1.电话联络前：联络前理清思路，不要在毫无准备的情况下给他人打电话，建议先在脑海中设想一下话题，并在纸上写下向来宾询问的内容；信息准备：当你联络来宾时，人家一定会询问一些情况，所以你应该记熟学校，学院，校庆相关知识，尽可能了解来宾的情况，以便在联络过程中传达正确的消息。
2.电话联络时：时间选择，应避免在早上8:30以前，中午12:00到13:30,深夜12：00之后的时间段。表明身份：当对方接起电话时，首先应以“您好”作为你们对话的开场白，而后道出自己的身份，为了使对方可以听明白，说话的节奏应比谈话时稍慢一些，可以以下问候句开始：
您好，我是浙江理工大学信息学院校友联络中心的干事某某，表明身份之后应立即明确联络的目的，将话引入正题，如活动的时间安排等。
确定对方是否有合适的通话时间：当你打电话联络来宾时，他们可能在忙于其他的事情，所以在你表明身份和目的后，应该询问“您现在忙吗”“您现在方便接电话吗”等等，若对方表示不方便接电话，要先向对方致歉，而后询问其合适的时间，再在约定的时间联络。
避免与旁人交谈：在打电话时与其他人讲话是不礼貌的行为，因此要尽量在打电话前处理好身边的事务，避免打电话时被人打扰。
再打电话：如果拨打电话时无人接听或者关机，可以发短信表明身份和目的，并询问合适的时间，表示会再打电话联络来宾。
妥善组织通话内容及语言：通话时，注意电话礼仪，热情有条理的向来宾介绍有关消息，耐心回答来宾的问题，并对来宾的支持表示感谢，来宾询问消息时，每部分间稍作停顿，以便来宾做出反应。措辞和语法都要贴切身份，不可太生硬，也不可太随便。跟对方交谈时要带上头衔，如“学长、学姐”等，不可直呼其名。
用心听，耐心听:由于来宾年龄地区跨度极大，所以会存在听不清的状况，因此在通话过程中一定要认真听，要集中注意力，这样才可以提高通话效率，也是尊重对方的表现。同时，也不要对来宾表现出不耐烦，要等来宾发言完之后，再说结束语。
准确记录：在通话过程中，应用纸笔记录下来宾给你的重要信息，并重述确认，确保信息准确，避免反复打扰来宾。
3.电话联络终止：电话联络终止前应对来宾表示感谢如“非常感谢您牺牲宝贵的时间支持信息学院的工作”等等。并再次核实信息；通话结束，在说再见后，应先等来宾挂断电话，切勿先行挂掉电话，这样很不礼貌。
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