档案管理制度
一、总则
1、为了规范全公司的档案管理,充分、合理利用档案资料为公司服务,特制订本管理制度。
2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。
3、本制度最终解释权归公司综合部,综合部负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设置及基本要求(一)档案划分及管理部门
1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、公司设立档案室,隶属于综合管理部,并设置档案管理人员,负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理人员岗位职责,档案管理人员必须严格履行职责。
3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级,公司级档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。(二)各部门资料管理
1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员,制定明确的档案管理员岗位职责,规范部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法,实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。三、档案分类(一)档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有题名的,由档案人员根据内容拟定标题。
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5、档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。(二)立档
1、档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。(三)分类
1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。
2、公司档案大致分为以下几类:
(1)证照类:营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程等;(2)文件类:分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件;(3)制度类:管理制度汇编;
(4)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种。(5)计划总结类:分年度计划及总结等;(6)会议纪要类:办公例会纪要等3、档案的归口存放部门
(1)公司各类批文、合同、协议、证照、存放于综合管理部。
(2)公司的各种财务资料、税务资料存放于财务部,由财务部按国家及公司有关规定进行整理、分类存档。
(3)有关工程的各类图纸、技术资料,由工程部和研发部负责保管。(4)有关房产销售的销售合同,由市场营销部负责保管。
(5)除售房合同外,所有对外签订的合同,必须将原件存放在综合管理部。(四)档案编号
1、档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必
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要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。