调整页脚文字到适应的位置，即可实现。
　　好了，我承认，上面说远了。其实WPS是不支持域的计算的。上面的办法只能在WORD中用，在WPS文字中是不起作用的。在WPS文字中，我们只好采取变通的方法了。我的办法是，在第一面，直接在页脚中输入“第1页，共4页”和“第2页，共4页”，并把它们调整到适应的位置。等到第一面内容满了，进入反面的时候，其页脚处仍然是“第1页，共4页”和“第2页，共4页”，这可不行，穿帮了！记住，在第一页内容排满后，先插入一个“下一页分节符”，然后在反面进入页脚编辑状态，此时，在出现的“页眉和页脚”工具条上，“同前节”按钮是处于“按下”状态的，用鼠标点击一下，使其呈“弹起”状态（图2-37），这样，我们就可以设置与前一节不同的页眉和页脚了。

图2-37

　　用前面的办法，在第3栏和第4栏下面分别改成“第3页，共4页”和“第4页，共4页”。哈哈，解决了穿帮的问题了！

这个办法很笨是吧？这一点我承认，让我们祈祷WPS的域快些支持计算功能吧。不过，因为试卷的页数都不会太多（一般不会超过12页吧），因此，方法虽然笨了一点，但还是比较有效的。
　　

试卷前后页必须分节的，因为试卷一般是双面打印，这样，第一页左边是密封线，故左边距要大一些，而背面（即第二页）就应该是右边距大一些，否则试题内容就要被装订起来了。

PS：谢谢提醒。不过，这样的效果也不一定必须要分节来实现。现撰写一部分，补充到这里，不会介意吧？――bntrees

§2-3-1页面设置及分栏（补充）
　　这一部分没有什么难点。页面选择8开纸横向，将一个页面分成2栏即可。唯一需要注意一下的是，在进行页面设置时，要注意为密封线留出足够的空间。我们知道，密封线通常在试卷正面的左侧，那么，反过来就是右侧了。遗憾的是，WPS Office 2007在WPS文字中并没有提供“对称页边距”的功能。我们需要另外想办法来实现这一效果了。
　　进入“页面设置”对话框，在“预览→应用于”下选择“整篇文档”，在“页边距”选项卡中，将“装订线位置”设置为“左”，将“装订线宽”设置为一个适应的数字（比如10），然后切换到“版式”选项，在“页眉和页脚”选项中勾选“奇偶页不同”（如图），并确定。

　　这时，我们会发现，试卷正面左边距较大，而反面的右边距较大，刚好让我们来安排试卷头和密封线。

§2-3-4语文试卷技巧

　　语文试卷主要以文字为主，这是WPS文字的长项，也没有更多的技巧，因此，这一小节我们主要讲一讲在语文试卷中用到的文字之外的东西。其中之一是拼音，不过关于拼音的问题，在我们的初级教程中已经讲得比较到位了，因此这里就不多讲了，如果要复习一下，请回到第一章。
　　除了拼音，在语文试卷中无法避免的部分就是作文。具体到技巧方面，就是稿纸制作。虽然在初级技巧中也谈到了稿纸，但WPS内置的“稿纸方式”是应用于整个文档的，而语文试卷中的稿纸，只占试卷的一部分（如图2-39）。其实，要实现这一功能，并不需要用到WPS文字2007提供的稿纸方式，只需用表格即可轻松搞定。
　　

图2-39

　　第一步，利用常用工具栏上的“插入表格”工具插入一个2行20列的表格，选中第一行，将文字大小设置为5号字，再通过“格式”菜单，将行间距设置为“单倍行距”，并使“如果定义了文档网格，则与网格对齐”处于未选中状态（图2-40），确定。

图2-40

　　第二步，仔细调整单元格大小，使之看起来比较美观（即使每个单元格都大小一致，并基本呈正方形）。
　　第三步，将第二行所有单元格合并为一个单元格，把光标置于单元格中，将字号设置为7号或更小，调整单元格的高度，使之为第一行高度的1半左右。
　　第四步，将表格线的颜色设置为绿色（如果是黑白试卷，则不需此步）。
第五步，全选整个表格，复制，将光标置于表格下面的一行，反复粘贴，即可生成连续的空白稿纸。

§2-3-5数学试卷技巧（插入公式）

新版WPS Office 2007（1606及以上版本）已经加入公式编辑器了，这一部分内容可以不必看了。

　　数学试卷主要涉及的问题是种类数学公式的输入问题。目录，WPS OFFICE 2007还不直接支持公式输入，要实现公式输入，必须借助于第三方软件，比如Mathtype就是一款比较好用的数学公式编辑器。
　　首先，在网上下载MathType（当前版本为5.2，汉化版下载地址：http://www.onlinedown.net/soft/19673.htm），安装并注册。
　　安装好MathType后，打开WPS 文字，点击“插入―对象”，出现如图2-41设置面板，选择“新建”，在“对象类型”中选择“Mathtype 5.0 Equation”，单击“确定”，即可打开“Mathtype”的主界面（图2）。

