资料一、应用文常用词语汇释
一、公文类
备查：供查考。备，准备提供的意思。
备考：书册、文件、表格中供参考的附录或附注。
存查：保存起来一备查考。
参照：参考并仿照。
定案：对方案、案件等所做的最后决定。
核准：审核后批准。
面洽：当面商量。恰，商量，接洽。
业已：已经。
业经：已经。
申明：郑重说明。申，申述，说明。
签发：由主管人审核后，签上名字，正式发出。签，书写名字。
签署：在重要文件上正式签字。暑，题写名字。
纪要：记录要点的文字。
晋级：提升等级。
列席：参加会议，有发言权，无表决权。
鉴于：考虑到，察觉到。
就绪：事情安排妥当。就，趋于，归于；绪，条理。
颁布：公布、发布（命令、指示等）。
嘉奖：（上对下）赞许、奖励。
兹：这里；现在。
当否：是否合适。
二、法律类
起诉状：原告向法律提起诉讼的文书。
公诉：刑事诉讼的一种方式，由检察机关代表国家对认为确有犯罪行为、应负刑事责任的人向法院提起诉讼（区别于“自诉”）。
自诉：刑事诉讼的一种方式，由被害人自己向法院起诉（区别与“公诉”）。
上诉：当事人不服地方各级人民法院判决、裁定的，按法律规定程序，有权向上一级法院提起上诉。
申诉：当事人、法定代理人对已经发生法律效力的判决、裁定认为确有错误的，可以向原审人民法院或上级人民法院，提出重新审理的要求。但是，申诉不停止判决、裁定的执行。
取保：找保人。
反诉：在同一案件中，被告向原告提起诉讼。
副本：原稿以外的誊录本。
勘验：实地查看。
三、经济类
调拨：调动拨付（物质）。
托付：委托银行部门付给（钱款）；委托别人照料或办理。
托运：委托运输部门运送（行李、货物）。
债权：有权要求债务人按合同的约定或者依照法律的规定履行义务。
收讫：收清。（常刻成戳子，加盖在发票或其它单据上）。
索供：请求成交供货。
售罄：货物卖光。
打烊：晚上关门停止营业。
标的：合同当事人权利义务所指的对象，如货物、老务、工程项目等。
四、礼仪类
台鉴：你审阅的意思。台，对别人的敬称；鉴：审察的意思。
惠鉴：有老你审阅的意思。惠，有求于人的敬词。
雅鉴：请你指教、审阅的意思。雅，高尚不俗，对别人的敬誉之辞。
钧鉴：请你审阅的意思（对尊长或上级用）。
谨悉：谨慎地知道。悉，知道，了解。
台览：你审阅的意思。览，阅看。
已悉：已经知道了。
收悉：收到并知道了。
兹有：现在有。
兹对：现在对。
兹将：现在将。
顷接：刚才接到。
惠临：敬称对方到这里来。
届时：到时候。届，到。
莅临：到来，来临。莅，到。
为荷：甚为感谢。
谢忱：感谢的心意。
雅正：请对方指教，常用于书画题款上的客套话。
奉笺：接到来信的意思。
拟于：打算在。
本拟：本来打算。
拟订：起草制定。
就地：在原来的地方（不到别处）。
应予：应该给予。
不予：不给以。
迳向：直接向。
迳与：直接同。
均应：都应该。
查复：检查后再作答复。
查收：检查后收下。
查询：检查询问。
当即：当时立刻就。
洽商：接洽商谈。
庚即：接着直接。
恰妥：接洽妥当。
竭诚：竭尽忠诚，全心全意。
歉难：对方提出的要求难以满足，表示抱歉。
尚望：还希望。
孔殷：十分急切。孔，很，十分；殷，深厚。
疲软：商品销路不好，行情价格低落。
坚挺：商品销路好，很受人欢迎，行情价格上涨。
鉴宥：请求审察原谅。
函复：写信答复。
惠纳：承您照顾能接受。
诚盼：诚恳盼望。
台祺：您吉祥。
台安：您安好。
见谅“请原谅我。
资料二、 校对符号应用实例
1981年12月，我国发布了中华人民共和国专业校准GBI一81《校对符号及其用法》。该标准规定的符号共有22种，常用的有以下8种。
删除号是删去字、词、句的符号。第一个符合用于删去句、段；第二个用于删去数字、词或标点符号。
调位号是调整字、词、句次序的符号。第一个和第二个符号用于个别字或少数字的调位；第三个符号用于大段或隔行的调位，箭头插在移入位置。
增补号是增补字、词、句的符号，一般用在需要增补的字、词、句的上方。第一个符号用于增补个别字；第二个符号用于增补几个字；第三个符号用于增补较多的字数。
提行号是另起一段的符号。把原来一段的文字分成两段；在需要分段的地方标示，竖线画在起段后的位置上。
压行号是降格缩行的符号，用于表示字行退后。
复原号表示恢复已删文字的符号。第一符号标在需要复原的文字下方；第二符合用于复原大段文字，符号标在已删部位的四角。
7．离空号：##
离空号是表示空行、空格的符号。标在需要离空的位置上，空一字距用#表示，空二字距用##算表示。
连续号是把两处连接在一起的符号，用于需要连接的地方，箭头指向连接处。
9．空行号：＞、＜
空行号是表示空行或缩行的符号。第一符号用于需要空一行的两行之间，标在行的左端；第二个符号用于应联结的两行之间，也标在行的左端。
资料三、出版物上数字用法的规定
国家标准局1995--12--13发布
1．范围
本标准规定了出版物在涉及数字(表示时间、长度、质量、面积、容积等量值和数字代码)时使用汉字和阿拉伯数字的体例。
本标准适用于各级新闻报刊、普及性读物和专业性社会人文科学出版物。
自然科学和工程技术出版物亦应使用本标准，并可制定专业性细则。
本标准不适用于文学书刊和重排古籍。
2．标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T7408-94 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法
GB 3100-93 国际单位制及其应用
GB 3101-93 有关量、单位和符号的一般原则
GB 1713-87 科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式
GB 8170-87数值修约规则
3．定义
本标准采用下列定义。
物理量 physical quantity
用于定量地描述物理现象的量，即科学技术领域里使用的表示长度、质量、时间、电流、热力学温度、物质的量和发光强度的量。使用的单位应是法定计量单位。
