[案例]纸质档案数字化工程

【案例】纸质档案数字化工程

2013年年初，中国档案杂志社承办了国家档案局第二届“全国档案管理与服务创新优秀案例”评选活动，共征集案例183件。由于某种原因，评选活动中途停止了，我们觉得是非常遗憾的一件事情。其中，有不少案例富有创新性、探索性和可推广、可复制性，为了不使它们明珠投暗，我们决定通过微信的方式将其推送出来，供大家参考。

案例名称：解放军档案馆纸质档案数字化工程

创新理念

着眼创新档案管理模式和利用服务手段，全面实现档案存储数字化、管理现代化、利用网络化，和封存档案原件、多套异质异地安全备份的战略目标，着力解决馆藏档案数字化进度缓慢的“瓶颈”问题，采取超常措施，加快建设步伐，全面展开纸质档案数字化工程，完成全部馆藏档案数字化转换，深入推进数字档案馆建设，牵引档案事业向更高层次发展。

创新内容

一、创新工作模式，集团会战，高速推进，加快馆藏档案数字化进程。面对历经八十多年积累的数量庞大的馆藏纸质档案，面对小规模数字化作业“零敲牛皮糖”速度缓慢的困境，解放军档案馆认真贯彻国家档案局“数字化拉动战略”决策部署，创新突破，采取工程化作业、规模化生产、集团会战等超常方式加速纸质档案数字化建设。调整工作安排，从本馆各岗位抽调干部战士和实习学员，加之外聘专业人员共80多人，组建了数字化攻坚团队；腾退工作用房，改造电源线路，辟出500多平米数字化专用场地；添置硬件设备，研发升级软件，搭建起由100多台（套）计算机、扫描仪等设备构成的数字化转换网络平台；规划时间节点，细化生产进度，量化每日产量，集中人力、物力、财力打了一场“歼灭战”，20个月完成常规方式20年才能完成的数字化任务，彻底解决了档案数字化滞后数字档案馆建设的“瓶颈”性难题。

二、创新管理方式，全程控制，系统防范，确保档案信息的绝对安全。把确保档案信息安全作为档案数字化建设的生命线，多法并举，多管齐下，构筑人防技防相结合、制度措施相呼应的安全防护体系。一是制度上环环相扣。针对参与人员多、工作环节多、档案流转多、信息数据多和安全风险大的实际，制定了相互衔接、配套完善的20多项管理制度和工作职责，规章制度涵盖了全部要素，工作职责细化到各类人员，确保了管理责任落实到人，安全责任落实到位。二是人员上“硬性”管理。参加数字化转换的人员实行“裸进裸出”，手机、相机、U盘、光盘等电子设备一律不准带入现场。门前设有安检门，两名干部负责进出人员的审查，现场实行双门双锁，分别由两人保管门禁钥匙，做到一人无法进入数字化现场。三是流程上跟踪监管。成立安全领导小组，不定时地进入现场进行安全检查。由领导干部和骨干担任安全管理监督员，配置在各个工作环节中，既全程参与数字化工作，又全程实施监督管理。四是技术上不留空隙。请军队权威技检部门对所有进场设备逐个进行检测；为每台计算机加装军队专用安全管理系统，物理隔断光驱和USB接口；所有计算机加装军队配发的电磁信号干扰器，实施电磁屏蔽；实行每台计算机专人专用，设置密钥保护，防止相互随意登陆，确保万无一失。