图2-41

图2-42

　　在这里编辑你需要的公式，编辑好了用鼠标选择“文件―关闭并返回到文档”，此时会提醒你“保存改变到文档中的公式吗？”选择“是”，即退出“MathType”，并将编辑好的公式插入到文档中了。
　　以后，如果要对公式中的数据进行修改，只要在文档中双击该公式，即可调用“MathType”对公式进行编辑修改，非常方便。
　　注意：用此方法插入到文档中的公式采用的是5号字大小，并且无法通过格式工具栏中的“字号”列表或者格式菜单中的“字体”来改变其大小，要改变大小的话，可以先用鼠标左键单击该公式，在其周围公出现8个白色调整点和1个绿色调整点（如图2-43），8个白色调整点可以调整公式的大小和位置，那个绿色调整点则可以用来旋转公式。

图2-43

　　如果你觉得这样操作还是太麻烦的话，建议到论坛下载初少版主制作的插件（下载地址：http://www.xyems.cn/WPS2005/wps2007addin.rar），下载解压缩后，在目录中双击“install.bat”即可成功安装。安装完成后，再次打开WPS文字时，在“常用工具”条上，即可看到“调用公式编辑器”按钮（图2-44）。单击这个工具，就可以调用Mathtype来编辑公式了。

图2-44

　　另，据我测试，如果你的系统中安装了MS Office 2003以上版本，则不必安装Mathtype，按下“调用公式编辑器”后会自动调用MS Office的公式编辑器。

§2-3-7试卷答案的隐藏与显示

　　试卷出好了，做为教师，还需要拟制标准答案。但是，这里又有一个难题：把答案放到另外一个文档中，时间长了可能记不起哪个试卷文档与哪个答案文档相配套，要从成百上千的答案文档中找出所需的绝非易事；而如果把答案与试卷放在同一目录下，设置成相关的文件名，或者干脆把答案做在试卷中的话，则他人也很容易找到答案，这样，答案的保密性就无从保证了。

　　其实，充分利用WPS文字的功能，巧施“障眼法”，就可以“鱼和熊掌兼得”。既把答案放到了试卷中，别人又不能轻易看到。

　　第一障眼法：白色文字。即把答案文字的颜色设置为白色，这样，虽然答案明明白白地摆在那里，却很难被发现。

　　优点：简单易用，特别适合制作选择题、填空题等标题试卷的答案。

　　缺点：虽然看不到，但答案占位置，如果选中这些文字，则会有黑色文字块出现（图2-45），虽然不重新设置颜色仍看不到内容，但答案藏身的位置已经暴露，别人揪出答案只是早晚的事。

图2-45

　　第二障眼法：隐藏文字。先将答案输入到解答的位置，然后选中答案文字，从“格式”菜单中进入“字体”设置面板，在“字体”选项卡中勾选“效果”下的“隐藏文字”。这时，你会发现在“预览”中已经看不到任何文字了（图2-46），确定后，在文档中刚刚选中的部分就“人间蒸发”了，并且，你连它所在的位置都找不到。

图2-46

　　如果你勾选“隐藏文字”后，发现无论是预览框还是文档中，被隐藏的部分还是能显示出来，那么请从“工具”菜单中进入“选项”设置面板。然后在“视图”选项卡中看是否勾选了“隐藏文字”，如果勾选了，赶紧把它取消，确定后文档中的隐藏文字已经不再显示了。

图2-47

　　不过，除此之外，还有一个更方便的办法使隐藏文字“现身”，就是用鼠标左键点击一下“常用工具”条上的【显示/隐藏编辑标记】按钮

，当其呈“按下”状态时，所有的编辑标记（包括隐藏属性的文字）都将现身，而当我们再点击一下，使其呈“弹起”状态时，则所有的编辑标记都不留一点痕迹了。

　　优点：答案不占位，不易被发现。

　　缺点：按一下“显示/隐藏编辑标记”即现原型，遇到不想看到回车符或其他编辑标记的人随意点一下，就现原形了。

　　第三障眼法：巧用域功能。隐藏文本，本来不是“域”的功能，却也不妨让它“客串”一下。在需要输入答案的地方，按一下快捷键“Ctrl+F9”则会插入一对大括号“｛｝”，在此大括号中输入标准答案，然后再按一下快捷键“Shift+F9”，包括大括号在内的所有域代码都不见了。

　　优点：不占位置，不易查觉，也不容易因其它操作而现身（必须在域代码的插入点按“Shift+F9”才会现身）。

　　缺点：如果自己都忘记这里有答案的话，也是很难找到或想起哦。

　　小提示：

　　1、作为域代码标记的大括号必须是用快捷键“Ctrl+F9”或从菜单“插入→域”的方式来插入的，而不能从键盘上键入，那是完全不一样的。

　　2、如果不知道自己插入域的位置了，或想一次性查看所有题目的答案，可以先全选整个文档，再按一下快捷键“Shift+F9”即可。

§2-3-7电子试卷的制作

　　前面讲的试卷，都是纸制试卷。在网络时代，虽然仍是主流，却早已不是前沿了。现在无纸化办公、无纸化考试已经渐成潮流，那么，也让我们来制作一份电子试卷，体验一下无纸化考试吧(见2-48)。

