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档案的管理制度全

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湖南省第一测绘院档案工作领导小组职责

一、认真贯彻《档案法》和有关档案工作的方针、政策、法规；
二、负责制定本机关档案工作计划、管理办法、规定、制度，并组织实施；
三、加强对本单位档案工作的管理、组织协调和地方档案部门的关系；
四、定期对档案进行鉴定，准确判断档案的保留与销毁。



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综合档案室工作职责

一、贯彻执行《档案法》、《保密法》及有关法规、政策；二、负责接收本院各种门类和载体的档案及有关保存价值的文件资料；
三、积极开发档案信息资源，为院各部门的工作提供优质服务，提高档案的利用价值；
四、严格遵守保密法规并组织实施，对本院的档案管理工作进行监督、业务指导；
五、积极主动向上级主管部门及地方档案部门汇报工作，反映情况，接受检查和监督、指导；
六、配合档案工作领导小组定期对各类档案进行鉴定，确保档案的完整与安全。


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档案人员岗位职责

一、严格遵守并执行《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》，认真贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策。
二、坚持四项基本原则，努力实现“三个代表”重要思想，热爱本职工作，刻苦钻研业务，勇于开拓创新，不断提高自身政治、文化、业务素质。
三、负责对本院各部门文件材料的归档整理工作。四、负责收集保管利用本单位全部档案，并对其进行整理、鉴定、统计，积极开发档案信息资源，提高档案利用率，为经济建设和本单位各项工作服务。
五、忠于职守，确保档案载体与档案机密的完整与安全。

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湖南省第一测绘院档案管理办法

第一章总则
第一条根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》和测绘成果资料管理有关规定，为了加强本院档案规范化、科学化、信息化管理，结合我院实际，特制定本办法。
第二条档案是本院在开展各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是我院事业进一步发展的依据，各部门必须维护档案的完整与安全。
第三条档案工作是维护本院历史真实面貌的重要基础工作，全院必须重视档案工作，把档案工作列入重要议事日程，在经费、库房设备和人员配备等方面给予保障。
第二章档案管理机构及其职责
第四条院设置测绘成果资料与档案管理中心为档案管理机构，其业务接受省、市档案行政部门的指导、监督与检查。同时，依照有关档案管理法规，对全院档案工作进行指导、监督和检查，促进档案工作进一步完善和达标。
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第五条档案室的职责
（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针、政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度。
（二）按照上级档案部门要求，整理好本院文书档案及对本院各部门档案工作进行督促和指导。
（三）组织交流档案工作经验，培训档案业务知识。
第三章档案管理
第六条凡工作中形成的本年度具有保存价值的文件材料，均由相关科室按照“谁办理、谁收集、谁整理”的立卷原则，负责相关资料、数据的收集、整理工作，按照有关规定要求，必须在规定的时限内将本部门形成的业务档案向档案管理部门移交。
第七条制定本院的《档案分类大纲》、《文件材料归档范围和不归档范围》、《档案保管期限表》，并对各类档案实行集中管理，任何单位和个人都不得据为己有或者拒绝归档。
第八条承担归档文件整理工作的部门和人员，应做好文件材料的平时积累，各种文件材料及时收集完整、齐全。各类档案的整理均符合有关规范要求。
第九条档案库房进行温湿度登记，箱柜内有防虫防霉药物，按期对档案和库房安全情况进行检查，并做好记录，不存在发霉、长虫、丢失、损毁、泄密和未按规定销毁档案等情况。
第十条档案室应建立统计制度，对档案基本情况进行登记，建立统计台帐，并对档案接收、移交、保管、利用等情况进行统
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计。
第十一条各部门向档案管理部门移交档案，必须符合规范要求整理装订，并根据案卷目录，<一式三份>清点核对，交接双方签字认可，手续清楚齐全后方可移交。
第十二条院建立档案鉴定组织，鉴定组织应深入实际加强具体指导。其任务是：根据文件材料归档要求，检查文件材料是否齐全完整，整理方法是否符合相关制度的要求，鉴定、监销本院确无保管价值的档案材料的销毁工作，并进行造册登记，写出销毁报告，报院领导批准，实施销毁。
第四章档案的开发利用
第十三条按规定程序开展档案查借阅，做好查借阅登记，并对档案利用效果事列进行登记，由档案室收集、整理上报。
第十四条本院各门类档案均编制卷案目录，全引目录（案卷文件联合目录）归档文件目录一式三套，编制文号索引，汇编发文汇集，编写大事记录。
第五章档案的基础设施和现代化管理
第十五条档案室设有档案专用库房，能容纳本单位10年形成的档案，并配备铁门、铁护窗、厚窗帘以及灭火器、温湿度计、去湿机、空调、电脑等设备；有单独档案整理室、查阅室，布置合理，室内张贴或悬挂《档案法》、《湖南省档案管理条例》和档案管理五项制度。
第十六条档案库房安装防火、放盗自动报警系统和库房恒温
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恒湿自动控制系统，并安装指定的档案管理软件，实现电脑检索，现有档案目录录入电脑，实现电子文件归档，并采用光盘存储档案原文及条目。
第六章罚则
第十七条有下列行为之一的，根据情节轻重，给与行政处分；造成损失的责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任；
（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；
（二）损失、丢失、涂改、伪造或擅自销毁档案的；（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（四）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。
第七章附则
第十八条本办法由院成果资料与档案管理中心负责解释。第十九条本办法自二00八年六月一日起实行。