非物理量 non-physical quantity
日常生活中使用的量，使用的是一般量词。如30元、45天、６７根等。
4．一般原则
4．1 使用阿拉伯数字或是汉字数字，有的情形选择是唯一而确定的。 '
4．1．1；统计表中的数值，如正负整数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。
示例：48 302 -125．03 34．05％ 63％-68％ 1／4 2／5 1：500
4．1．2 定型的词、；词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。
示例：一律 一方面 十滴水 二倍体 三叶虫 星期五 四氧化三铁 一O五九(农药内吸磷) 八国联军 二O九师 二万五千里长征 四书五经 五四运动 九三学社 十月十七日同盟 路易十六 十月革命 "八五"计划 五省一市 五局三胜制 二八年华 二十挂零 零点方案 零岁教育 白发三千丈 七上八下 不管三七二十一 相差十万八千里 第一书记 第二轻工业局 一机部三所 第三季度 第四方面军、十三届四中全会
4．2 使用阿拉伯数字或是汉字数字，有的情形，如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字，目前体例尚不统一。对这种情形，要求凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，或者为避免歧解，可以灵活变通，但全篇体例应相对统一。
5．时间(世纪、年代、年、月、日、时刻)
5．1 要求使用阿拉伯数字的情况
5．1．1公历世纪、年代、年、月、日
示例：公元前8世纪 20世纪80年代．公元前440年 公元7年：1994年10月1日
5.1.1.1 年份一般不用简写。如：1990年不应简作"九O年"或"90年"。
5.1.1.2 引文著录、行文注释、表格、索引、年表等，年月目的标记可按GB／T7408---94的5．2．1．1中的扩展格式。如：1994年9月30日和1994年10月1日可分别写作1994-09-30和1994－１０-01，仍读作1994年9月30日、1994年10月1日。年月日之间使用半字线"-"。当月和日是个位数时，在十位上加"0"。
5.1.2 时、分、秒
示例：4时 15时40分(下午3点40分) 14时12分36秒
注：必要时，可按GB／T7408---94的5．3．1．1中的扩展格式。诙格式采用每日24小时制，时、分、秒的分隔符为冒号"："。
示例：04：00(4时) 15：40(15时40分) 14：12：36(14时12分36秒)
5.2要求使用汉字的情况、
5.2.1中国干支纪年和夏历月日。
示例：丙寅年十月十五日 腊月二十三日 正月初五 十五中秋节
5.2.2 中国清代和清代以前的历史纪年、各民族的非公历纪年
这类纪年不应与公历月日混用，并应采用阿拉伯数字括注公历。
示例：秦文公四十四年(公元前722年) 太平天国庚申十年九月二十四日(清咸丰十年九月二十日，公元1860年11月2日）藏历阳木龙年八月二十六日(1964年10月1日) 日本庆应三年(1867年)
5．2．2 含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组。
如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号"．"将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。
示例1："一·二八""事变(1月28日) "一二·九"运动(12月9日) ，"一．一七"批示(1月17曰) "一一．一O"案件(11月10日)
示例2：五四运动 五卅运动 七七事变 五一国际劳动节 "五二O"声明 "九一三"事件
6．物理量
物理量量值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位小学和初中教科书、非专业科技书刊的计量单位可使用中文符号。
示例：8 736．80km(8 736．80千米) 600g(600克) 100kg -150ks(100千克-150千克) 12．5m2(12．5平方米) 外形尺寸是400mmX200mmX300mm(400毫米X200毫米X300毫米 340C-·390 C (34摄氏度-39摄氏度) 0．59A(0；59安[培))
7．非物理量
7．1 一般情况下应使用阿拉伯数字。
示例：．21．35元 45．6万元 270美元 290亿英镑 48岁 11个月 1 480人 4．6万册 600幅 550名
7．2 整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。
示例１：一个人 三本书 四种产品 六条意见 读了十遍 五个百分点
示例2：截至1984年9月，我国高等学校有新闻系6个，新闻专业7个，新闻班1个，新闻教育专职教员274人，在校学生1561人。
8．多位整数与小数
8.1阿拉伯数字书写的多位整数和小数的分节
8.1.1专业性科技出版物的分节法：从小数点起，向左和向右每三位数字一组，组间空四分之一个汉字(二分之一个阿拉伯数字)的位置。
例：2748 456 3.141 592 65
8.1.2非专业性科技出版物如排版留四分空有困难，可仍采用传统的以千分撇"，"分节的办法。小数部分不分节。四位以内的整数也可以不分节。
例：2,748,456 3.14159265 8703
8.2拉伯数字书写的纯小数必须写出小数点前定位的"0"。小数点是齐底线的黑圆点"．"。
例：0.46不得写成．46和0·46
8.3尾数有多个"0"的整数数值的写法
8.3.1专业性科技出版物根据GB 8170-87关于数值修约的规则处理。