三、创新技术体系，研发软件，量化标准，强化提高数字化质量效益。着眼提升效率、扩大效益、确保质量，努力改革完善技术措施。一是研发技术软件。针对数字化建设的业务流程、技术环节、指标要求等特点和需求，研发了基于网络环境下的“纸质档案数字化转换管理平台”系统软件，设有档案前处理、档案扫描、图像处理、质量检查和数据后处理等模块，实现了档案著录标引、扫描图像自主命名、自动纠偏去边、数据检查核对、批量挂接刻录等功能；研发了“批量数据检查验收软件”，可对目录数据和图像数据的批量挂接进行精确检查，最大限度地减少了人工劳动，极大地提高了数字化效率。二是优化技术路线。在档案前处理环节加入整理内容，逐卷、逐件档案进行再检查和再加工，修改存在问题，完善目录信息，修裱破损档案；在数据挂接环节加入注录工作，依据技术标准逐项检查、完善注录项目，目录数据进一步完整、准确；在后处理环节，加入保护技术，用无酸纸袋对档案原件进行封存，达到动用一次档案获得多重效益的目的。三是细化技术标准。参照相关行业标准，制定出台了档案整理（前后处理）、档案扫描、图像处理、数据挂接、光盘刻录等10多项质量标准和操作规范，把数字化质量参数分解到每个工作环节、细化到每个操作步骤，实现了质量标准的全程管控，确保了数字化质量要求。

四、创新发展思路，长远规划，持久推进，保证数字化建设永续发展。大规模纸质档案数字化任务完成后，针对后续馆藏增长带来新的数字化需求，保留常态化纸质档案、照片档案小规模数字化生产平台，适时对新近接收和征集进馆档案进行数字化，做到不留存、不积压。针对钢丝带、开盘带和老旧唱片等录音录像档案难于数字化的实际，广泛收集老式播放设备，建成录音录像档案数字化抢救中心，率先展开特殊载体声像档案数字化抢救转换工作，在已数字化馆藏50％声像档案的基础上，两年内完成全部声像档案数字化，届时彻底实现全部馆藏永久档案数字化建设。整合数字化档案信息，分门别类建立起重大战役战斗、重大军事行动和著名军事人物等专题数据库，推动数字档案馆建设向深度发展。

效果及影响

一是率先实现馆藏纸质档案全部数字化。解放军档案馆以前所未有的创新精神和勇气，在不到两年的时间内完成馆藏XXXX万页的纸质档案数字化任务，闯出了档案数字化“军馆模式”，开创了建设数字档案馆的先河，对全国档案界起到了示范引领作用。国家档案局中央档案馆杨冬权局(馆)长强调指出：“解放军档案馆档案数字化工作率先走在了全国档案系统的前列，为各级各类档案馆在‘十二五’期间完成馆藏档案数字化任务树立了榜样、积累了经验、提供了动力，为全国数字档案馆建设带了好头。”2010年以来，先后有50多个军地档案馆到解放军档案馆学习取经，纷纷表示，解放军档案馆思想观念创新、措施手段完善、管理水平一流、建设成果丰硕，十分值得学习借鉴。

二是提升了馆藏档案资源管理的科学水平。档案数字化既是档案管理现代化工程，也是一项档案安全工程。馆藏纸质档案转化为数据形态，实现了计算机检索和查询档案信息，用数字化产品代替原件提供利用，选取可靠的封护技术对纸质档案原件加以封存保护，最大限度地保护了档案原件，延长了其自然寿命。同时，通过档案数据磁盘阵列存储、光盘存储、异地存放等手段，实现档案“多套异质异地”安全备份，全面提高了档案的管理层次和档案馆的容灾抗灾能力，全面提高档案容灾抗灾能力，符合了档案事业科学发展、安全发展的战略需求。

三是开启了网络时代利用服务的全新局面。解放军档案馆推进档案数字化建设过程中，同步升级存储服务系统，将全部档案数字化信息上传至利用服务网络，与目录数据精确挂接，初步实现档案存储数字化、管理现代化、利用网络化模式的转变，开启了网络化查询利用档案的全新局面，极大提高了利用服务效率。同步整合档案信息资源，搞好各类专题数据库建设，为军队中心工作和部队建设提供更加及时准确地的档案信息服务，受到了首长机关、基层官兵等广大利用者的普遍欢迎。

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