常用公文格式标准
为进一步规范公司公文格式,参照《国家行政机关公文格式》,结合公司工作实际,特制定本标准对几种常用公文格式进行规范。
一、请示报告
请示报告适用于向公司领导请示工作,请求答复、批准。
1、标题采用“关于×××××××的请示报告”字样,用小2号宋体字(可加粗),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
2、标题下空1行,左侧顶格用4号宋体字写上“公司领导”(可加粗),之后标全角冒号,再下1行开始写正文。
3、正文用4号宋体字,要简明扼要、层次清楚。
4、正文结尾单独一行左空2格写“妥否,请批示”。
5、若有附件,在正文下空1行左空2字,标识“附件”,后标全角冒号和名称。公文仅有1个附件时,附件名称前不标识序号,有多个附件时,应在附件名称前用阿拉伯数码标识序号(如“附件:1. ×××”);附件名称后不加标点符号。
6、最后以“××部门”和日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全;“零”写为“〇”;成文日期的标识位置应居右空4字。
7、请示报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名,签名置于成文日期之下。
8、请示报告的具体格式样本见附件1。
二、报告
报告适用于向平级职能主管部门提交需求申请,需要主管部门给予明确的审核意见。涉及到费用的报告均提交给财务信息部,由财务信息部进行审核后向总裁提交专项请示报告,请示报告中写明审核结论和意见建议,并附上申请部门的报告原件(或复印件)。人员调动申请向人力资源及管理部提交报告;办公物品采购申请向综合办公室提交报告。
1、标题用“关于×××××××的报告”字样,用小2号宋体字(可加粗),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
2、标题下空1行,左侧顶格用4号宋体字(可加粗)写上“财务信息部(或人力资源及管理部、综合办公室)”,之后标全角冒号,再下1行开始写正文。
3、正文用4号宋体字,每自然段左空2字,回行顶格。
4、若有附件,格式见前文。
6、最后以“××部门”和日期结束,格式见前文。
7、报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名,签名置于成文日期之下。
8、报告的具体格式样本见附件2。
三、通知
通知适用于传达公司领导的指示;部署工作;下达各类计划;要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项。
1、通知的标题为“关于××××的通知”字样,用小2号宋体字居中排列(可加粗)。
2、标题下空1行,左侧顶格用4号宋体字写上“商管公司各部门(或特定的部门)”,之后标全角冒号,再下1行开始写正文。正文格式参照前文所述。
3、以“商业管理有限公司(或发文部门)”和日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全;“零”写为“〇”;日期的标识位置应居右空4字。
4、通知的具体格式样本见附件3。
四、工作联系函
工作联系函适用于商管公司与集团公司、商管公司各部门之间相互商洽工作、询问或答复问题,向有关平级或不相隶属的部门请求解决处理问题。
工作联系函分为两类:一是发往集团公司相关部门的函件(含集团来函);二是商管公司内部各部门之间往来的函件。
工作联系函的行文要把需解决的问题描述得清清楚楚,让接收部门明白函件所要表述的意思。发函前,必须与对方进行充分沟通,并在函件开头写明双方沟通的情况。
凡是涉及到费用问题的函件必须经总裁签字以后方可发送。
1、发往集团公司的联系函:
1.1、标题为“商业管理公司工作联系函”,用2号宋体字加粗,居中排列,左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。
1.2、标题下空1行标注“报:董事长,总裁”,再下一行标注“送接单位:集团配套部”,之下4mm处印一条与版心等宽的反线。
1.3、反线下左侧顶格用4号宋体字写上“××××(部门)”,之后标全角冒号,再下1行开始写函件正文。
1.4、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果,可以这样写“×年×月×日,经与贵部××商讨,就××问题达成如下意见:”。
1.5、若有附件,见前文中规定的格式。
1.6、另起一行写“要求工作完成时间:××××”,突出标明要求完成的时间节点。
1.7、正文最后以“商业管理有限公司××部门”和日期结尾,日期格式参照前文。
1.8、日期后另起一行写“函件起草部门负责人:××”,由起草部门负责人亲笔签名确认。
1.9、下一行写“综合办公室负责人:××”,由函件转发部门综合办公室负责人亲笔签名。之下,印一条与版心等宽的反线。
1.10、反线下分别写“接收部门(签收): ××”、“行政秘书(签收)××”字样。
1.11、发往集团的工作联系函具体格式样本见附件4。
2、商管公司内部各部门之间往来的工作联系函:
2.1、标题为“商业管理公司工作联系函”,用2号宋体字加粗,居中排列,左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。
2.2、标题下空1行左侧顶格用4号宋体字写上“××××(部门)”,之后标全角冒号,再下1行开始写函件正文。重要函件也可以报送总裁(格式参照前文)。
2.3、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果。再叙述问题,提出意见和要求。
2.4、若有附件,见前文中规定的格式。
2.5、另起一行写“要求工作完成时间:××××”,突出标明要求完成的时间节点。
2.6、正文最后以“××部门”和日期结尾,日期格式参照前文。
2.7、日期后另起一行写“函件起草部门负责人:××”,由起草部门负责人亲笔签名确认。之下,印一条与版心等宽的反线。
2.8、反线下写“接收部门(签收): ××”字样。
2.9、内部往来的工作联系函具体格式样本见附件5。
五、公司正式红头文件
公司的正式红头文件由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称为主体;置于主题词以下的各要素统称为版记。
1、眉首
文件头使用“商业管理有限公司文件”字样,使用一号宋体字,居中排列,用红色标识。下一行为发文字号,由发文代字、年份和序号组成,用小3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“﹝﹞”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
2、主体