图2-48

　　安装VBA环境
　　如果你的电脑没有安装VBA,则WPS的“控件工具箱”处于不可用状态，要用此功能，必须先安装VBA。但是，可能是由于版权等原因，WPS官方网站并没有提供VBA的安装程序。如果要安装，可以利用AUTOCAD安装盘，在安装时只选择“VBA”即可，另外，也有热心的网友提取出了VBA的独立安装程序，大家可以自己在WPS OFFICE论坛中搜索一下。VBA安装完成后，在WPS文字的工具栏空白区域右击鼠标，即可调出“控件工具箱”。
　　选择题的制作
　　第一步：启动WPS文字2007，在新建的空白文档合适的位置输入选择题题干的内容，如“1、WPS Office 2007是哪个公司的产品？”，然后利用“控件工具箱”中的“选项按钮”，在题干的下面插入一个单选按钮。
　　第二步：右击刚刚插入的单选按钮，在右键菜单中选择“属性”，将（名称）后面的字符改为“A1”,将“Caption”项改为第一个备选答案（如“微软公司”），其他项目保持默认不变（如图2-49）。退出编辑状态，再次右击此单选按钮，在右键菜单中选择“设置对象格式”，在“版式→环绕方式”中选择“嵌入型”（如图2-50）。

图2-49

图2-50

　　第三步：复制单选按钮A1,粘贴3次，修改这3个单选按钮界面文字为其他选项，然后将它们的名称属性分别修改为B1、C1、D1。
　　第四步：单击“控件工具箱”中的命令按钮，在合适的位置上插入两个命令按钮，然后将二者的“名称”分别修改为“CMD1”和“CMD2”,将界面文字分别修改为“重做”和“判断”，并将“环绕方式”修改为“嵌入型”。
　　第五步：右击“重做”命令按钮，选择“查看代码”，打开代码编辑窗口，在“Private Sub CMD1_Click()”和“End Sub”之间插入以下代码：

　　A1.Value = False
　　B1.Value = False
　　C1.Value = False
　　D1.Value = False

　　再打开“判断”按钮的代码窗口，在“Private Sub CMD2_Click()”和“End Sub”之间插入以下代码：

　　If B1.Value = True Then
　　MsgBox "恭喜您，答对了！", 64, "温馨提示"
　　Else
　　MsgBox "再想想，相信你一定能答对！", 64, "温馨提示"
　　End If

　　其中“if B1.Value=true”表示这道题的正确选项是B(即“金山公司”)，“MsgBox "恭喜您，答对了！", 64, "温馨提示"”表示弹出标题为“温馨提示”，内容为“恭喜你，答对了！”的弹出对话框，而“64”则表示显示信息图标。将这个包含选择题的WPS文档保存为“测试练习.wps”，点击一下“控件工具箱”最左侧的“退出设计模式”按钮，此时，文档中的控件处于应用状态，当选择某个选项后，单击“判断”按钮，系统就会给出相当的提示（如图2-51）,单击“重做”按钮，则可以取消刚才所做的选择。

图2-51

　　
　　填空题的制作
　　除了选项题，填空题也是常用的题型之一。用WPS文字制作填空题也非常容易。
　　第一步：打开前面保存过的“测试练习.wps”，在适当位置输入填空题的题干，如“WPS Office 2007的三个组件是：WPS文字、WPS表格和”，接着选中“控件工具箱”中的文本框，在题干末尾插入一个文本框，根据需要填写内容的多少，调节好文本框的大小，并将其“环绕方式”设置成“嵌入型”。
　　第二步：右击插入的文本框，选择“属性”，将文本框的名称属性修改为“text1”,然后复制选择题目中的“重做”和“判断”命令按钮到填空题的末尾，将其名称分别修改为“CMD21”和“CMD22”并调整好它们的位置。
　　第三步：右击填空题后面的“重做”按钮，在右键菜单中选择“查看代码”，在“Private Sub CMD21_Click()”和“End Sub”之间输入下列代码：

　　Text1.Text = ""

　　再打开填空题后面的“判断”命令按钮的代码窗口，在“Private Sub CMD22_Click()”和“End Sub”之间输入下列代码：

　　If Text1.Text = "WPS演示" Or Text1.Text = "WPS 演示" Then
　　MsgBox "恭喜您，答对了！", 64, "温馨提示"
　　Else
　　MsgBox "再想想，相信你一定能答对！", 64, "温馨提示"
　　End If

　　其中第一行判断文本框中的内容是否“WPS演示”或“WPS 演示”（“WPS”与“演示”之间有一半角空格），如果是，则提示“恭喜您,答对了!”,否则提示“再想想，相信你一定能答对！”
　　最后，点一下“控件工具箱”左侧的“退出设置模式”就可以看到效果了。文档保存后，再次打开时，会有如图2-52所示的“安全警告”,记得此时一定要点“启用宏”按钮，否则所有控件都不会正常工作。

