武汉理工大学华夏学院

办公软件应用学习之我见

专业班级： 营销1092班

姓名： 陈红岩

指导老师： 吴钟

摘要

办公软件指可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、简单数据库的处理等方面工作的软件。包括微软Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、红旗2000RedOffice、致力协同OA系列等。目前办公软件的应用范围很广，大到社会统计，小到会议记录，数字化的办公，离不开办公软件的鼎立协助。目前办公软件朝着操作简单化，功能细化等方向发展。讲究大而全的office系列和专注与某些功能深化的小软件并驾齐驱。另外，政府用的电子政务，税务用的税务系统，企业用的协同办公软件，这些都叫办公室软件，不再限制是写写字打打表之类的软件。

关键字：办公软件、文字处理、表格制作、幻灯片制作

正文部分

1、Word2003的基本操作

1.1设置背景

在Word里边添加背景，通过格式栏选择背景，添加水印效果，或者添加其他颜色，填充颜色，再添加水印效果时选择显示比例并且选择是否冲蚀。

1.2格式刷

文字拷贝很容易，可如何能将文字格式“拷贝”给其他内容呢？您只需用格式刷就是工具栏上这个按钮，格式刷的作用，顾名思义，是“刷”格式用的，它可以快速地复制格式。首先选中已经设置好格式的文字，点一下工具栏上的“格式刷”按钮，这时鼠标就变成了一个刷子形，按住鼠标左键，用这把刷子“刷”过要复制格式的文字，被刷的文字样式改变了，鼠标也恢复了原样，这样就完成了格式的复制。聪明的你一定看出了这种方法的缺点，这样复制格式，每次只能将格式复制一次，如果要多次复制同一个格式，怎么办呢？方法很简单，选中设置好格式的文字，这次双击“格式刷”按钮，鼠标又变成了刷子形状，现在你就可以随心所欲的将其它文字复制成这种格式了，复制完后，再次单击“格式刷”按钮，就可以恢复正常的文字编辑状态了。这就是“格式刷”按钮的使用方法，单击可以复制一次格式，双击可以连续复制格式。

1.3两栏插入页码

你是否注意到，在Word2003 中将文档分成两栏，然后在插入页码时，每页两栏只有一个页码。然而，在实际应用中，我们需要两栏各有一个页码，例如再打试卷、文件等时，一般都是将纸张大小设置成8 开纸，然后在文档中分成两栏，我们要求左右两栏各有一个页码，而且页码是连续的，那么用传统的插入页码方法将不能实现。其实计算机也能自动完成。

( 1 ）将文档的栏数设置成一栏。点击菜单“格式”一“分栏”在弹出的对话框中如果显示的不是一栏，那么把它设置成一栏吧。

　　( 2 ）接下来进行页面设置。选择“文件”一“页面设置”，将纸张大小设置成所希望的大小，例如8 开纸设置成：宽38cln ，高26 . scln ，然后把“方向”设置成横向。点击“页边距”标签，将上、下、左、右各自设置好，再将“拼页”选中。

　　( 3 ）选择“插入”一“页码”，在“页码”对话框中设置好页码的“位置”和“对齐方式”。确认“首页显示页码”被选中。再点击“格式”按钮，设置好“数字格式”和“起始页码”, 两次点“确定”。

1.4自动编写目录

　　好不容易写了一篇很多页的论文，想不想为它加一个目录，放心吧！不用你手动添加目录，Word 2003 可以自动帮你添加。打开要制作目录的文档，选择“插入”菜单中的“引用”选项，在从子菜单中选择“索引和目录”项，弹出“索引和目录”对话框，一般使用默认的选项和设置就可以，单击“确定”按钮，咱们先看一下效果。看！目录做好了，怎么样？没想到这么快吧！现在，按住“Ctrl ”键，再点击相应的标题，就可以跳到标题内容所在的页了。使用起来是很方便的，试试吧！当然你也要养成习惯，将内容用正文格式，标题用标题格式，这样做成的目录就非常好。

1.5命令按钮

　　为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上，使它变成一个按钮命令。具体操作步骤如下：

　　( 1 ）首先在中文Word2003菜单中依次选择“工具栏”/ “自定义”命令，程序将弹出一个自定义对话框。

　　( 2 ）然后在“自定义”设置窗口中选择“命令”标签，并移动光标条到“类别栏中的“字体”设置项，在“字体”设置项中列出了Windows 操作系统中已经安装了的所有字体。

　　( 3 ）这时我们就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。

　　当然我们也可以将其他功能拖到工具栏上。

1.6通过双击格式刷可以重复复制格式

　　多数Word 使用者知道：选中一部分文字时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。但每次刷完后，格式刷就变成不可用。如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。有一个技巧可避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，按下ESC 键或再次单击格式刷即可。类似的还有绘制自选图形时，也可以双击以绘制多个。