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湖南省第一测绘院会计档案管理办法

一、会计档案是我院各项经济业务活动的重要史料和证据，是我院档案的重要组成部分。
会计档案包括会计凭证、会计账薄、财务报告及其它会计资料。
二、会计档案的归档范围
（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证。（二）会计账薄：总账、明细账、日记账、固定资料卡片、辅助账簿等。
（三）财务报告类：月、季、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明。
（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
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（五）移交档案室保管的会计档案原则上保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的档案，档案室应会同会计部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。
三、会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便使用，易于保管的价质保存。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。
四、会计档案保管期限的划分
（一）会计档案的保管期限分为永久、25年、15年、10年、5年、3年，具体见《会计档案保管期限表》。
（二）会计档案保管期限，从档案所属年度终了后的次年一日算起。
（三）使用计算机会计账务核算数据和资料的磁盘、软盘等，其保管年限与书面档案相同，缩微的会计档案资料的保管期应按上述规定执行。
五、保管期限界满的会计档案，按下列程序销毁。（一）由档案管理部门会同会计部门编制档案销毁清册；（二）主管领导在会计档案销毁清同上签署意见；（三）应由档案管理部门、会计部门、监审部门共同派人现场监督，并在销毁清册上签章确认。
六、保存期限已满的会计档案，如尚有未了的债权，债务或涉及未结案件，应待债权、债务和案件结束，再按规定销毁。
七、会计档案整理移交程序。会计档案由会计部门确定一名
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会计兼职管理现行档案并做好平时的立卷工作，由会计部门保管一年后，连同编制的各种目录一式二份移交档案室，档案室收到档案后进行检查、验收、装盒、上架、入库保管。
八、分类保管永久保存及定期保存的全部会计档案。以上会计档案的管理按照财政部、国家档案局（财会字【1998】32号）《会计档案管理办法》执行。


档案管理制度

一、凡属本单位归档范围的各种文件材料，必须依照法律法规的规定向档案部门移交，并实行集中统一保管。
二、按照文书、科技、会计档案及其他类别档案的不同特点及载体的差异，应当采用不同的形式和方法保管，将库房温度控制在档案保护要求范围内。
三、档案库房管理要做好防火、防盗、防光、防霉、防尘、防虫、防鼠、防高温、防有害气体等方面工作，确保档案安全。
四、定期做好档案鉴定工作，对保管期满的档案应编制销毁清册，档案鉴定小组提出鉴定意见，报领导批准后，统一监销。
五、保持库房清洁，适时对档案资料进行检测、清理、核对工作；如发现问题，应当立即向领导报告，对破损或蜕变档案应及时抢救。
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六、档案及有关档案资料的接收、移交等，要严格履行交接手续及审批制度。



整理归档制度

一、按照档案法律法规和国家档案局有关规定，结合本单位档案工作实际，分别列出各种门类档案材料归档与不归档范围。
二、凡属文书、科技、会计等各门类档案归档范围内的文字材料、图标、声像、照片等，分别由具体承办的文书处理部门和业务部门负责收集，并按有关要求整理归档。
三、各种文件材料归档整理时间要求，除有特殊规定者外，均应当在翌年四月底前完成。
四、确保档案安全、完整，并保持归档文件材料之间的有机联系，因公外出人员所带回的文件、资料等，应按规定予以归档保存，不允许据为已有。
五、注重归档文件质量，做到分类合理，装订规范，编号准
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确，字迹美观。


库房管理制度

一、档案管理人员应对所管库房的全部档案的安全负责。严格按照党和国家有关档案安全和保密的规定，维护档案的完整与安全，严守岗位，履行职责。
二、搞好库房门、窗的密封，档案柜要关闭、上锁。严禁易燃、易爆、有腐蚀性物品和有害气体进入库内，未经允许，非本室工作人员不得进入库房。
三、档案库房应做到“十防”。即防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防霉、防有害气体、防光、防尘。经常保持库房清洁、整齐、通风良好，库内不得存放任何杂物，工作人员要脱鞋入库，每星期对地板进行一次干擦，每月进行一次库内除尘，每季检查一次防虫情况。
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四、严格控制库房的温湿度。坚持做好每天的温湿度记录，按时调节库房内温湿度，力求将库内温湿度控制在规定的范围内。
五、入库档案应保持整齐，排列有序，便于查找。每半年对照目录，分类分柜清点，确保档、册、卡相符，如有不符，应及时查明原因。
六、每天下班前应检查库内、库外门窗、箱、柜和电器设备的关闭与上锁情况，处理好不安全隐患。




保密制度

一、严格遵守《保密法》、《档案法》。
二、不因工作以外的原因，打听国家秘密或案件情况。三、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈及国家机密。四、不在私人交往中泄露国家秘密和案件情况。五、不私自抄录、复印秘密文件、资料。六、不携带秘密文电和案卷到宿舍和公共场所。七、不用普通电报和无线电话传递国家机密事项。八、不用明码电报和不加密传真机传输秘密文件。
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九、不在个人著作和文章中引用国家秘密。
十、发现失、泄密问题要及时向领导汇报并采取补救措施，防止扩散。

档案利用制度

一、档案提供利用，须严格遵守保密制度，不能随意离开查阅室；外单位来查阅未开放档案的，除持有单位介绍信外，还须经有关领导批准方可查阅。
二、未经批准不得抄录、复制档案，不准涂改、划圈、折叠、撕毁和拆散档案材料；不得擅自扩大查阅范围；查阅档案场地不准吸烟、喝茶。
三、未经许可，非档案工作人员不得进入档案库房查找档案。四、档案工作人员应当根据开发利用档案资源的需要，编制
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适用的检索工具和参考资料，为档案利用创造条件，简化程序，力争主动搞好服务。
五、做好档案利用登记和效果记录，搞好信息反馈，及时总结档案利用的经验，促进档案管理工作的不断深化。


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本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/9783e246effdc8d376eeaeaad1f34693dbef1048.html

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