图2-52

第四节　填一批贺卡

　　每年新年前夕，总要给亲朋好友或者生意上的伙伴送去一份祝福，贺卡始终是一个不错的选择。虽然电子邮件、电子贺卡满天飞，但是一个实物贺卡的力量是不容小觑的。如果你对自己写的字不是很满意，或者你要为成百上千的客户送去祝福，那么写贺卡又将成为一项沉重的负担。不用担心，下面马上给你介绍一种通过打印机批量打印贺卡的方法，也许能解决你的烦恼。
　　关键步骤纸张设置和文字定位
　　下面我们以WPS文字2007和长为10cm、宽为18.4cm的贺卡(图2-53)为例介绍具体操作方法。

图2-53

　　1.设置纸张大小
　　打开WPS文字，选择“文件→页面设置”，进入“纸型”选项卡，设置宽度为18.4cm、高度为10cm(具体大小以贺卡实际尺寸为准)。
　　2.文字定位
　　①先定位收件人的邮编。用直尺量出收件人邮编框的最左边一个框的左边线和上边线离贺卡的左边线和上边线的距离分别为1.3cm和1.1cm，再量出邮编框整体宽度为5.4cm。得到具体尺寸后，在WPS文字页面的左上角添加一个矩形框，点右键选“设置自选图形格式”，进入“大小”选项卡，设置宽为1.3cm，高为1.1cm。
　　②点击“插入→文本框→横排”，用鼠标随意画出一个文本框，然后在文本框中输入邮编，邮编的字体设置为20磅黑体(也可以设置成其他字体和大小)。点击“格式→段落”，进入“缩进和间距”选项卡，在“行距”栏中选择“固定值”，在“设置值”栏中填写18，“对齐方式”设置为“分散对齐”。
　　提示：
　　“设置值”栏中18的取值方法是：字体的磅值减去一个估计值，目的是让文本框内的文字紧挨文本框的上边线。另外，在量尺寸时也要用实际量得的尺寸加上或减去一个估计值，这个估计值根据你设置字体的大小而定，目的是让文字被放置在文本框的正中。
　　③双击“文本框”，在“颜色和线条”选项卡中将填充颜色和线条颜色设置为“无填充颜色”和“无线条颜色”；进入“大小”选项卡，将宽度设置为5.4cm；进入“文本框”选项卡，将文本框的内部边距上下左右都设置为0。选中邮编文本框，按住Alt键，用鼠标拖动它，直到它的左上角与矩形框的右下角重合。
　　④量出三条线中第一条线的左边起点与贺卡的左边线的距离7.3cm；然后量出各条线与贺卡的上边线距离分别为4.9cm、6.1cm和7.3cm；最后量出三条线的长度，都为7cm。
　　⑤将左上角矩形框的大小设置为宽7.3cm、高4.9cm。以矩形框的右下角为起点，按住Shift键，画一条直线，双击它进入“设置自选图形格式”，将宽度设置为7cm。第一条线定位好后复制、粘贴出第二条线。再次选中矩形框，将高设置为6.1cm，然后将刚粘贴出来的那条线的左边起点移动到矩形框的右下角。用同样的方法再制作出第三条线。
　　⑥分别在三条线的上方插入横排文本框。文本框的宽度与三条直线的长度相同，左右位置与直线对齐，上下位置适中即可，文本框中文字的“对齐方式”设为“居中”。然后用第③步的方法，将三个文本框设置为“无填充颜色”和“无线条颜色”。最后把刚才画的三条辅助直线删除。
　　提示：
　　设置三个文本框的字体时，要考虑到收件人的地址长度不定的问题，笔者通过人工调整和压缩文字横向宽度的方法来调整。压缩文字的横向宽度的方法是：点击“格式→字体”，在“字体间距”选项卡中的“缩放”栏选择适合的百分比，小于100%时，横向就被压缩，大于100%时，横向就被加宽。
　　⑦最后定位发件人的邮编。量出贺卡右下“邮政编码”字样中“码”字的右边线与贺卡左边线的距离为12.3cm，该字上边线与贺卡的上边线距离为8.4cm。尺寸量出后，用定位收件人邮编的方法定位发件人的邮编，不过该文本框的“对齐方式”不是“分散对齐”，而改为“居左”。全部调整完后将辅助定位用的矩形框删除，结果见图2-54。

