关于拨打电话的基本礼仪

发布时间：2020-03-20 20:35:25 来源：文档文库

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关于拨打电话的基本礼仪

本文是关于关于拨打电话的基本礼仪，仅供参考，希望对您有所帮助，感谢阅读。

　　关于拨打电话的基本礼仪
　　(一)重要的第一声
　　当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：“你好，这里是XX公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有“我代表单位形象”的意识。
　　(二)要有喜悦的心情
　　打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。
　　(三)迅速准确的接听
　　现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约 3秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。
　　(四)清晰明朗的声音
　　打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够 “听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。
　　(五)认真清楚的记录
　　随时牢记5WIH技巧，所谓5W1H是指① When何时② Who何人③ Where何地 ④　What何事⑤　Why为什么⑥　HOW如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于 5WIH技巧。
　　(六)了解来电话的目的
　　上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。我们首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。 (七)挂电话前的礼貌　　要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。
　　随着科学技术的发展和人们生活水平的提高，电话的普及率越来越高，人离不开电话，每天要接、打大量的电话。看起来打电话很容易，对着话筒同对方交谈，觉得和当面交谈一样简单，其实不然，打电话大有讲究，可以说是一门学问、一门艺术。
　　二、使工作顺利的电话术
　　(一)延误拜访时间应事先与对方联络;
　　(二)外出办事，随时与单位联系;
　　(三)外出办事应告知去处及电话;
　　(四)迟到、请假由自己打电话;
　　(五)用传真机传送文件后，以电话联络;
　　(六)同事家中电话不要轻易告诉别人;
　　(七)借用别家单位电话应注意一般借用别家单位电话，一般不要超过十分钟。遇特殊情况，非得长时间接打电话时，应先征求对方的同意和谅解。
　　高效拨打电话的技巧
　　1、不仅要结合自己的情况，也要考虑对方的立场。
　　2、若要打的是私人电话，应避开晚饭时间。
　　3、必须夜晚打电话时，应事先和对方打声招呼。
　　4、打电话到别人家中时，要试着等，直到电话铃声响过10次。
　　5、要先明主旨。
　　6、如果要商谈的事很多，需先告知对方。
　　7、先将谈话内容拟成备忘录。
　　8、必用的资料档案先准备妥当。
　　9、把重点反复重述几遍。
　　10、不仅谈吐要自己流利，还要注意说话的内容顺序。
　　11、视情况请对方重述一遍无妨。
　　12、对方若不了解自己说话的内容时，不妨换个说法加以说明。
　　13、在电话中传达日期、时间时，应再三确定，避免听错。
　　14、即使对方是代言人，也不能忽略礼貌。(敬请关注经销商培训专家黄会超老师个人微信：1227642701)
　　15、碰到直拨或内线电话时，最好多记一下其邻座的电话号码。
　　16、请对方来电联络时，不忘叮嘱若自己不在时可先找谁。
　　17、即使是熟客户，仍应完整地报出自己公司的名称。
　　18、对公司和名称不好念时，要先查好正确念法再打。
　　19、若和对方约好电话联络的时间，切记留下备忘录。
　　20、有事打电话对方碰确不在时，应自己再主动联络。
　　21、有事打电话对方不小心切断电话，应主动回拨。
　　22、如自己要另找时间去电联络时，需先征求对方的同意。
　　23、无论电话多么紧急，都需体贴地替对方设想。
　　24、即使是不好应付的电话，也要准时打去。
　　25、有重要事情商谈时，最好事先和对方约好时间。
　　26、切莫一挂电话就批评对方。
　　27、庄重地用"手指"拨电话号码。