1.7“替换字体”功能

　　如果你的Word 文档用了“魏碑”字体，而在另一台计算机上没有这种字体，你要如何解决呢？虽然Word 不能完全解决，但它可以用最接近的字体来替代。

( 1 ）单击“文件”菜单的“打开”命令，将包含有无效字体（即本计算机没有安装的字体）的文档调入内存，此时文档中那些无效字体将显示为系统默认的宋体；

( 2 ）单击“工具”菜单的“选项”命令，系统弹出“选项”对话框；

( 3 ）接着在“选项”对话框中单击“兼容性”标签，程序将打开的界面；

( 4 ）单击“替换字体”按钮，若该文档中不存在无效字体，则系统就会弹出“Word 不需要进行字体替换，文档中的所有字体都是有效的”的提示，否则将会弹出”替换字体”对话框，要求用户进行字体替换工作；

( 5 ) “替换字体”对话框的“文档所缺字体”框中将显示出所有本篇文档中使用了，而该计算机上又没有安装的字体，并将同时显示出Word 缺省的替换字体（系统缺省的替换字体一般多为宋体）;

( 6 ）从“文档所缺字体”框中选择某种无效的字体（如“微软简楷体”) ;

( 7 ）单击“替换字体”下拉框，从本计算机上所有已安装的字体中选择某种用以替换“微软简楷体”的字体，如“楷体”，这样即可令Word 用“楷体”来代替“微软简楷体”进行显示及打印；

( 8 ）采用同样方法将本篇文档中无效的字体都替换为相似的字体。

1.8修复文字



　　在你试图打开一个Word 2003 文档时，如果系统没有响应，则可能的原因是该文件已经损坏，你可以在任何时候使用“恢复文本转换器”来打开被损坏的文档并恢复文本。成功打开损坏文档后，可将它保存为Word 格式或H 丁ML 等其他格式，段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为纯文本，不能恢复文档格式、域、图形对象和其他非文本信息。

1.8.1“打开并修复”

　　1.单击“文件”菜单中的“打开”命令，在“打开”对话框中选定要恢复的文件。 2.单击“打开”按钮旁边的箭头，选择“打开并修复”命令。此时，Word 将检测文档中的问题，并显示是什么错误及出错的部位。同时，Word 会对错误进行修复并提示用户保存修复结果。

1.8.2用“从任意文件中恢复文本”转换器提取文字

　　1 ．单击“工具”菜单中的“选项”命令，单击“常规”选项卡，选中“打开时确认转换”复选框，单击“确定”按钮。

　　2 ．单击常用工具栏中的“打开”按钮，在“文件类型”框中，单击“从任意文件中恢复文本（* . * ) ”。如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本（* . * ) " ，则需要安装“恢复文本转换器”。选择要恢复的文件，单击“打开”按钮。

　　3 ．在“文件类型”框中，选择需要的文件类型，比如单击“纯文本”，然后单击“确定”按钮。

　　安装“恢复文本转换器”的方法：运行M 1 crosoft office 安装程序；在安装程序的“要安装的功能”窗口中，单击“off ice 共享功能”旁边的展开指示器“+ " ；单击“转换器和过滤器”旁边的展开指示器“+ " ，然后单击“文本转换器”旁边的展开指示器“+ " ；单击选项旁边的箭头，然后单击“从本机运行”命令；单击“更新”按钮，即开始安装“恢复文本转换器”。　　　

1.9插入和艺术字图片

在插入图片里边，选择艺术字或者任意图片或者自选图形都可以，

1.10设置页码

在插入里边设置页码，再通过页码设置对页码设置不同的类型。

1.11建立超级链接

选中文字在文字上单击右键选择超链接，想要选择连接的部分，修改链接的文件都可以在下图中进行。

2、Excel2003基本操作

2.1彻底清除单元格内容

先选定单元格，然后按Delete键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围，单击“编辑→清除”命令，这时显示“清除”菜单（），选择“全部”命令即可，当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。

2.2为工作表命名

为了便于记忆和查找，可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字，有两种方法:1.选择要改名的工作表，单击“格式→工作表→重命名”命令，这时工作表的标签上名字将被反白显示，然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称。

2.3选定超级链接文本

如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可在指向该单元格时，单击并按住可选定单元格。

2.4在单元格中改成文本格式

一般情况下，在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“5”、“4”，Excel默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”，在接着出现的界面中选“数字”标签页，在列表框中选择“文本”，单击“确定”。这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。

2.5设置背景

2.5.1先设置背景在设置图片

如图：要先设置背景再在图上进行图形的设计并进行超链接，否则一旦使用shift键时设置背景则表格是固定的无法在上边操作，进行超链接也是问题。

2.5.2先设置图片数字设置单元格数据最后插入背景

如图：先设置图片及数据这就是与上边不一样的地方，理由是一样的。

3、PowerPoint2003基本操作

3.1 母版的设计

母版是为了是幻灯片设置简单运用统一格式，并且易于操作。

3.1.1设置日期时间

如果想实现自动更新日期与时间，可以进行下述操作:单击“视图→页眉与页脚”命令，在打开的对话框中选择"幻灯片"，选中"日期与时间"，选择“自动更新“，则每次打开文件，系统会自动更新日期与时间。

