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流程图
子流程1-自动订货流程
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子流程2-手工订货流程
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子流程3: DM商品订货
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流程规则
1 商品订货分为采购续订和门店续订两种形式:
1.1 ”采购续订”的商品由采购进行订货, 订货范围一般为: 烟酒等高值商品; 结算帐期小于7天; 价格波动较大且快速周转的商品。
1.2 ”门店续订”的商品由门店进行订货, 商品部经理每天根据系统提供的《补货建议维护》进行订货操作, 根据实际订货需求对系统建议的”拟补数”进行修改并完成订单审核。
1.3 采购有权对所有 ”门店续订”及”采购续订”的商品进行订货, 门店只能对”门店续订”的商品进行订货。
2 新品首单由采购负责订货, 商品到门店后由门店负责跟进订货。
3 免费货( 零成本) 商品订单由采购负责订货。
4 长期订单由采购负责订单下达, 门店负责向供应商提出订货需求。
5 DM商品首单由门店商品部按照DM订货时间要求自行在系统中进行订货。( 配额商品及特殊商品由采购进行订货) 。DM商品当期间续订, 由商品部经理按照手工订货流程在每周一、 周四完成订货操作。
6 自动补货系统将以”定期结合定量”的方式产生建议订货量, 在出单日期如商品库存小于订货点, 即 产生建议订货量。
系统建议订货量计算公式:
建议订货量＝目标库存—( 当前库存+在途入库存量—在途出库量)
当系统当前库存小于安全库存时计算建议订货量; 目标库存按促销商品和非促销商品分别计算。
7 对于特殊商品, 系统不提供订货建议, 包括: DM商品、 长期订单商品( 如日配商品) 、 带货安装商品、 冻结商品、 负库存商品。
8 商品状态为冻结、 清理中、 已清理的商品, 系统不允许录入订货申请。
9 商品的订货方式分为直送订货、 直通订货、 配送订货三种。
9.1 直送订货指门店直接向供应商下发订单, 供应商接收到订单后直接将商品送至门店。
9.2 直通订货指门店直接向供应商下发订单, 供应商将商品送至物流部, 物流部根据各店订货进行分配后将商品配送至门店。
9.3 配送订货指门店向物流部下发订单, 物流部根据门店订货需求进行配货后将商品配送至门店。
10 直送订单及直通订单参与集单, 集单时间为每日14:00及21:30, 配送订单不参与集单, 集单后系统自
动生成《订货通知单》。
11 手工订货和紧急订货均需分别填写手工《订单申请表》, 紧急订货需在手工《订货申请表》上注明”急 补”。手工订货商品参与集单, 紧急订货商品不参与集单。
12 普通订单的有效期为7天, 急补订单的有效期为3天。
13 商品订单为一次性订单, 对已收货订单及过有效期的订单系统自动进行关闭(免费货( 零成本) 订单除
外) 。
14 商品按照大类进行订货, 不同大类的商品需分开进行订货。参与集单的大类集单后系统自动生成《订
货通知单》, 不参与集单的大类订货审核完成后系统自动生成《订货通知单》。
15 下订单时需考虑的因素:
15.1 是否节假日, 节假日的订货量要相应增大。
15.2 该商品是否有季节性, 根据商品的淡季、 旺季调整订货数量。
15.3 该商品是否促销, 促销期进货量要相应增大; 促销期结束前, 是否需要压货, 特别是一些销售情况很好的商品。
15.4 是否有团购的商品、 是否到团购比较频繁的时期。
15.5 供货商是否有起订量的限制。
15.6 单品是否有最小订单量限制。
15.7 商品是否有保质期限制。
15.8 该供应商的送货时间, 本地供应商一般应在2-3天内到货, 外地供应商一般在7天内到货。
