金融公司管理制度

目 录

公司管理制度

第一章 总 则…………………………………………… 2

第二章 印章使用管理……………………………………… 2

第三章 证照管理…………………………………………… 4

第四章 档案管理…………………………………………… 4

第五章 保密管理制度……………………………………… 7

第六章 请款及报销规定…………………………………… 12

第七章 行为规范…………………………………………… 14

第八篇 办公室安全卫生管理规范………………………… 14

第一章 总则

一、为加强公司行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高工作绩效，特制定本制度。

二、行政事务管理包括印章使用管理、证照管理、档案管理、保密制度、考勤管理办法、请（休）假管理办法、请款、报销规定，行为规范及安全卫生管理规范。

第二章 印章使用管理

一、目的

印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。

二、适用范围

适用于公司所有印章的管理。

三、领取和保管

1、公司印章包括公司公章、法人印章、财务专用章、合同章、发票专用章、报关专用章。董事长授权专人保管和使用公司公章、合同章及其他印章，财务专用章和发票专用章、法人印章暂由人事保管。

2、公司印鉴必须妥善保管，随时使印鉴保持良好状态，不得损坏和丢失，不得转借他人。

3、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

四、使用

1、公司各级人员需使用印章须按要求填写《印章使用申请表》，经领导审批签字确认后，方可交印章保管人盖章。

2、印章保管人应对文件内容核对无误的方可盖章、登记，并将盖章文件复印件进行留存。

3、印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先提供书面的印章使用申请，经公司领导批准后由两人以上共同携带使用。

5、公章的使用决定权归公司董事长，其他各印章的使用决定权由公司董事长根据实际工作需要进行授权。

五、责任

1、印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司报告。

2、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

3、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

六、附件《印章使用申请表》

印章使用申请单

第三章 证照管理

一、目的

为了规范公司各类证照的管理，进一步盘活公司无形资产，确保公司各项工作高效运转，特制定本规定。

二、适用范围

本规定适用于公司所有证照的管理。

三、说明

1、证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、机构信用代码证等。

2、公司证照由行政人员进行管理。在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性；税务登记证等相关财务证照由财务部负责年度检审，证照检审时，相关部门和人员有责任予以协助，并提供所需的材料。

3、因公需要借用时，应严格办理借用手续；需要复印的，必要时加注“复印件仅用于办理××事使用”。

第四章 档案管理

一、总则

为加强公司建设，促进公司各项档案管理工作的科学化、制度化、规范化，确保各部门档案资料的齐全、完整、准确、系统、安全，符合归档要求，充分发挥档案资料在管理、设施维护及改建、扩建中的作用，保障公司建设持续、快速、健康的发展，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司档案

三、定义

1、公司档案：协议、合同、通知、批复、以及人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。

2、公司档案工作，配备专职档案管理人员管理公司档案工作。

3、根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责人整理、归档，并定期向档案管理人员移交保管。

四、管理流程：收集→归档→保管

(一)、收集：

1、随时接收和主动收集相结合,加强对重点文件材料的收集,在具体收集整理过程中,要明确文件材料收集工作的分工,有针对性地开展收集工作,保证收集的文件材料齐全完整,为文件档案管理工作的顺利开展打好基础。

2、 确立归档范围、归档时间、保管期限；

3、 对遗缺不全的档案，要采取不同的措施，积极收集齐全；

(二)、归档

1、 分类：依据档案的来源、时间、题目、内容等顺序分成若干类别，并在归档前将资料分好类别，分组放置。

(三)、档案的保管

1. 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；

五、档案的借阅、利用

1、流程：调阅填写→ 领导批准→ 调阅 →归还。

2、凡需使用档案者，均须填写《文件调阅申请单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅 。

3、外借的须办理登记手续。

4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，借出的档案不准转借他人，要严加保管。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导并对责任人给予相应处罚。

5、阅档人员要严格遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按《保密管理》有关规定，给予处罚。

六、附《文件调阅申请单》 ，《文件调阅登记表》

文件调阅申请单

文 件 调 阅 登 记 表

填写要点：（１）借出时间，为实际调阅时间；（２）归还日期，为调阅人预计归还日期；（３）备注，可填写实际归还日期或填“已还”。

第五章 保密管理制度

一、目的

为保证公司项目资料、市场信息，保证公司的技术、经营秘密不流失，维护企业的合法权益，特制定本办法。

二、保密范围

公司的经营战略、经营决策、财务帐薄、经营项目、计划总结、图纸资料和审批资料、经营价格等涉及公司经营秘密的会议、文字、资料、图片、信息、电话、传真、E-mail等均属保密范围。