红色反线下空1行写公文标题,用小2号宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
标题下空1行,写主送部门“商管公司各部门(或特定部门)”左侧顶格用4号宋体字标识,部门名称之后标全角冒号。
主送部门名称下1行,开始写公文正文,每自然段左空2字,数字、年份尽量不回行(可采用改变字体间距的办法进行调整),使用4号宋体字。
公文如有附件,在正文下空1行左空2字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1. ×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。若附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
主体部分以发文部门和成文日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全;“零”写为“〇”;成文日期的标识位置应居右空4字。
正式文件还应在发文部门和成文日期上加盖公章。
3、版记,包括主题词、抄送部门、印发部门和印发日期。
“主题词”用小3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用4号宋体字;词目之间空1字。
再依次分行写“发:各部门经理”、“送:各副总裁、各总监”、“报:董事长、总裁”、“存:档案室”。
印发部门和印发日期,位于“存:档案室”之下占1行位置;印发部门写“商业管理有限公司××部门”;印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。
4、正式红头文件具体格式样本见附件6。
六、会议纪要
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
1、标题为“商管公司××××会议纪要”,用1号宋体字居中排列,红色标识。
2、标题下写“商管(×)字﹝××﹞××号”,红色标识,用4号仿宋字居中排列,发文字号格式参照前文,之后印一条与版心等宽的红色反线。
3、反线下用4号宋体字左顶格依次分行写上“会议时间:××××”、“会议地点:××××”、“参加人员:××××”、“会议主持:××××”、“会议记录:××××”。
4、之后正文部分用4号宋体字写明会议主要内容。
5、最后附上版记,格式参照前文。
6、物业公司的会议纪要参照上述要求执行。
7、会议纪要具体格式样本见附件7。
七、附则
1、本标准由综合办公室负责制定并解释,自批准下发之日起执行。
2、本标准仅用于商管公司内部印发的公文,所有报送政府机关部门的公文函件一律按《国家行政机关公文格式》要求执行。
附件:1.请示报告的格式样本
2.报告的格式样本
3.通知的格式样本
4.发往集团的工作联系函格式样本
5.商管公司内部往来的工作联系函格式样本
6.正式红头文件的格式样本
7.会议纪要的格式样本
附件1
关于×××××的请示报告
公司领导:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
妥否,请批示。
××(部门)
二〇一〇年×月×日
(部门负责人签字)
附件2
关于×××××的报告
财务信息部(或××部门):
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
以上内容,请审核。
××(部门)
二〇一〇年×月×日
(部门负责人签字)
附件3
关于×××××的通知
商管公司各部门:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
商业管理有限公司
××××(部门)
×年×月×日
附件4:(发往集团的函件格式)
商业管理公司工作联系函
报:董事长,总裁
送接收单位:
××(部门):
(首先要写明双方事前沟通的情况和结果,然后开始写正文内容)
附件:××××××
要求工作完成时间:××
商业管理有限公司
××部门
×年×月×日
函件起草部门负责人:
综合办公室负责人:
接收部门(签收): 行政秘书(签收):
附件5:(内部函件格式)
商业管理公司工作联系函
××(部门):
(首先要写明双方事前沟通的情况和结果,然后开始写正文内容)
附件:××××××
要求工作完成时间:××
××部门
×年×月×日
函件起草部门负责人:
接收部门(签收):
附件6
商业管理有限公司文件
商管﹝2010﹞×号
×××××(标题)
商管公司各部门:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
商业管理有限公司
×年×月×日
主题词:×× ××
发:各部门经理
送:各副总裁、各总监
报:董事长 总裁
存:档案室
商业管理有限公司××部门 ×年×月×日印制
附件7
商管公司×××会议纪要
商管(×)字﹝2010﹞××号
会议时间:××××
会议地点:××××
参加人员:××××
会议主持:××××
会议记录:××××
会议内容
主题词:会议 纪要
发:各部门经理
送:各副总裁、各总监
报:董事长 总裁
存:档案室
商业管理有限公司××部门 ×年×月×日印制
一、格式
(一)秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识保密期限,标识方法与秘密等级相同,秘密等级和保密期限之间用"★"隔开。"绝密"、"机密"公文应在公文首页左上角标明份数序号。
(二)紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字。如需同时标注秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。电报应当分别标明"特提",、"特急"、"加急"、"平急"。
(三)发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加"文件"二字组成。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。行政机关联合行文,主办机关名称排列在前,行政机关与同级团体联合行文,发文机关名称按党、政、军、群的顺序排列,"文件"二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关较多,必须保证公文首页显示正文。发文机关标识字体使用小标宋体字,用红色标识。各级行政机关的发文机关标识一律用统一式样(联合行文除外)套红印刷。
