华润万家订货流程

流程编号：S-YY-O-2004-010-B

流程名称：订货流程

修订日期：2007年10月15日

第一部分：流程说明

1 目的

2

为提高门店订货效率，规范门店订货操作，确保门店库存合理、稳定，特制定本流程。

3 适用范围

4

本流程适用于华南区大综超门店的日常商品订货工作（生鲜商品除外）。

5 流程规则

6

6.1 门店的商品订货，分为采购续订、门店续订两种形式：

6.2

6.2.1 “采购续订”的商品由采购进行订货范围一般为：烟酒等高值商品、结算账期小于7天、价格波动较大且快速周转的商品。

6.2.2

6.2.3 凡属门店续订的商品，由各商品部门经理根据系统提供的各类订货报表订货,商品部门经理审核订货报表，因特殊原因需修改订货量的，除在报表上修改订货量外，还需注明具体原因，各部门完成订货交库审复核，库审复核后报值班店总审批，传收货部单据组录入。

6.2.4

6.3 DM商品、新商品（除长期订单商品），首单由采购负责订货；商品到店后由门店负责跟进订货。

6.4

6.5 系统将以定期结合定量的方式产生建议订货量，在出单日期如商品库存小于订货点，即产生建议订货量。

6.6

6.6.1 系统建议订货量计算公式：

6.6.2

建议订货量＝目标库存—当前库存—在途入库存量+在途出库量

当系统当前库存小于安全库存时计算建议订货量；目标库存按促销商品和非促销商品分别计算。

6.7 对于特殊商品，系统不提供订货建议，包括：DM商品、长期订单商品（如生鲜及各种联营商品）、寄样销售商品（如厨电带货安装商品）、冻结商品、负库存商品。

6.8

6.9 紧急订货原则：紧急订货商品不参与集单，门店每天的紧急订货业务不得超过5单（节假日例外）。

6.10

6.11 配送商品不得在系统中做紧急订货，如有紧急需求，由收货部按照店总批准的需求，以邮件向DC续订员申请，由DC续订员跟进货源。

6.12

6.13 为确保商品订货工作的顺利进行，系统中的相关商品信息应全面、准确。采购负责设立、维护商品信息(主要包括：采购续订、门店续订、可否退货等)、供应商信息、物流模式。

6.14

6.15 采购特权订货：采购有权对所有商品进行订货，包括“门店续订”及“采购续订”商品。

6.16

7 流程涉及部门的主要职能

8

8.1 门店单据组：每天打印、分发系统提供的订货建议报表；根据订货申请，录入商品订货信息。

8.2

8.3 商品部门经理：修正系统“订货建议报表”；对于非当日出单急需商品进行紧急订货；向采购反馈采购续订商品的订货异常情况，配送商品的订货异常情况需知会DC续订员；与采购协商解决订货异常问题。

8.4

8.5 门店库审: 审核并检查商品部门经理修改的订货数量,结合商品货架信息查询报表,对于数量修改异常的及时跟进。

8.6

8.7 门店分管副总经理：对于各部门修改的,自动订货建议报表的订量进行审核.

8.8

8.9 采购续订员：根据上传的订货建议报表,对各门店续订方式为采购续订的商品,进行审核,协助门店解决订货异常问题。

8.10

8.11 采购买手：负责确定新品、DM的首单订货量；维护商品信息、供应商信息；协助门店/DC解决订货异常问题。

8.12

8.13 采购分管总商品经理：负责审批采购特权订单。

8.14

9 流程结构

10

10.1 本流程与“门店收货流程”相衔接

10.2

第二部分：流程描述

1 订货依据

2

1.1 收货部单据组每天9:00前，分部门大类打印系统当天自动生成的“订货建议报表”，分发给各相应的商品部门经理。

1.2

1.3 收货部单据组每周一、周四10：00点前，根据库存审计整理的DM商品订货明细，打印分发给各部门经理。

1.4

3 系统生成订货建议的商品

4

4.1 商品部门经理应根据系统“订货建议报表”，结合目标库存天数，有效控制订货量。

4.2

- 对不可退货及滞销商品，应控制订货量。

-

- 对于有特殊陈列的商品，例如堆头、端架陈列，需根据陈列需求，应增加订货量。

-

- 对于因团购大单等特殊销售因素而影响商品DMS的，应剔除大单因素，调整订货量。

-

4.3 商品部门经理每天13：30前修正“订货建议报表”的订货量，在“拟补数”（整箱数）一栏中填写修改后的订货量，并签字确认。

4.4

4.5 门店库审每天15：00点前审核“订货建议报表”的订货量并签字。主要审核内容为：商品部门经理修改的数量和原因是否合理。最后，由分管副总或店总审核确认数据的合理性，库审与商品部门有争议的，由店总确定。