非科技出版物中的数值一般可以"万"、"亿''作单位。
示例：三亿四千五百万可写成345，000，000，也可写成34，500万或3.45亿，但一般不得写作-3亿4千5百万。
8.4数值巨大的精确数字，为了便于定位读数或移行，作为特例可以同时使用"亿、万"作单位。
示例：我国1982年人口普查人数为10亿817万5288人；1990年人口普查人数为11亿3368万2501人。
8.5 一个用阿拉伯数字书写的数值应避免断开移行。
8.6 阿拉伯数字书写的数值在表示数值的范围时，使用浪纹式连接号"~"。
示例：150千米~200千米 -360 C~80 C 2 500元~3000元
9．概数和约数
9．I相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿?quot;、"隔开。
示例：二三米 一两个小时 三五天 三四个月 十三四吨 二二十个 四十五六岁 七八十种 二三百架次 一千七八百元 五六万套
9．2 带有"几"字的数字表示约数，必须使用汉字。
示例：几千年 十几天 一百几十次 几十万分之一
9．3 用"多""余""左右""上下""约"等表示的约数一般用汉字。如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字，其中既有精确数字，也有用"多"、"余"等表示的约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。
示例1：这个协会举行全国性评奖十余次，获奖作品有一千多件。协会吸收了约三千名会员，其中三分之二是有成就的中青年。另外，在三十个省、自治区、直辖市还设有分会。
示例2：该省从机动财力中拿出、1 900万元，调拨钢材3000多吨、水泥2万多吨、柴油》400吨，用于农田水利建设。
10．代号、代码和序号
部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，用阿拉伯数字。序数词即使是多位数也不能分节。
示例：84062部队 国家标准GB2312--80 国办发[1987]9号文件 总3147号 国内统一刊号CN 11-1399 21／22次特别快车 HP-3000型电子计算机 85号汽油 维生素B12
11．引文标注
引文标注中版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，一般使用阿拉伯数字。
示例1：列宁：《新生的中国》，见《列宁全集》，中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。
示例2：刘少奇：《论共产党员的修养》，修订2版，76页，北京人民出版社，1962。
示例3：李四光：《地壳构造与地壳运动》，载《中国科学)，1973(4)，400-429页。
示例4：许慎：《说文解字》，影印陈昌治本，126页，北京，中华书局，1963。
示例5：许慎：《说文解字》，四部丛刊本，卷六上，九页。
12．横排标题中的数字
横排标题涉及数字时，可以根据版面的实际需要和可能作恰当的处理。
13．竖排文章中的数字
提倡横排。如文中多处涉及物理量，更应横排。竖排文字中的数字除必须保留的阿拉伯数字外，应一律用汉字。必须保留的阿拉伯数字、外文字母和符号均按顺时针方向转90度。
14．字体
出版物中的阿拉伯数字，一般应使用正体二分字身，即占半个汉字位置。
恋 爱 的 真 谛（节选）
李燕杰
什么叫爱情？不同的人有着不同的回答。有人把它比作鲜花，从中可以获得无限的幸福；有人把它比作苦酒，给人以痛苦和忧愁。这些无疑都是片面的。爱情是一种复杂、圣洁、崇高的感情活动，它关系到事业、理想和人生。它是由两颗心灵弹拨出来的和弦，而不是单独一方面发出的独奏曲。因此，恩格斯说过，爱情要以“互爱为前提”，要获得真正的爱情，除了男女双方要有共同的理想基础之外，还要在性格、感情、志趣、气质等方面投合默契，互相倾慕，情真意合。它是由衷强烈的，来不得半点勉强凑合。
许多人都读过《红楼梦》，在宝玉面前有两个爱情对象，一个是林黛玉，一个是薛宝钗，相比之下，哪个真美，哪个假美？开始贾宝玉在爱情生活上确不够专一，时而觉得黛玉妩媚，时而觉得宝钗端庄，动摇在两个爱情之间。后来，为什么宝玉把爱情转移到了潇湘馆呢？这不仅仅是因为黛玉有妩媚的容貌，更主要的是她追求的高尚生活，有与腐败的现实生活相悖的丰富的内心世界；是因为他俩有共同的理想，共同的爱好，共同的语言。他们俩相亲相爱，黛玉每天用高尚的、纯洁的专一的爱情影响着宝玉；宝玉每天也用自己美好的心灵影响着黛玉。他们爱得那么专、那么纯、那么深沉。但是在那个时代，爱情和婚姻是漠不相关的两件事。自由与纯真的爱情只能以悲惨的结局而告终。最后宝玉被骗与宝钗结婚，黛玉在病床上结束了自己的生命。真正的爱情被践踏，美满的婚姻被埋葬。这就是那个时代，那个社会造成的悲剧。
今天，在我们这个国家里，造成爱情悲剧的时代偏见和社会根源已经不复存在了，我们这一代青年男女，有更充分的条件去追求至真、至善、至美的爱情生活。但是倘若我们忘记了爱情应当是一个人心灵中最美好的情感的表现，不能摆正爱情在自己生活中的位置，那么也难免演成新的悲剧，或者亵渎了男女青年之间这种圣洁的感情。现在有些青年人就不知道什么叫爱情，谈恋爱时只看对方的容貌、金钱、地位，如有位女青年公开提出她找对象只有两个条件，一是漂亮，二是有钱，不谈感情，找到合乎条件的对象后就结婚了，可是真正的结果是结婚没有多久就离婚，这样能获得真正的幸福吗？
爱情不是儿戏，不是可以买卖的商品，它需要的是一颗纯洁的心，专一而真挚的感情，共同的思想，共同的追求，这就是恋爱的真谛，也就是上面两个故事从正反两个方面使我们做出的结论。……
（摘自李燕杰《爱情与美》，引自曾利文主编《应用写作》，中南工业大学出版社，长沙1991有删改）
[例文简析]