图2-54

　　显示个性添加祝福语
　　祝福语的制作就简单多了，因为它的位置比较灵活。如果你觉得直接用文本框输入的祝福语太单调，可以点击“插入→图片→艺术字”，在“‘艺术字’库”窗口中选择满意的“艺术字”。在出现的“编辑‘艺术字’文字”窗口中可以输入祝福语，并对字体、字号进行设置。
　　如果你的打印机是黑白打印机(和笔者的一样)，那么在选择艺术字类型时，就要注意所选的字体在转成黑白后是否还有效果的问题。如果艺术字都不能满足要求，可以通过“插入→图片→来自文件”，将自己喜欢的图片插入到祝福语处；有扫描仪的朋友可以把自己的个性签名扫描下来插入；还可以用Photoshop之类的图像处理软件，先将祝福语处理成理想的图片，再将图片插入。
　　提示：
　　笔者建议不要直接将图片插入到文档中，在插入图片之前先插入一个文本框，然后在文本框中插入图片。这样可以避免以后在调整图片的大小时影响其他文字的位置。
　　提高效率利用“邮件合并”批量生成贺卡
　　把收件人的地址写进WPS表格文件(包括必要的列，如收件人邮编、收件人地址、收件人姓名、发件人地址等)。在WPS文字中选择“工具→邮件合并”，按照提示插入合并，将WPS表格中的收件人邮编、收件人地址、收件人姓名等与贺卡的收件人邮编、收件人地址、收件人姓名等一一对应(图2-55)，再用“合并到新文件”生成新文件。在新文件中把全部页面浏览一遍，调整收件人地址较长的页。

图2-55

　　提示：
　　1、要使用“邮件合并”功能，必须安装VBA环境。关于如何安装VBA环境，请在WPS官方论坛中搜索相应的贴子。
　　2、在WPS表格文件中，要将收件人邮编列的格式设置为文本，因为收件人邮编的对齐方式是分散对齐，若设置为数值型，则在打印时邮编会出现打印不全的问题。
　　喜获丰收打印贺卡
　　将贺卡以正确的方式放入打印机，以笔者的打印机为例，把收件人邮编那一边朝上，竖直放入打印机；在打印设置窗口中，纸张大小选择为自定义，并将宽度设置为1000、长度为1840，单位选择为0.1毫米；然后将纸张方向设置为“横向”，点“确定”开始打印，打印结果见图2-56。

图2-56

　　提示：
　　在正式打印之前，建议朋友们准备一张与贺卡一般大小的白纸，先放入打印机进行实验，然后与贺卡重叠对照位置，若位置出现偏差，应及时调整。
　　本方法不仅适用于贺卡，还可用于批量“写”请柬、信封、奖状等，有兴趣的朋友不妨自己试一下。

第五节　编辑一本杂志

　　学完了前面的内容，是不是感觉自己离“高手”这个称谓不远了？或者，你已经成为同事们心目中的“英雄”！那么，请继续完成一个“高手”最后的晋级――编辑一本杂志吧。在编辑之前，还是让我们先看一看杂志有哪些特点（图2-57）：

图2-57

　　我们看到，在版面设计方面，相对于报纸来说，杂志的版面要更简单些，编辑起来也更容易些，大多数内容都可以用分栏和插入文本框的方法来实现。关于分栏的问题，我们在初级教程中已经有所介绍，这里就不重复了。

§2-5-1　个性化的页眉和页脚

　　与报纸不同的是，杂志的页眉页脚通常比较个性化，如图2-57所示，页眉中有个性图标、栏目名称、责任编辑以及投稿地址等内容。这些内容随专栏的不同而变化，主要是应用了“分节符”，将不同的章节（或杂志的专栏）用“分节符”分开，再分别在各栏插入不同的内容即可。需要注意的是，默认的情况下，后面的页眉和页脚会自动继续前面章节的样式，比如，在第一节设置好页眉和页脚的前提下，在编辑第二节的时候，第二节的页眉和页脚会自动继续第一节的内容和样式，这时，我们需要先断开两节之间的联系，在“页眉和页脚”处于编辑状态的前提下，“页眉和页脚”工具条上的“同前节”按钮是处于“按下”状态的（图2-58），我们用用鼠标点它一下，使之呈“弹起”状态，就可以单独更改第二节的页眉和页脚了。

图2-58

　　最后再讲一讲页码的问题。在一些排版风格比较活泼的杂志上，经常会看到页码并不是在页脚或页眉上，而是在页面的翻口中间的位置上，并且页码上方还有一个米妮的头像（如图2-59）。这是怎样实现的呢？首先，我们要澄清一个问题，就是页眉页脚其实并不是仅仅局限于页面上下那么狭小的空间里。甚至整个页面都可以插入页眉或页脚的内容。

图2-59

　　首先，从“视图→页眉和页脚”菜单，使页眉和页脚处于编辑状态。然后插入事先准备好的米妮头像图片，用鼠标将其拖到翻口中间部位适当的位置。然后在其下面插入一个文本框，并利用“页眉和页脚”工具条在文本框中插入页码，最后将文本框的边框风格设置为“无边框”即可（以上以奇数页为例，偶数页设置方法相同，然后在“页面设置”中选择“奇偶页不同”）。注意，以上操作过程中，需要页眉或页脚始终处于可编辑状态，而不能回到正文编辑状态。这样，我们整本杂志的页码都会有位于翻口位置，且页码的上面会有一个米妮的头像！