4.6 收货部单据组每天17：00前，根据库审/副总审核签字的“订货建议报表”，在系统“订货建议报表”中录入“拟补数”，保存后点击“生成订货申请单”，门店系统生成订货申请。

4.7 收货部单据组在“订货建议报表”上注明“订货申请单号、已审核”字样，并存档备查。

4.8

5 需门店手工订货的商品

6

6.1 关于DM商品订货：在DM执行期的第一个周一、周四，商品部门经理根据DM的销售库存报表对直送、配送商品进行集中的订货，其它时间只对个别断货商品做急补单形式的订货。对于直通商品的订货，分店在确定订货量时一定要考虑到货时间的长短，以及到货后促销期的销量，控制订货量，避免出现直通商品到货后由于促销期较短造成商品高库存。

6.2

6.3 门店商品紧缺情况下，需由各商品部门经理查看系统库存，结合实物库存，确定需订货数量，部门经理填制“商品订货单”，注明“急补”字样和急补原因，经分管副总、店总经理审签，传单据组审核。紧急订货单有效期统一为3天，在系统中打“√”。订单下传后，传真给供应商，供应商按订货通知单送货。

6.4

6.5 分管副总需定期抽查各商品部门的订货单据，查看有无异常情况，监督门店的订货工作，抽查后，需在订货单据上签名确认。

6.6

6.7 手工订货录入时，商品非正常状态不允许录入；非供应商出单日及商品库存天数大于大类库存天数时，系统自动提示。

6.8

7 订货分货：订货数据产生

8

门店订货数据上传DMS，系统自动判断物流模式，配送商品进入配送审核，生成配送通知单；直送直通继续判断所属大类是否参与集单，不集单进入订货审批，生成订货通知单；参与集单则进入集单订货汇总数据，待集单审批。

5 订单传递及收货准备

5.1系统生成直送商品“订货通知单”后，系统以传真或电子商务网形式将订单传递给供应商， 供应商准备送货；同时，门店在系统中接收直送商品“订货通知单”，准备收货，具体按“门店收货流程”进行直送商品收货。

5.2系统生成直通商品“订货通知单”后，系统以传真或电子商务网形式传递给供应商，供应商 准备送货；同时，配送中心在系统中接收直通商品“订货通知单”，准备收货，具体按“配送中心收货流程”操作；门店在系统中接收直通商品“订货通知单”，准备接收配送中心配送过来的直通商品，待配送中心确认收货、产生配送通知单后，具体按“门店收货流程”进行配送商品收货。

5.3系统生成“配送通知单”后，DC接收通知单，将商品配送到门店。

6 订货后续跟踪

6.1系统每日将生成门店“订货失败报表”，传递给门店、DC续订员和采购续订员，为门店和续订进行商品货源跟踪、库存控制、销售分析等提供及时、有效的参考。订货失败原因主要包括：

，在当天采购已对同一商品进行下单时，门店的订货数据失败，记入门店“订货失败报表”，失败原因为订货冲突。

，若相关商品的默认供应商被冻结，则无法生成订货通知单，订货数据失败，记入门店“订货失败报表”，失败原因为默认供应商被冻结。

6.2采购支持部每日跟进前一天由于默认供应商错误导致的订货失败。

6.3 DC库存不能满足门店订货量时，DC系统产生定位失败明细，DC续订每日将此明细和库存不 足原因及处理办法邮件知会到各店。

第三部分：流程图

附录及表格

1 商品订货单

2

3 订货建议报表

4

5 订货通知单

6

7 订货失败报表

8

9 订货修改率查询报表

10

11 门店订货出单跟踪表

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本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/be14fce2b5daa58da0116c175f0e7cd185251855.html