这是一篇演讲辞，全文以“什么是爱情”设问切入，以宝黛钗爱情悲剧和现实生活中人们的爱情观剖析推论，以“共同的思想，共同的追求”作结深化，较好地回答了一个人们十分关注的话题。整个演讲辞写作主旨鲜明，材料典型，给了我们很好的启示。
国务院公文主题词表
（国务院办公厅秘书局 １９９７年１２月修订）
为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，特编制《国务院公文主题词表》（以下简称词表）。词表主要用于标引国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门上报国务院及其办公厅的文件。
一、编制原则
（一）词表结构务求合乎逻辑，具有较宽的涵盖面，便于使用。
（二）词表体现文档管理一体化的原则，即词表中主题词的区域分类和类别词可分别做为档案分类中的大类和属类。
二、体系结构
（一）词表共由１５类１０４９个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有１３类７５１个主题词，附表有２类２９８个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。如“体制”、“职能”、“编制”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
（二）１９９８年１２月和１９９４年４月修订的词表中曾列入本词表中而不再继续用作标引的主题词，用黑体单列在区域分类的最后部分。
三、标引方法
（一）一份文件的标引，除类别词外最多不超过５个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。
（二）标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。
（三）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。
（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，可标“科技、体制、改革、决定”。
（五）当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。
（六）列在区域分类最后，用黑体标出的主题词只供检索用，不再用作标引。
（七）附表中的主题词与主表中的主题词具有同等效力，标引方法相同，不同的是，如果附表中所列的国家、地区的实际名称发生了变化，使用本表的各单位可先按照变化后的标准名称进行修改和使用。国务院办公厅秘书局将定期修订附表。
四、词表管理
（一）本词表由国务院办公厅秘书局负责管理和解释，具体工作由档案数据处承办。
（二）本词表自１９９８年２月１日起执行，１９９４年４月修订的词表同时废止。
国务院公文主题词表
０１．综合经济（７７个）
０１Ａ计划
规划 统计 指标 分配 统配 调拨
０１Ｂ经济管理
经济 管理 调整 调控 控制 结构 制度 所有制 股份制 责任制 流通 产业 行业 改革 改造 竞争 兼并 开放 开发 协作 资源 土地 资产 资料 产权 物价 价格 投资 投标 经营 生产 转产 项目 产品 质量 承包 租赁 合同 包干 国有 国营 私营 集体 个体 企业 公司 集团 合作社 普查 工商 商标 注册 广告 监督 增产 效益 节约 浪费 破产 亏损 特区 开发区 保税区 展销 展览
商品化 横向联系 第三产业 生产资料
０２．工交、能源邮电（６９个）
０２Ａ工业
冶金 钢铁 地矿 机械 汽车 电子 电器 仪器 仪表 化工 航天 航空 核工 船舶 兵器 军工 轻工 有色金属 盐业 食品 印刷 包装 手工业 纺织 服装 丝绸 设备 原料 材料 加工
０２Ｂ交通
铁路 公路 桥梁 民航 机械 航线 航道 空中管制 飞机 港口 码头
口岸 车站 车辆 运输 旅客
０２Ｃ能源
石油 煤炭 电力 燃料 天然气 煤气 沼气
０２Ｄ邮电
通信 电信 邮政 网络 数据
民品 厂矿 空运 三线 通讯 水运 运费
０３．旅游、城乡建设、环保（４２个）
０３Ａ旅游
０３Ｂ服务业
饮食业 宾馆
０３Ｃ城乡建设
城市 乡镇 基建 建设 建筑 建材 勘察 测绘 设计 市政 公用事业
监理 环卫 征地 工程 房地产 房屋 住宅 装修 设施 出让 转让 风景名胜 园林 岛屿
０３Ｄ环保
保护区 植物 动物 污染 生态 生物
风景 饭店 城乡 国土 沿海
０４．农业、林业、水利、气象（５６个）
０４Ａ农业
农村 农民 农民负担 农场 农垦 粮食 棉花 油料 生猪 蔬菜 糖料
烟草 水产 渔业 水果 经济作物 农副产品 副业 畜牧业 乡镇企业 农膜
种子 化肥 农药 饲料 灾害 以工代赈 扶贫
０４Ｂ林业
绿化 木材 森林 草原 防沙治沙
０４Ｃ水利
河流 湖泊 滩涂 水库 水域 流域 水土保持 节水 防汛 抗旱 三峡
０４Ｄ气象
气候 预报 预测
烟酒 土特产 有机肥 多种经营 牧业
０５．财政、金融（５７个）
０５Ａ财政
预算 决算 核算 收支 财务 会计 税务 税率 审计 债务 积累 经费 集资 收费 资金 基金 租金 拨款 利润 补贴 折旧费 附加费 固定资产
０５Ｂ金融
银行 货币 黄金 白银 存款 贷款 信贷 贴现 通货膨胀 交易 期货
利率 利息 贴息 外汇 外币 汇率 债券 证券 股票 彩票 信托 保险 赔偿 信用社
现金 留成 流动资金 储蓄 费用 侨汇 折旧率
０６．贸易（５２个）
０６Ａ商业
商品 物资 收购 定购 购置 市场 集贸 酒类 副食品 日用品 销
售 消费 批发 供应 零售 拍卖 专卖 订货 营业 仓库 储备 储运
货物
０６Ｂ外贸
对外援助 军贸 进口 出口 引进 海关 缉私 仲裁 商检 外商 外资
合资 合作 关贸 许可证 驻外企业
贸易 倒卖 外向型 议购 议售 垄断 经贸 贩运 票证 外经 交易会
０７．外事（４２个）
０７Ａ外交