§2-5-2　详解分隔符

　　很多时候，我们的杂志并不像上面提到的那么花哨，很多纯文学杂志（如《人民文学》）的排版则更像是一本书，从标题到正文，绝大部分内容都是文字。如何将文字“各就各位”地安排好位置呢？这就需要大量运用“分隔符”。常用的分隔符有分页符、分节符、分栏符，可以在【插入】菜单中找到它们（图2-60）。下面，我们就逐一介绍这些分隔符的用法。

图2-60

　　1、分页符
　　当一页的内容未满，而我们又需要进入到下一页的时候，你是怎么办的？在单位里，我看到好多同事是在当前页中拼命的按回车键，直到光标进入到下一页为止。与在段落首行打空格一样，这也是一个很坏的习惯。也许当时看不出什么，但如果以后对文档的内容、版式做调整的时候，你会发现，你所键入的回车符不是多了就是少了，多了，导致下一页文字的“开头”并不在页面的第一行；少了，则会在上一页的底部出现，你不得不再次增加或者删除一些回车，来使“下一页”的开头重新定位到页面的第一行。其实，正确的做法更有效也更简单，只需在当前页按下快捷键【Ctrl+Enter】即可。这个快捷键的作用就是插入一个“分页符”，它的作用是：不管光标当前所在位置是页面的第1行还是第20行，插入分页符后，都会进入到下一页的开头，而不论你以后做怎样的调整，分页符后的内容永远都在“下一页”的开头。在编辑杂志时，如果一篇文章的内容输完了，但页面尚未排满，需要进入下一页的时候，我们就按下快捷键【Ctrl+Enter】吧，真是既潇洒又快捷！

　　2、分节符
　　前面我们在讲页眉和页脚的时候，已经提到过分节符。分节符的作用就是把文档分成不同的“节”，为什么要分成不同的“节”呢？我不知道还有没有更多的应用，我用的最多的情况，一是用来设置不同的页眉和页脚，二是在同一篇文档中设置不同的文字和页面效果。下面我们还是举例说明吧。
　　我们经常遇到这样的情况：同一篇文档需要不同的页面大小或方向。比如一篇文档，多数页面要求是纵向16开纸，但第4页的图表需要采用16开横向，这就需要分节符来大显身手了。首先，在页面设置中设置好16开纵向，然后把光标定位在第3页的末尾，从菜单中执行【插入】→【分隔符】→【下一页分节符】，系统就会在第3页末插入一个分节符，并将光标定位在了第4页，用同样的办法在第4页再插入一个“下一页分节符”，然后将光标置于这两个分节符之间，用鼠标双击横标尺，调出【页面设置】对话框，在【页边距】选项卡中将【方向】设置为“横向”，【应用于】设置为“本节”（图2-61），按“确定”退出，你会发现，除了第4页是横向，其他部分仍是纵向。

图2-61

　　其实，以上操作还可以更简单些，甚至可以不必手工插入分节符，就是先在第4页中输入一些内容（可以是文字，也可以是图表等），然后选中第4页中的所有内容，双击横向标尺，进入【页面设置】面板，做如图2-61同样的设置，唯一不同的是在【应用于】中选择“所选文字”即可，系统会自动在所选内容的前后各插入一个“下一页分节符”。
　　在刚才的操作中，也许你已经注意了，除了“下一页分节符”之外，还有一个“连续分节符”。它们有什么区别呢？顾名思义，“下一页分节符”在下一页出现的，而“连续分节符”则不分页，与分节符之前的内容在同一页。大概可以这样理解吧：【下一页分节符】=【连续分节符】+【分页符】。
　　那么，连续分节符有什么用呢？还是举例来说明好了。如图2-62，是一页杂志的截图。

图2-62

　　我们看到，《台湾人文简介》一文的标题没有分栏，而正文则分了三栏。虽然用前面编辑报纸时用的链接文本框的方式可以做得出这种效果，但一本杂志有几十页甚至上百页，每一页都那样处理必定会耗费相当多的时间和精力。怎么办呢？我们只需把正文部分选中，然后在常用工具栏中按下“分栏”工具按钮，并向右拖动，使其分成三栏。此时，如果显示了编辑标志（切换“显示/隐藏编辑标记”的按钮在常用工具条上显示比例的左侧），则会看到在标题与正文之间，多了一个“连续分节符”（图2-63）。当然，在需要的时候，这个“连续分节符”是可以手工插入的。

图2-63

除了“连续分节符”、“下一页分节符”之外，我们看到还有“偶数页分节符”和“奇数页分节符”。说起来惭愧，这样东东到底是怎么回事，我没有弄太明白。聪明的读者，如果你弄明白了，一定要告诉我啊。我在这里先行谢谢了。
　　3、分栏符
　　至于分栏符，就是在分栏的文档中，从当前栏跳转到下一栏的分隔符了，其功能有些类似于“分页符”，不同的是“分栏符”应用于设置了分栏的文档中。不过我根据我的试验，在没有分栏的方案中使用分栏符，其使用的效果与分页符是一样的，即跳转到了下一页。