15.9 单品是否需要备注(残损、 退货、 色号、 型号等)。
16 门店如因特殊原因需修改供应商出单日, 门店商品部经理统计需修改出单日的供应商明细传相关采购经理进行系统修改。
流程涉及部门的岗位职责
1 商品部文员: 负责手工订单的录入、 审核、 打印、 传真、 存档。
2 商品部经理: 负责自动补货订单及DM订单的制作、 保存、 审核及跟踪; 负责订单关闭的申请。
3 运营管理部: 负责门店直送订单的关闭。
4 店总/副总经理: 负责商品部手工订单的审核。
5 采购中心: 负责采购续订商品、 新品、 特殊压货商品、 免费货( 零成本) 、 长期订单、 新店首批订单的制作及跟踪; 负责采购订单关闭的申请。
6 采购支持部: 负责采购续订商品、 新品、 特殊压货商品、 免费货( 零成本) 、 长期订单、 新店首批订单的录入、 审核、 打印、 传真、 存档、 关闭。
流程描述
子流程1-自动订货流程
1 确定订货明细
1001 日结后系统自动生成当日《补货建议维护》报表; 每日早9:00商品部经理登陆系统界面查询《补货建议维护》报表。
1002 每日12:00前商品部经理根据销售及库存情况确定商品订货数量, 对系统建议的”拟补数”进行修改, 如果此商品不需订货, 需将在”拟补数”栏输入”0”。商品部经理根据需求进行单品备注。( 商品部经理不需按照物流模式分开进行订货, 门店订货数据上传系统, 系统自动判断物流模式)
2 系统订单审核
1003商品部经理对确认订货数量的订单进行保存并完成订单审核。
3 单据传递
1004A每日订单审核后,系统自动生成门店《补货失败报表》( 附表1-1) , 商品部经理查询《补货失败报表》, 了解补货失败原因。为门店续订进行商品货源跟踪、 库存控制、 销售分析等提供及时、 有效的参考。
补货失败原因主要包括:
A订货冲突: 门店对门店续订的商品订货时, 采购在当天对同一商品进行订货, 采购订单覆盖门店订单, 门店的订货数据失败, 记入门店《补货失败报表》, 原因为”订货冲突”。
B默认供应商冻结: 门店续订商品的订货数据在自动生成订单时, 若相关商品的默认供应商被冻结, 则无法生成《订货通知单》, 订货数据失败, 记入门店《补货失败报表》, 失败原因为”默认供应商被冻结”。
C 未足起订量: 订货量小于供应商最小起订量或小于供应商最小起订金额。
1004B物流部库存不能满足门店订货量时, 物流部系统产生《补货失败报表》, 物流部续订每日将此明细和库存不足原因及处理办法以邮件通知各门店。
1005A商品部经理跟进不足起订量导致的订货失败。每日订单审核完成后,系统自动将订单修改情况记入《补货修改率查询报表》( 附表1-2) , 商品部经理查询《补货修改率查询报表》, 对订货数量修改原因进行分析, 根据需要确定需修改的自动订货参数。
1005B采购支持部每日跟进前一天由于默认供应商错误导致的订货失败。
1005C配送模式的商品不参与集单, 系统直接生成《配送通知单》, 物流部接收《配送通知单》后按照《配送通知单》商品需求进行配货, 按照配送到货时间将商品配送到门店。
1005D系统订单审核完成后直送和直通物流模式中需集单的大类每天14:00、 21:30系统自动进行集单, 集单后系统立即生成《订货通知单》( 附表1-3) ; 不需集单大类订单审核完成后系统立即生成《订货通知单》。
A 直送商品生成《订货通知单》后, VSS供应商的《订货通知单》经过VSS网站传递给供应商, 供应商准备送货; 非VSS供应商的《订货通知单》由商品部文员在系统集单后进入系统《订货通知单查询》模块查询《订货通知单》并打印一联传真至供应商处, 供应商准备送货。
本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/4b242fa431d4b14e852458fb770bf78a64293a72.html
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