对外政策 对外关系 领土 领空 领海 外交人员 建交 公约 大使 领事 条约 协定 协议 议定书 备忘录 照会 国际 涉外事务 抗议
０７Ｂ外事
国际会议 国际组织 对外宣传 出访 出国 出入境 签证 护照 邀请 来访 谈判 会谈 会见 接见 招待会 宴会 外国人 外宾 对外友协 外国专家
涉外
０８．公安、司法、监察（４６个）
０８Ａ公安
警察 武警 警衔 治安 非法组织 安全 保卫 禁毒 消防 防火 检查
扫黄 案件 处罚 户口 证件 事件 危险品 游行 海防 边防 边界 边境
０８Ｂ司法
政法 法制 法律 法院 律师 检察 程序 公证 劳改 劳教 监狱
０８Ｃ监察
廉政建设 审查 纪检 执法 行贿 受贿 贪污 处分
侦破
０９．民政、劳动人事（８５个）
０９Ａ民政
基层政权 选举 行政区划 地名 人口 双拥工作 社会保障 社团 救灾
救济 募捐 婚姻 移民 抚恤 慰问 调解 老龄问题 烈士 纠纷 残疾人 墓地 殡葬 社区服务
０９Ｂ机构
驻外机构 体制 职能 编制 精简 更名
０９Ｃ人事
行政人员 干部 公务员 考核 录用 职工 家属 子女 知识分子 专家
参事 院士 文史馆员 履历 聘任 任免 辞退 退职 职称 待遇 离休 退休 交流 安置 调配 模范 表彰 奖励
０９Ｄ劳动
就业 失业 招聘 合同制 工人 保护 劳务 第二职业 事故
０９Ｅ工资
津贴 奖金 福利 收入
老年 简历 劳资 人才 招工 待业 补助 拥军优属 丧葬 奖惩
１０．科、教、文、卫、体（７３个）
１０Ａ科技
科学 技术 科普 科研 鉴定 标准 计量 专利 实验 情报 计算机 自动化 信息 卫星 地震 海洋
１０Ｂ教育
学校 教师 招生 学生 培训 毕业 学位 留学 教材 校办企业
１０Ｃ文化
文字 文史 文学 语言 艺术 古籍 图书 宣传 广播 电视 电影 出版 版权 报刊 新闻 音像 文物 古迹 纪念物 电子出版物
１０Ｄ卫生
医院 中医 医疗 医药 药材 防疫 疾病 计划生育 妇幼保健 检验 检疫
１０Ｅ体育
运动员 教练员 运动会 比赛
馆所 院校 校舍 地方志 软科学 社科
１１．国防（２４个）
１１Ａ军事
军队 国防 空军 海军 征兵 服役 转业 民兵 预备役 军衔 复员 文职 后勤 装备 战备 作战 训练 防空 军需 武器 弹药 人武
退伍
１２．秘书、行政（７４个）
１２Ａ文秘工作
机关 国旗 国徽 机要 印章 信访 督查 保密 公文 档案 会议 文件 秘书 电报 提案 议案 谈话 讲话 总结 批示 汇报 建议 意见 文章 题词 章程 条例 办法 细则 规定 方案 布告 决议 命令 决定 指示 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要
１２Ｂ行政事务
行政 工作制度 纪念活动 庆典活动 休假 节假日 着装 参观 接待 措施 调查 视察 考察 礼品 馈赠 服务
出席 发言 转发 名单 批准 审批 信函 事务 活动 纪要 督察
１３．综合党团（５４个）
１３Ａ党派团体
共产党 民主党派 共青团 团体 工会 协会 学会 民间组织 文联 妇女 儿童 基金会
１３Ｂ统战
政协 民主人士 爱国人士
１３Ｃ民族
民族区域自治 民族事务
１３Ｄ宗教
寺庙
１３Ｅ侨务
外籍华人 归侨 侨乡
１３Ｆ港澳台
香港问题 澳门问题 台湾问题
１３Ｇ综合
整顿 形势 社会 精神文明 法人 发展 其它 试点
推广 青年 政治 范围 党派 组织 领导 方针 政策 党风 事业 咨询 中心 清除
附表
０１．中国行政区域（５４个）
０１Ａ华北地区
北京 天津 河北 山西 内蒙古
０１Ｂ东北地区
辽宁 吉林 黑龙江
０１Ｃ华东地区
上海 江苏 浙江 安徽 福建 江西 山东
０１Ｄ中南地区
河南 湖北 湖南 广东 广西 海南
０１Ｅ西南地区
四川 贵州 云南 西藏 重庆
０１Ｆ西北地区
陕西 甘肃 青海 宁夏 新疆
０１Ｇ台湾
０１Ｈ香港
０１Ｉ澳门
哈尔滨 沈阳 大连 青岛 厦门 宁波 武汉 广州 深圳 海南岛 西安
单列市 省市 自治区
０２．世界行政区域（２４４个）
０２Ａ亚洲
中国 蒙古 朝鲜 韩国 日本 越南 老挝 柬埔寨 缅甸 泰国 马来西亚 新加坡 文莱 菲律宾 印度尼西亚 东帝汶 尼泊尔 锡金 不丹 孟加拉国 印度 斯里兰卡 马尔代夫 哈萨克斯坦 吉尔吉斯斯坦 塔吉克斯坦 乌兹别克斯坦 土库曼斯坦 格鲁吉亚 阿塞拜疆 亚美尼亚 巴基斯坦 阿富汗 伊朗 科威特 沙特阿拉伯 巴林 卡塔尔 阿联酋 阿曼 也门 伊拉克 叙利亚
黎巴嫩 约旦 巴勒斯坦 以色列 塞浦路斯 土耳其
０２Ｂ欧洲
冰岛 法罗群岛 丹麦 挪威 瑞典 芬兰 爱沙尼亚 拉脱维亚 立陶宛 俄罗斯 白俄罗斯 乌克兰 摩尔多瓦 波兰 捷克 斯洛伐克 匈牙利 德国 奥地利 列支敦士登 瑞士 荷兰 比利时 卢森堡 英国 爱尔兰 法国 摩纳哥 安道尔 西班牙 葡萄牙 意大利 梵蒂冈 圣马力诺 马耳他 南斯拉夫 斯洛文尼亚 克罗地亚 波黑 马其顿 罗马尼亚 保加利亚 阿尔巴尼亚 希腊
０２Ｃ非洲
埃及 利比亚 突尼斯 阿尔及利亚 摩洛哥 西撒哈拉 毛里塔尼亚 塞内加尔 冈比亚 马里 布基纳法索 佛得角 几内亚比绍 几内亚 塞拉利昂 利比里亚 科特迪瓦 加纳 多哥 贝宁 尼日尔 尼日利亚 喀麦隆 赤道几内亚
乍得 中非 苏丹 埃塞俄比亚 吉布提 索马里 肯尼亚 乌干达 坦桑尼亚 卢旺达 布隆迪 刚果民主共和国 刚果 加蓬 厄立特里亚 圣多美和普林西比
安哥拉 赞比亚 马拉维 莫桑比克 科摩罗 马达加斯加 塞舌尔 毛里求斯 留尼汪 津巴布韦 博茨瓦纳 纳米比亚 南非 斯威士兰 莱索托 圣赫勒拿
０２Ｄ大洋洲
澳大利亚 新西兰 巴布亚新几内亚 所罗门群岛 瓦努阿图 新喀里多尼亚
斐济基里巴斯 瑙鲁 密克罗尼西亚联邦 马绍尔群岛共和国 帕劳 北马里亚纳群岛自由联邦 关岛 图瓦卢 瓦利斯群岛和富图纳群岛 西萨摩亚 美属萨摩亚
纽埃 托克劳 库克群岛 汤加 法属波利尼西亚 皮特凯恩群岛