§2-5-3　样式和格式

　　下面我们来谈谈样式。什么是样式呢？所谓样式，其实就是字体、字号和段落属性等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中包含的所有格式设置指令。通俗地讲，样式就是许多格式的一个“集装箱”，可以快速将选定的文字设置成预先设置好的格式。
　　样式一般应用于文档中的字符、段落和编号的一套格式特征，在篇幅较长的多格式文档中较常使用。例如，我在编写在套教程过程中，用得最多的格式除了正文以外，就是小节标题了。小节标题采用四号宋体字，首行不缩进，段前段后各有13磅的间距，且为了避免小标题“孤零零地位于页面最后一行”和“一个标题被分在两页”的情形发生，还要在“段落”中设置为“与下段同页”和“段中不分页”（图2-64）。

图2-64

　　如果每个小标题都如此这般地设置一番，就算累不死也要烦死啊！此时，如果用“样式”来处理，则会简单得多。我们只需要选中小标题上的文字，或者只需要把光标放到小标题的文字中，然后从【格式】工具栏最左侧的【样式】下拉列表中选中“标题3”，小标题中的所有文字都会一次性变成预先设置好的格式。
　　如果现有的样式列表中没有你想要的样式，或者你想对某一既有的样式进行一些修改，以使其更加符合自己的需要，该如何去做呢？这就涉及到样式的添加和更改。要设置样式，首先要调出“样式和格式”侧边栏。如果任务窗格处于开启状态，只要在任务窗格上面的下拉列表中选择“样式和格式”即可，如果任务窗格没有开启，也可以从【格式】→【样式和格式】菜单中将其调出，更简单一种方式是在格式工具条最左侧有两个字母A的图标（）上点一下，“样式和格式”侧边栏就出现了（图2-65）。

图2-65

　　在“所选文字的格式”下面的方框内显示的是光标所在位置文字当前所应用的样式，下面两个按钮分别是“新样式”和“清除格式”，再往下就是样式的列表，在此可以对所选段落进行快速的样式应用，或者对样式的格式做一些修改。最下方的“显示”下拉菜单是用于切换“显示所有样式”和“显示有效样式”的，如果选择“所有样式”，则列出系统中的所有样式（这句话有点像费话啊），而如果选择了“有效样式”，则只显示当前文档中用过的样式，没有用过的则不会显示。
　　下面我们就说说怎样创建新样式和修改样式吧。比如我们要创建一个名为“总标题”的样式，先用鼠标点一下“新样式”按钮，系统将弹出的“新建样式”设置面板。在“名称”中输入“总标题”，在“样式类型”中选择“段落”，――这里有“段落”和“文字”两个选项，如果选择“段落”，则样式将应用于光标所在的段落，而不一定要选中这一段中的所有文字，而如果选择“文字”，则设置后该样式只对选中的文字生效，同一段中没有选中的部分则不会变成样式所预设的格式――在“样式基于”选项中选择与你要设置的效果最为接近的样式（如“标题1”），这样可以减少大量的设置工作，在“后继段落样式”中选择一种后续样式，如“正文”，这样，在“总标题”的段尾键下回车后，下一段的样式就会自动转换成“正文”了。在“格式”设置区，可以对字体、字号、加粗、倾斜、对齐方式、行间距、段间距以及缩进等内容进行快速设置。如果这些快速设置按钮无法满足你的需要，还可以在左下角的“格式”下拉按钮中对字体、段落等内容进行更为详细的设置（图2-66）。

图2-66

　　如果要修改已有的样式，只需将鼠标移到要修改的样式右侧的回车符上，该符号自动变成一下倒三角形状，点它一下，出现“修改”和“删除”两个选项，其中一些基本的样式是不能删除的，则该样式的“删除”按钮是灰色不成用的。点一下“修改”按钮，会弹出与图2-66非常相似的“修改样式”面板，其设置方式也与新建样式相类似，在此就不再多说。

§2-5-4　生成目录

　　在一篇正确设置了样式的文档中插入目录是一件非常容易的事。只须将光标放到要插入目录的位置（我一般是将其置于文档的开头部分），从菜单中依次点【插入】→【引用】→【目录】，在弹出的设置面板中做适当的设置即可了（图2-67）。

图2-67

　　下面我们对这些选项逐一进行说明：
　　【制表符前导符】在此选择目录项与页号之间的引导符，有圆点、实线、虚线等样式可选。要注意的是，此项与下面“页码右对齐”项相关联，如果没有勾选“页码右对齐”，则前导符不会显示。
　　【显示级别】确定目录显示的层次。默认设置为“3”，也即“标题1”到“标题3”，如果选择“2”则只显示“标题1”和“标题2”，“标题3”就不会在目录中出现了。
　　【显示页码】即目录中是否显示页码，勾选为显示，置空为不显示。此项与下面的“页码右对齐”也有关联，即“显示页码”未选中时，“页码右对齐”为不可选。
　　【页码右对齐】即页码在相应目录项的右侧靠右对齐，目录项与页码之间以“前导符”相连接。如果不选，则页码会紧跟在目录项之后，不出现前导符，【制表符前导符】项为不可选。
　　【使用超链接】勾选该项后在目录中按Ctrl键的同时点击目录项，可以立即跳转到正文中相应的位置，如果不选，则不会跳转。
　　【选项】按钮，按下后弹出如图2-68所示的设置面板。在此可以对目录的有效样式、级别等进行进一步的设置。

