档案管理系统使用说明
发布时间：2020-11-29 来源：文档文库
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档案管理系统使用说明
1.打开IE浏览器，在地址栏输入“http://121.250.164.133/”，打开档案管理系统登陆页面，输入您的用户名和密码。进入“档案信息管理”页面后，打开档案表中的“系统设置”，重新设置密码。
2. 点击“档案管理”，进入档案管理界面，点击“创建”，进行档案表的设置。档案表创建完成后，可以添加档案信息。 （1）添加案卷。 在“编辑档案信息主页面”中点击“添加案卷”按钮，在“添加案卷”对话框中输入如下内容：一级类目为归档材料的所属类别。如党群综合材料填“DQ11”，行政后勤类材料填“XZ15”、科研综合类材料填“KY11”等。具体所属类别划分见附件1。
二级目录：填入案卷所对应的年份，例如2007、2013等。 实体分类号：由年份+分类号组成，参照《枣庄学院档案实体分类办法》、《枣庄学院文件材料归档范围及保管期限表》等进行划分, 例如2013年学院行政综合类文件，其实体分类号为2013-XZ11。
卷/盒号每一年从“1”开始。
“保管期限”参照“归档范围及保管期限表”，分为永久、长期、短期、30年、10年”。根据我们的实际情况，我们选择为永久或30年。
“密级”由归档部门确定，一般文件材料为“内部”，重要的可设为“秘密”、“机密”、“绝密”等密级。“正题名”为整个案卷的文件内容的概括。比如，枣庄学院2013年行政综合类文件。
“第一责任者”为文件署名单位，多个单位从第二个开始录入“其他责任者”项，多个单位之间用“/”号隔开。
起止时间为案卷内文件所跨度的时间，比如20130102-20130630.
下图为相关著录信息，可供参考。
（2）添加文件。案卷添加完毕后，进行文件信息的著录。在“编辑档案信息主页面”中点击“添加文件”按钮，在“添加文件”对话框中所输入如下内容：一级目录、二级目录及实体分类号：输入要求参见“添加案卷”中的要求，内容相同。
文件案卷号及件号：案卷号+文件号，案卷号是指该案卷（盒）所对应的序号，文件号每卷案卷从.0001开始。第一个案卷（盒）中的第一个文件，编号应为1.0001. 第二个文件为1.0002……以此类推。系统自然增加，无须手动输入。“页数”为文件的具体页数。 “文件时间”为文件材料的形成时间，用8位数字表示，如“20090608”。可手动输入，也可按照后面的日期选项进行选择。
“文号、图号”中“文号”为收发文件的文号，例如“枣院政字[2009]11号”，其中的括号统一用半角的“[ ]”。
当第一份文件著录完毕后，继续点击“添加文件”，一级类目、二级类目、实体分类号、案卷及件号无需进行著录，只需对正题名、期限、页数、文件时间、文号等进行修改即可…同时，为了方便管理，我们采用流水形式进行编号。
比如2013年行政综合类文件有2盒（卷）60件，, 第一个案卷（盒）中的第一个文件，编号应为1.0001. 第二个文件为1.0002……第30个文件未1.0030；第二卷（盒）第一个文件的系统编号为1.0031，此时，需要将1.0031手动改为2.0031………，后面编号由系统自动生成。或者按照系统自动生成的案卷及件号排列下去，等全部著录完之后，再选择需要变动的文件，直接通过“辅助组卷”的“盒/案卷号”进行调整。如下图所示。
一级类目、二级类目、实体分类号、案卷号及件号、保管期限、密级、正题名、第一责任者、页数、文件时间、文号、图号、载体、文本、文种为必填项。下图为相关著录信息，可供参考。
3.电子文件上传。可通过点击文件著录界面的“全文”或编辑界面的“全文”，进行电子文件的上传。上传方式：一般选择为“上传整个文件”；提取全文：根据实际情况选择“将附件内容追加到全文”或“用附件内容替换全文”。下图为电子文件上传界面。
如果将所有文件目录著录完毕，在进行相应的电子文件上传。则可以采用批量文件上传。此时，在“档案文件信息管理”界面，选择“上传文件”。打开界面，批量选择需上传的电子文件。注：提取全文方式一般选择为：“提取并替换”或“提取并追加”；上传方式选择为“无”，挂接方式一般为“文号”或“题名”。具体如下图所示。
4. 打印目录。依据自身需要选择合理的打印范围,可点击“打印当前”或“打印所有”。进入打印界面，可以根据实际情况，选择需要打印的目录格式，如枣庄学院文件目录、枣庄学院案卷目录、枣庄学院卷内文件目录。在“自定义打印选择”中，根据需要选择打印范围、案卷列表等内容；在打印页面设置中，根据需要选择纸张、边距、页面等设置。一般纸张默认为“A4横向”.最后点击“EXCEL打印”。若需要导出相关目录，则点击“EXCEL导出”。
打印目录应对浏览器的Internet选项进行设置，如下图所示。
正常打印，为下图所示。
若设置不正确，则会出现下图所示情况。
附件1：归档材料的所属类别划分
党 群 类
文件内容 党务综合 组织 统战 团委
行 政 类
行政综合
所属类别 DQ11 DQ13 DQ15 DQ17 XZ11 XZ13 XZ15 JX11 JX13 JX15 JX17 KY11 CP11 JJ11 SB11 CB11 文件内容 纪检、监察 宣传教育 工会
所属类别 DQ12 DQ14 DQ16 XZ12 XZ14 XZ16 JX12 JX14 JX16 JX18 KY12 CP12 JJ12 SB12 CB12 人事 保卫 档案、图书
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