０２Ｅ美洲
格陵兰 加拿大 圣皮埃尔和密克隆 美国 百慕大 墨西哥 危地马拉 伯利兹 萨尔瓦尔 洪都拉斯 尼加拉瓜 哥斯达黎加 巴拿马 巴哈马 特克斯群岛和凯科斯群岛 古巴 开曼群岛 牙买加 海地 多米尼加 波多黎各 美属维尔京群岛 英属维尔京群岛 圣基茨和尼维斯 安圭拉 安提瓜和巴布达 蒙特塞拉特 瓜德罗普 多米尼克 马提尼克 圣卢西亚 圣文森特和格林纳丁斯 巴巴多斯 格林纳达 特立尼达和多巴哥 荷属安的列斯 阿鲁巴 哥伦比亚 委内瑞拉 圭亚那 苏里南 法属圭亚那 厄瓜多尔 秘鲁 巴西 玻利维亚 智利 阿根廷 巴拉圭 乌拉圭
苏联 民主德国 联邦德国 捷克斯洛伐克 扎伊尔 留尼汪岛 圣赫勒拿岛和阿森松岛等 贝劳 马绍尔群岛 北马里亚纳群岛 东萨摩亚 圣皮埃尔和密克隆群岛 百慕大群岛 多米尼加共和国 多米尼加联邦 荷属安的列斯群岛
发布部门：国务院办公厅 发布日期：1997年12月01日 实施日期：1997年12月01日 (中央法规)
国家行政机关
公文处理办法
第一章 总 则
第二章 公文种类
第三章 公文格式
第四章 行文规则
第五章 发文办理
第六章 收文办理
第七章 公文归档
第八章 公文管理
第九章 附 则 国家行政机关公文处理办法
第一章 总 则
第二章 公文种类
第三章 公文格式
第四章 行文规则
第五章 发文办理
第六章 收文办理
第七章 公文归档
第八章 公文管理第九章 附 则
国家行政机关公文处理办法
国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
国发〔2000〕23号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。
国 务 院
二○○○年八月二十四日
[编辑本段]第一章 总 则
第一条 为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。
第二条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条 各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条 各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
[编辑本段]第二章 公文种类
第九条 行政机关的公文种类主要有：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三） 公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
[编辑本段]第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准a4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
[编辑本段]第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
第十八条 属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十三条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
[编辑本段]第五章 发文办理
第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名 、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十六条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十七条 公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
[编辑本段]第六章 收文办理
第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。
第三十一条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第三十二条 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十四条 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
第三十六条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
[编辑本段]第七章 公文归档
第三十八条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十一条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
第四十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
[编辑本段]第八章 公文管理
第四十四条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十五条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第四十六条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第四十七条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第四十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。
