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无纸化办公给档案管理带来的利与弊

发布时间：2023-04-12 15:08:53 来源：文档文库

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龙源期刊网http://www.qikan.com.cn无纸化办公给档案管理带来的利与弊作者：陈曼婷来源：《科学与财富》2016年第08期摘要：现在科技信息化的不断发展的过程中，对于相关的办公模式已经不再局限于过去的发展水平，而是在原有的基础上有了更好的发展。对于现在办公室办公的无纸化来说就是一个明显的科技信息化的例子，这种无纸化对于相关的办公提供了一定的便利，在一定程度上来说，这种无纸化的出现大大的缩短了对相关资料的查询时间，从而使得相关的资料和文件能够得到及时的运用。但是尽管如此无纸化对于一些信息档案的管理在一的程度上还存在相应的弊端，因此本文主要针对对相关无纸化办公对档案管理的影响做出了更加深入的分析。关键词：无纸化办公；档案管理；利弊对于现在社会的不断发展，很多事物的发展已经不再局限在过去传统的模式下，而是在社会的发展过程中开始向更加符合社会信息化的领域发展。在一定程度上来说，对于相关无纸化的出现使得相关的档案管理更加接近于社会发展的需求。但是尽管如此在进行长时间的观察分析发现相关的无纸化档案还存在一定的弊端，这种弊端在一定程度上对档案管理的发展提供了一些阻碍。以下主要针对于相关无纸化办公对相关档案管理的利弊进行细致的论述。1无纸化办公的优点1.1有效地提高了工作效率对于相关的无纸化办公在一定程度上会为相关的档案管理提供一定的便利，这种便利的具体表现形式在于对相关的档案的查询不需要通过大量的资料进行查询，而是只要通过相关的索引就可以对档案有全面的获得，在一定的程度上来说这种情况为档案的相关使用人员提供了较为便利的查询。另外对于使用相关的无纸化办公在一定程度上可以实现是信息共享，从而很大程度提高相关的办公效率。这种办公效率提高的同事还会使得相关的时间和人力的投入有一定的减少，进一步对相关公司的经济效益核对相关的工作效率都有进一步的提升。1.2更好的体现了绿色环保众所周知，纸张是通过相应的木材制作而成的。在我过现在对自然环境的保护过程中，对于过度的使用之扎根来说无疑是对相关的自然环境进行破坏。这对于我国的社会经济的发展是非常不利的。而是用相关的无纸化办公在很大的程度上减少了对纸张的使用，进一步保护了我国现有的生态环境。这对我国现在提倡的绿色环保起到了一定的促进作用。无纸化办公的进行除了在很大程度上减少相关纸张的使用，还对于相关的笔墨印刷，甚至在装订过程中使用的金属针状办公用品的使用也有了一定的减少。对于这种无纸化办公的应用来说，对其前景的发展
龙源期刊网http://www.qikan.com.cn在现在可以进行相关的预测，在一定程度上无纸化办公在社会的发展的过程中，会逐渐出现代替相关纸张办公的情况。2档案管理面临的新课题2.1档案部门参与归档工作面临新的课题对于现在社会上的无纸化办公在很大程度上对档案管理产生很重要的影响，前文也说了这种无纸化办公会为档案管理带来很大的便利，在一定实践过程来讲相关的无纸化办公在查询或者寻找相关档案的同事会做到比较省时的情况。但是对于传统的纸张来说，也并不能说现在进行的无纸化办公就一定能使得传统的办公方式淡出市场。这是因为不管是传统的办公模式哈爱是现在社会中进行的无纸化办公，在社会的发展过程中都存在相应的优点与弊端。因此档案管理部门在进行对档案的相关管理时还需要对相关的无纸化办公和传统的办公模式进行一个有机的融合，取两者之间的优点进行相关的档案管理。从而使得档案管理的实施能够得到更好的发展。2.2电子文件归档法律效应面临新的课题电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。2.3电子文件档案利用面临新的课题电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批。档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。2.4电子文件保管面临新的课题电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。3无纸化办公存在的不足之处3.1对于在现在常见的各种电子设备来说，在很大的程度上都会在长时间的使用过程中，收到相关化学和物理因素的影响，这种影响就会导致先关的无纸化办公受到连带的影响。从一
龙源期刊网http://www.qikan.com.cn定程度上来说相关的无纸化办公通常是通过相关的文字对办公信息进行表述，如果收到相关的影响就会冬至这些记载文字的文件法还是能无法打开的现象。3.2从电脑储存技术和形式极度快速更新的情况看，任何现有的保险系数非常大的新的存储介质，都有可能被迅速地淘汰，往往无法被新的格式所支持，从而难以读出现有的文档。电子文档的安全性，更是倍受关注。一个人辛勤付出劳动成果，而别人只要用一个U盘，加一个命令就可以轻而易举斩获。在无纸化运作的过程，别有用心者只要一个电子邮件或者一个小小的U盘就可以将本系统内的有关重要档案以及政策性不允许公开的内部档案文件与信息档案资料或者人事档案机密，泄漏出去；甚至有的档案管理部门出现个别管理人员离职时将办公电脑中文档全部删除而导致重要资料、管理资料流失的情况。3.3电子档案文稿无法完全取代纸质档案文件，许多上传下达的请示、批复、通知等公文档案都仍然需要以纸质形式打印出来，盖上公章、领导签字然后才能生效。用以证明其文的真实性，有效性。而电子档案文档极有可能变为一些别有用心者的造假梦提供美妙的温床。结束语综上所述，对于现在社会上正在进行的无纸化办公来说，与传统的办公模式进行比较发现这两者之间其实各有优劣。折旧胆汁了在进行相关的档案管理的过程中，如果只进行相关的无纸化办公，对于相关的档案查询是能够提供一定的便利，但是对于其他方面似乎并没有太多的优点。因此对于现代的无纸化办公和传统的办公模式进行一个结合才能使得相关的档案管理能够得到更好的发展，进而为我国大相关档案使用者在使用的过程中实现真正的便利。参考文献[1]段炼.数字时代档案管理转变初探[J].教育教学论坛，2013（30）.[2]周博.如何运用计算机电子进行档案管理[J].电子制作，2012（12）.[3]苏昕仪.浅谈计算机在档案管理中的应用[J].农村实用科技信息，2011（8）.[4]刘晖，张素丽，柳羽辉.浅谈信息化技术在档案管理中的应用[J].信息系统工程，2011（11）.

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