三、密级的确定

1、公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件及技术信息资料为绝密级。

　　2、公司的财务报表、统计资料、重要会议记录、客户资料、经营状况、管理制度等为机密级。

3、公司人事档案、合同、协议、职员工资、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

四、保密措施

1、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由公司指定专人负责，并采取必要的安全措施。

　2、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准

3、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密

五、责任与处罚

1、出现下列情况之一者，给予警告，并处以100-500元罚金。

⑴泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失；

⑵已泄露公司秘密但采取补救措施的；

2、出现下情况之一的，给予辞退并酌情赔偿经济损失直至追究法律责任。

⑴ 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失；

⑵违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买、或违章提供公司秘密的；

⑶利用职权强制他人违反保密规定的；

第六章 请款及报销管理规定

一、目的：

为了加强公司内部用款及报销管理，规范公司财务行为，合理控制费用支出，特制定本规定。

二、请款程序

1、用款部门及个人必须上报用款申请，该申请应详细写明请款原由、事项、明细、用款金额等并填好借款单，先后由副总经理→总经理签字审批，签好后交到出纳处留档并等待通知领款。

2、申请的款项要专款专用，且在一个预算期内各项费用请款原则上不得超过预算。规定用款人员要在费用发生后7日内返还相应的收款凭据、正规发票等以便会计做账，原则上不予超期。

3、无正规发票的请款项目请在请款申请上注明，经领导与财务部门确认后方可予以借款。

三、费用报销程序：

1、外购材料用品及支付任何款项均需取得对方开具的正规收款发票，在原始单据上要用铅笔注明费用发生明细、日期、金额大小写，原始单据金额处不得有涂改的痕迹，原始单据必须加盖有销售方的发票专用章，报销人凭合法的发票将票据粘贴好。填写费用报销单，详细填写报销单上的报销事项、明细、金额、报销人等，请部门领导签字审批。

将领导审批签字后的费用报销单及粘贴好的原始凭证交由会计，由其核对所报销的费用是否合理，手续是否完整、支出金额是否正确，原始单据是否完整正规，并对所审核的单据签字确认。

3、将财务审核好的单据传总经理或经总经理授权的指定人员审批。

4、出纳报销时审核签字手续是否齐全，手续完备后进行付款，并在付款单上加盖“现金付讫”章。

5、各部门员工发生的费用必须在发生费用7日内报销，不得拖延时限。

四、费用报销规定：

1、市内交通费报销：要凭正规发票(公交车票、车租车票）履行报销手续，需要在费用报销单上注明起始地、目的地、办理事项。员工办公无特殊情况不许打车，如有需要，向总经理请示同意后方可打车办事并进行报销手续（在报销单上注明打车原因）。

2、差旅费用报销：因公出差期间发生的交通费、住宿费凭正规车票、住宿发票进行报销；餐饮费按公司规定按日定额给予报销。公司员工出差借款，应填写借款单，并注明出差时间行程，由财务会计审核、总经理或经总经理授权的指定人员批示后方能支取借款。出差员工应在出差回来，一周内办理报销手续。未在规定期限内办理报销手续的，财务部门应在当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。

3、业务招待费的报销：业务招待费的报销必须在招待事项前向总经理请示，经同意后方可进行限额接待。报销时凭正规餐饮业服务发票，填制经费报销单进行报销。报销单上必须注明招待对象、事由、参加人员。

4、办公费的报销：办公用品的采购由公司行政集中采购，每月在行政部规定日期内上报办公用品需求，由行政部人员实行登记造册管理。

五、备注说明：

所有费用支出均需提供相关票据凭证，如发现有违反使用款项人员，经核实后处以款项两倍以上罚款，情节严重给公司造成极大损失者，予以辞退处理。

第七章 员工行为规范

1、员工着装要求得体、大方、整洁。

a）女员工上班时间不可着浓妆，勿佩戴过多饰品；领口过低，裙、裤过短的服装禁止穿着。

b)男员工上班时间不得着背心、短裤、拖鞋。

2、员工举止要求文雅、礼貌、精神。

a) 上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，乐观进取。

b)对待上司要尊重，对待同事要礼貌，对待客户要热情，处理工作保持头脑清醒冷静，提倡微笑待人，微笑服务。

c)保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。

d)出入会议室或上司办公室，主动敲门示意；出入房间随手关门。

3、员工言谈要求亲切、诚恳、谦虚。

a) 与他人交谈，要专心致志，面带微笑，言语平和，语意明确。

b)严禁说脏话、忌语，使用文明用语。

c)同事之间沟通问题时，

应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌， 平和。

d)见到领导时应主动打招呼，向上级汇报工作时应简明扼要、实事求是。

员工日常工作行为规范

1、办公大厅、各独立办公室上班时间应保持安静，禁止高声喧哗、嬉戏打闹。

2、禁止在上班时间玩游戏、进行与工作无关的网络聊天、浏览与工作无关的网页和视频、下载电影游戏及做与工作无关之事。

3、公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先向人力资源部提出申请，经批准后方可使用。

4、员工产生打印或传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。

5、严禁在上班时间内使用公司电话播打私人电话；上班时间如需接听或拨打私人手机，应做到言简意赅、长话短说，不允许长时间接听或拨打私人电话。

6、工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。

7、 工作中未经他人许可，不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。

8、办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放；资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。