图2-68

　　目录生成后，如果自动生成的目录在字体、字号以及段落格式等方面不符合你的意图，可以像编辑普通文字一样进行设置。一般情况下我要在目录页的顶端加上“目录”字样，并在目录结束处加上一个“分页符”，使目录部分与正文部分分隔开来。如果插入目录之后正文中又有所改动，可以用“更新域”的方式来更新目录。用鼠标右击目录部分的任意文字，在右键菜单中选择“更新域”，会弹出如图2-69的对话框，默认选项为“只更新页码”。如果文档的结构没有动，只是增删了些文字或调整了字体字号，导致位置变化的话，用“只更新页码”即可。如果在文档的章节上有所增删或改变了章节标题中的文字，则需要选择“更新整个目录”。如果“更新整个目录”的话，我们之前对目录所做的字体、字号及段落的设置都会自动“恢复原状”，需要重新设置才行。

图2-69

第六节　其他办公技巧

　　这个所谓的“中级教程”马上就要结束了。但还有一些常用技巧未能包含到以上章节之中，就一并放在这里好了。当然，技巧本身是没有也不可能终结的，欢迎大家多提宝贵的意见和建议，以便我不断修改和完善这个小小的教程。

　　§2-6-1　印章的制作

　　到目前为止，公章，还是以手工盖的为绝对的主流，电子公章基本还处于研发的进程之中，但是，如果能在电子文档中清晰的显示一个大红公章，也是一件不错的事。如果有兴趣，跟我来吧。

　　在此，我们以图2-70的“火星办事处”印章为例，讲一讲简单公章的制作。

图2-70

　　第一步，用艺术字生成印单位标识

　　在菜单中选择“插入―图片―艺术字”，选择第3种样式（图2-71）：

图2-71

　　在弹出的对话框中输入公司名称（如“中国人民共和国驻火星办事处”，见图2-72）：

图2-72

　　右击生成的艺术字，在右键菜单中选择“设置对象格式”，在“颜色与线条”选项卡中将填充色和线条色全部设置为红色，线条设置为实线，粗细设置默认,如图2-73：

图2-73

　　在“大小”选项卡中将“高度”和“宽度”全部设置为45毫米，并选中“锁定纵横比”项，点击“确定”退出（图2-74）。

图2-74

　　然后用鼠标单击选中艺术字，在出现的“艺术字”工具栏中点击“文字环绕”按钮（图2-75），选择“浮于文字上方”：

图2-75

　　再次单击艺术字，用鼠标拖动黄色菱形方块，调整文字到适应的位置（图2-76）：

图2-76

　　第二步，绘制圆形

　　在“绘图”工具栏中点选“椭圆”，并按住Shift键画出一个正圆形，右击圆形，选择“设置对象属性”，在“填充”项中选择“无填充色”在“线条”项中把颜色设为红色，虚实选择实型，粗细设为3磅（如图2-77）。在“大小”选项卡中，将“高度”和“宽度”均设置为60毫米，并勾选“锁定纵横比”。

图2-77

　　第三步，绘制红五星

　　在“绘图”工具栏中点选“自选图形―星与旗帜―五角星”，并按下Shift键画出一个大小适当的正五角星。并在“对象属性”中将填充色设置为红色。

　　第四步，组合

　　将以上三个对象重叠排列在一起，调整好相对位置，按住Shift键一一选中后单击鼠标右键，选择“组合―组合”，即把三个对象组合成一个对象。右击这枚印章，调出“对象格式”对话框，在“版式”中选择“衬于文字下方”。

　　至此，一枚漂亮的印章做好了，把它拖动到文档的适当位置，即可完成“盖章”操作了！

§2-6-2　席位牌的制作

　　每逢大大小小的会议，主席台上领导的席位牌是少不了的。席位牌的制作要求也比较简单，就是一张纸的两面都要有文字，利用WPS的艺术字功能，可以非常方便地制作出规范的席位版。

　　首先，在【绘图】工具栏中点一下“插入艺术字”工具按钮，在弹出的“艺术字库”面板中任意选择一种样式（后面还要做调整）。

图2-78

　　确定后在弹出的“编辑‘艺术字’文字”对话框中输入要制作的姓名（注意，如果是两个字的姓名，最好的两字之间加一全角空格），如图2-79。

图2-79

　　确定后即可在页面中发现一个“艺术字”对象了。不过此时的艺术字太过于“艺术化”了，作为主席台上的领导而言，有些不够严肃了。我们接着让它“规矩”起来吧。

　　用鼠标左键点击刚刚完成的艺术字对象，页面中将出现“艺术字”工具条（如图2-80）点一下“设置艺术字格式”中选择好文字的颜色、填充、线条等内容。