第五十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第五十二条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十三条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
[编辑本段]第九章 附 则
第五十四条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。
第五十五条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
第五十六条 各级行政机关的办公厅（室）对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
第五十七条 本办法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。
行政机关公文的常见错误
（一）文件内容方面存在的问题
按照《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号，以下简称《办法》）发文办理规定，草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定。但有些文件内容与政策规定不符。
（二)行文关系方面存在的问题
1．报送渠道不规范
按照《办法》关于各种公文适用范围的规定，上行公文（请示、报告）应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。如果办理上级机关内设机构可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用函。有些报告、请示的主送单位打印上级机关的办公厅或其他内设机构，或以本机关办公室的名义向上级机关的办公厅请示、报告单位的工作。
2. “请示”主送上级机关并领导个人
按照《办法》的规定，“请示”一般只写一个主送机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、和“报告”。但有些单位将“请示”主送上级机关并署领导个人。
3. 在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构
按照公文处理工作有关规定，公文发送给一个单位后，都由收文单位的办公厅（室）负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门，发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。但有些单位在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。
(三)行文规则方面存在的问题
1. “报告”在行文规则方面存在的问题
按照公文处理工作有关规定，向上级机关报告事项，应用上行文格式；须有主送单位，注明签发人姓名；报告不得夹带请示事项；下行文不应署签发人姓名，不能用上行文格式。但有些单位用下行文格式印制报告；报告无主送单位，无签发人；在报告中夹带请示事项，结尾出现“请阅示”字样，混淆了与“请示”的用语规范；有些下行文使用上行文格式。
2. “请示”在行文规则方面存在的问题
按照公文处理有关规定，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行；文件结尾应当使用“请批示”等规范的请示用语。但有些单位用下行文格式印制请示；有些没有以附注注明联系人姓名及电话；有些虽然标注了联系人和联系方式，但附注位置不规范；有些文件结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语；还有在请示中“以上请示，如无不妥，请求批准”一句为结束语后，又接着写了一段文字也是不对的。
（四）公文要素方面存在的问题
1．公文份数序号
按照保密要求，机密级以上秘密公文应在每份文件上标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。具体执行中出现报告是机密等级，却未标明份数序号的情况。
2. 发文字号
发文字号中的年度括号应使用“〔〕”，序号不编虚位，不加“第”字。但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“（）”或“[ ]” 、还有编虚位、发文字号错误现象。
3. 签发人
国家标准规定：上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。有些文件中“签发人”未用3号仿宋体字；有的将“签发人”标识为“签发”；有的未用3号楷体字标识签发人姓名。
4. 公文标题
《办法》规定，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。行政公文标题中的文种部分，必须与国家规定的13个法定文种一致。有的单位以“报告”文种报送业务或其他事项时，往往在标题中的文种部分出现《……的业务调查报告》、《……的专项报告》、《……的专项分析报告》等提法，形成文种不规范现象。应当统一表述为《……**调查的报告》、《……（某专门事项）的报告》。还有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”，将“通知”写作“方案”，将“报告”写作“汇报”。有些文件公文标题中滥用标点符号。
5. 主送机关
《办法》规定，主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。但有些单位将主送单位“上级机关”写为“国家上级机关”；有些简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合简报的行文格式。