9、办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅推进办公桌下面。

10、未经人力资源部同意，禁止私自调换工作位置或挪动办公设备。

11、工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中。

12、工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。

第八章 办公室安全卫生管理规范

（一）卫生管理

办公室是大家日常工作的劳动场所，卫生情况能直接影响到个人的工作情绪，为使大家能够拥有一个舒畅、美好的办公心情，营造洁净、宜人的办公环境，制定本制度。

1、 办公室内部实行轮流值日制。公共卫生已由公司请专人打扫，每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。

具体维护措施如下：

①董事长办公室：董事长办公室、曹总办公室室内卫生、鲜花替换由行政前台负责。

②公用设备：打印机、饮水机等公用设备附近不得存放个人物品，打印废纸需码整齐后放在打印机旁。

③会议室：使用过后需将桌面整理干净，杂志水杯各自归位，并将椅子推进会议桌下面，保持横面平行。会议室卫生管理由负责。办公室行政文员孙晶晶进行监管。电子商务部门

④休息区：沙发、茶几使用过后主动整理干净，不允许存放杂志和报纸等。公共区域卫生情况由行政文员张一进行监管。

⑤卫生间：保持地面干净无水渍，便池、洗手池使用过后冲洗干净。洗手池旁要有擦手纸，由行政前台进行监管。

⑥地面：保持地面干净清洁、无污物，不得随地吐痰、乱扔废弃物等。

2、员工个人卫生

员工个人工位卫生由个人负责整理干净，须做到：

①办公电脑：要定期清理，需做到表面干净、无污渍灰尘。

②资料：摆放整齐，堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。

③桌面：保持干净、整洁、无污渍灰尘，不得在桌面上摆放与工作无关的物品。

④每次离开办公区域，要把桌面收拾干净，椅子收回到桌子里面。

3、软环境

①吸烟：公共、办公区域内严禁吸烟，需要吸烟的人可去指定吸烟区（卫生间对面）。

②食品：禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。

（二）安全管理

为保证公司财产及员工人身安全，保障正常工作秩序，制定本安全管理制度。

1、防盗意识

重要文件：要做好重要资料保存工作，不得随意摆放保密文件，对于发明专利、软件、图纸要重点管理，不得随意泄露。

公司钥匙：办公室钥匙由各个分公司指定人员配备，不得转交本室以外的人员使用，未经相关负责人同意不得私自配办公室钥匙。

外来人员：员工不得私自带领与工作无关人员在办公室内长时间逗留，如需外人来我公司等候，需向人力资源部申请，方可进入。严禁将外人单独留在办公室内。

门窗：办公室门窗要牢固，人离时要关锁门窗，员工不得在办公室内存放大量现金、手机等贵重物品，以防被盗。

产品：公司的产品、样机，不得随意摆放，人机不在一处时要随时收起锁好，若有因个人疏忽大意而导致的产品、样机损坏或者丢失，由个人负责赔偿。

2、安全意识

危险品：员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公场所。

空调：开启空调时须按国家相关要求调整温度（夏季不得低于23℃，冬季不得高于20℃），人员长时间离开办公室时应关闭空调，下午下班后须关闭空调。

水：用水后，要将水龙头关闭，如有发现渗漏立即报告人力资源部。

电：要做到人离电停，下班后立即关闭计算机、个人工位上的插排以及办公室电灯，周五下班后，最后走的人需要将办公室总闸关掉。使用笔记本的员工，不得在无人状态下给笔记本电池充电，凡因充电而引起的事故和损失由当事人自负。

（三）节约意识

勤俭节约是中华民族的传统美德，我们做为新千年祖国建设者之一，鼓励大家继承和发扬这个美德。

节约用水：水是生命之源泉，洗手或者洗涮杯具时，尽量将水量掰成中速，用后立即关闭水龙头，如发现水管有滴漏或水龙头关不严，要立即告知人力资源部，任何人都具有在发现设施受损后立即上报相关负责人的责任。

节约用电：下班后要立即关闭计算机，中午下班后至少要做到关闭显示器，会议室使用以后要及时关灯关空调、长时间无人的办公室要关灯、下班后饮水机要断电，周五下班后必须关总闸。

节约用纸：使用打印机时，需事先设置好打印格式，检查好打印区域，避免错打和重打，所产生的错误报告或废纸等须码整齐放在打印机旁边，可再利用于非正式公文或内部流通文件。

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