3.1.2设置背景

插入图片并且使其成为背景，不同幻灯片可以设置成不同的背景。

3.2设置效果

对于图片的设置我们可以使用不同的方式使其进入人们的视线或者使其离开我们的视线，那么就要单击右键选择自定义效果，动画效果进行设计。

还可以设置图片路径，使图片更有动作效果，使人们更清楚的认识到ppt的功能，并且可以清楚地了解你的内容。

3.3隐藏图片与设置动作按钮(超链接)

3.3.1隐藏图片

在PPT中选择在左边的幻灯片，单击右键可以使图片隐藏，这里使用隐藏图片主要是为了在讲解幻灯片时可以比较简单的使用不用一个一个去寻找下一个要讲的内容。

3.3.2设置动作按钮

设置动作按钮主要是运用超链接的知识，在幻灯片放映里边点击动作按钮，然后设置动作按钮，主要运用超链接将幻灯片链接起来。

总

结：学习办公室软件一个学期，学到了很东西，而且可以应用到所学到东西，无论我们是否愿意，电脑早已悄然走进我们的生活工作学习中。我们都注意到了，几乎是每一个电脑中都装有Microsoft的Office软件，几乎每一个使用PC的人都会使用Word和PowerPoint。但是，我们没有太多的想过，28定律无处不在的发挥着作用，即实际上其中有80%以上的人仅仅用到了这些软件20%左右的功能，这实在是一个令人遗憾的现象。如果Word和PowerPoint只有这些基本功能，那么它们与可以从网上免费下载的软件又有多大区别呢？所以，通过《办公软件》的学习，学习Word和PowerPoint中的高级功能，充分发挥自己熟悉的软件的潜能，我相信我已经能够轻而易举的走在至少80%竞争者的前面。

通过学习《办公软件》，我觉得Word和PowerPoint要比我想象的强大的多。整天说自己懂电脑的人其实有几个能真正用好Office这一使用最普遍的办公软件呢？不断学习才能不断进步，我相信，通过《办公软件》课程的学习，不能说我们已经成为办公软件的高手，突显成就，但至少我们能够快步走在80%以上电脑使用者的前面，迎接未来的竞争！

E

xcel:通过学习Excel的实验，我能够较好的利用所学的Excel的一些技巧，在不使用模板的情况下，使用颜色、边框、填充柄等技巧，独立设计完成班级通讯录和班级考勤记录表，并且在简单实用的基础上显得美观方便。还要运用超链接使两张表中分和总表实现相互超链接。

这次所学能够使我毕生所用，学习这些技术将来在工作的时候才能拿出满意的答卷给老板，这次制作比较简单，但也有一定的困难，再给图形文字上色的时候要考虑图片的背景，填充柄的时候要记得选好序列，这次学到的不仅是技术还是审美观，让我更有自信去面对这样的课题。

办公室软件也教会了我很多东西，学习这门课程十分有用，教我如何面对工作中的难题，如何设法解决，对我的未来十分有帮助！

P

PT: 办公室软件教会我们在实际工作中能够遇到的很多电脑问题，通过这次实验我明白信息是现在很发达的一门学科，而在我们工作学习生活中都会用到，同时老师教会我们如何处理PPT中出现的问题，使我们学习的更加透彻，让我们觉得我们很多都不知道。虚心请教。在不懂的时候可以请教同学，PPT制作教会我们如何操作电脑，如何运用电脑上的软件，过程中很多不明白的地方，都有老师同学帮忙，所以我觉得我可以学到好多知识，不管是老师还是在同学身上。对于以后的学习，在学习任何一科的时候都会保持一种积极的态度，不懂会向同学请教，保持虚心态度，一定要在学习一科时不管难不难都要积极面对。对于这次上机我的总体表现还可以，自己对自己比较满意，希望自己还会更加努力，希望每次实操都要很乐观的面对，不会因为难而变得消极，同时希望自己再用功些，那样就不会存在很多的不懂，以后我会学会认真听，认真读，认真做，更加努力学习，丰富自己的阅历。PPT在课堂演讲也增加了我们的信心，是我们有勇气面对一起，敢说敢做感想才是当代大学生应该做的和必须做到的！

办公室软件三大板块的关系如图：

办公室软件学习这么久自我认识他们是这样的关系，相互影响，相互促进，希望通过学习这门课程我们能够更好的发挥他的优势，在以后的工作中应用熟练希望可以对工作有更好的帮助。

参考文献：[1] 王诚君. 新编Office2007高效办公完全学习手册. 北京清华大学出版社 ，2009.7

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/1bdd5c17f18583d0496459f5.html