6. 公文正文
《办法》规定，正文结构层次序数，第一层为“一、”,第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一；公文中多次出现某单位的名称时，应当首先引用其全称，同时标注其规范简称，然后均使用规范简称。
有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用“、”，而没有用“．”；同一文件内层次序号用法不统一；页之间文字不衔接、出现断行、缺页；正文内对同一审计对象先后使用了多种不同称谓。
7. 附件
国家标准规定：公文如有附件，正文后应标识“附件”；附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；附件应与公文正文一起装订，页码连续编排；附件的序号和名称前后标识应一致；公文附件如果是表格，仍标识为“附件”，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。
有些文件带附件，但没有在正文结尾处作附件说明；有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致；有些文件附件称谓比较混乱，有的写作“附”，有的写作“附表”；附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。
有些附件与正文印在同一页，不符合附件与正文分页印制的规范；有些附件没有与正文统一编排页码；有些表格排版装订时朝向不规范；有些文件仅在左上角订一钉；有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。
8. 成文时间
成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“○”写为“零”英文“O”或数字“0”。
9. 印章
《办法》规定，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。在实际运用中，出现联合上报的公文，发文机关都加盖了印章。
按照公文排版规定，印章须与正文安排在同一页内，印章所在页不得出现“此页无正文”字样；印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔。如果印章与正文在同一页安排不下时，应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距，以使印章与正文同页，即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制。
9. 版记应当位于文件封底，最后一个要素应当置于版面最后一行。有的文件没有版记，有的版记没有位于封底。
（五）排版规格与印制装订方面存在的问题
1. 排版规格
国家标准规定，公文纸张规格为A4型纸，一份公文纸张规格应当保持一致（有些表格例外）。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。但有些单位的文件A4型与16开纸张混用，文件封面与正文纸张规格不同；排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。还有的行距过大或过小。
2. 印刷、装订
国家标准规定，公文双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。一份文件应统一顺次编排页码。
有些单位的公文为单面印刷，有的还在左上角装订；有的公文页码标识的位置不对，有的没有一字线或一字线字号不规范；有些公文空白页和空白页以后的页标识了页码；转发几份文件的通知，全文未统一顺次编排页码，而是被转发的几份文件页码自成体系。
3. 标题字号
国家标准规定：公文标题用2号小标宋体字，置于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文一级小标题字型使用长城小标宋体或黑体。
有些单位的公文标题使用仿宋体或黑体；字号使用小二号或者三号；字体被加粗；与红色反线之间未空出两个行距。公文一级小标题字型没有使用长城小标宋体或黑体，而是与正文其他部分一样使用仿宋体或仿宋体加粗。
（六）数字及标点符号方面存在的问题
1. 数字。《办法》规定，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。但使用过程中有应使用阿拉伯数字却用汉字、数字写法不规范等现象存在。
数字精确到某一单位的个位数时，其小数点后数字的省略表述“余”字应置于单位词之后。另外，同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一。
数字、年份不能回行。
2. 标点符号。 国家标准中关于标点符号用法和出版物上数字用法规定：句子内部并列词语之间用顿号；两个数字并列连用表示概数，数字之间不得用顿号。
有些文件在对有关部委所属二、三级单位进行审计的表述中，将其写作“二三级单位”，“二三”之间缺少顿号，使得两个预算级次与概数的概念相混淆；“二、三十个”，属于相邻的两个数字并列连用表示概数，中间不应用顿号隔开。
如使用书名号，其内应写全称。例如：《会计法》，如用书名号就写全称《中华人民共和国会计法》，如用“会计法”，则不应加书名号。
波折号长度应为两个汉字宽度，但是有的文件里只有一个汉字的宽度，容易与“一”字混淆。
（七）文字方面存在的问题
文字方面存在用词重复、概念交叉、词语不搭配现象；有些单位行文用语口头化，导致概念不准确或不规范现象在公文中出现；有些出现错字、别字、用词不当现象。
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