(四)发文字号。由所在行政区域代字、机关代字、文种代字、年份和序号组成。如黑龙江省人民政府文件的发文字号为:"黑(所在行政区域代字)政(机关代字)发(文种代字)〔2001〕(年份)××号(序号)"。发文字号一般在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,在红色反线之上4mm处居中排布。函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。上报公文的发文字号在红色反线之上4mm处,居左空一字。联合行文,只标明主办机关发文字号。所在行政区域代字应使用规范化简称。如省政府各直属单位发文字号中的所在行政区域代字一律使用"黑"而不能使用"龙"。
1、机关代字:也应使用规范化简称。如省交通厅,应在"黑"后加"交"字。
2、文种代字:一般用"发",(上行、平行、下行文件)和"函"(平行、下行文件)2种。也可根据需要增设其他1至3种。
3、年份:一律采用公元纪年全称用六角括号"[]"括起,如[2001],不得使用[01]之类简称。
4、序号:为每年同一文种按发出时间顺序编流水号,序号不编虚位(即1不编为001),不如"第"字。
(五)签发人。各级行政机关上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。其中,"请示"应当在附注处注明联系人(应为主办单位的具体承办人员)的姓名和电话。签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字,签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
(六)公文标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。
如转发文件,原件标题过长时,可以原件发文字号代替,如"黑龙江省人民政府关于转发国务院国发〔2001〕××号文件的通知"。
公文标题中文种部分必须符合法定行文关系,必须与公文的内容性质相吻合。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。公文标题为二号宋体,在红色反线下空2行,可分一行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
(七)主送机关。指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。多家主送机关中间可加顿号、逗号。命令(令)、决定、会议纪要的主送机关写于主题词之下版权栏之上,"主送"二字用"已发"代替,后加冒号。最后一个发送单位后加句号。主送机关的全称、特称、单称概念,均应使用统一的文字表达形式,不得前后不一。如省政府下行文件的全称概念为"各行政公署,各市、县人民政府,省政府各直属单位";特称为:"各有关行政公署,各有关市、县人民政府,省政府各有关直属单位";单称为"××行政公署,××市、××县人民政府,省××委、省××厅"。
(八)公文正文。主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要,层次清楚。
正方内小标题分级为:一、(一) 1、(1)的顺序,通常一级小标题为黑体字加粗,二级小标题为楷体加粗。
(九)附件。公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识"附件",后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如:"附件:1.××××");附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识"附件",有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
(十)成文日期。成文日期以负责人的签发日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全,"零"写为"○"。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。
(十一)印章。公文除"会议纪要"和以电报形式发出的以外,一律加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。加盖印章要端正、居中。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识"此页无正文"的方法解决。
(十二)附注。公文如有附注(需要说明的其他事项),如"此件以传真形式发出"、"此件不登报"等,应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
(十三)主题词。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。"主题词"三字用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号。词目用3号小标宋体字;词目之间空1字,并刊于抄送栏横线之上。
(十四)抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在主题词下1行;左右各空1字,用3号仿宋体字标识"抄送",后标全角冒号;抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列,抄送机关间用逗号隔开,在最后一个抄送机关后标句号。同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列。人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。
(十五)印发机关和印发日期。印发机关指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期位于抄送机关之下,占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识。并在印发机关和印发日期横线右下角刊字"共印××份"。
二、用纸用字
(一)公文用字。文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字,公文标题用2号小标宋体字,正文用3号仿宋体字,正文一般每面排22行,每行排28个字。在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
(二)公文用纸。一般采用国际标准A4型(210m m×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
本文来源:https://www.2haoxitong.net/k/doc/7f2628f54693daef5ef73d96.html
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