座谈会流程

座谈会流程

会前准备

·  座谈会计划书 座谈室照片

∙ 座谈会项目计划书由研究员制定，再送达访问/质控负责人进行项目前期准备。

∙ 座谈会通知书一般包括：项目名称、内部培训时间、座谈会召开的城市、组别、日期、主持人及其他参与人员、地点、场地设备、参加者的年龄、性别、条件及其他注意事项。

·  内部培训

∙ 内部培训通常以讨论的形式进行，由研究部项目负责人主持介绍有关项目情况

∙ 参与项目的访问督导及质控督导等人在会上充分了解整个项目操作要求、研究目的、时间跨度等各方面的要求。

∙ 检查项目的可行性，及被访者的甄别条件: 包括年龄、性别、行业规定、项目要求、准备访问有关物品等。

·  样品登记

∙ 在座谈会中客户如果会有样品出示，相关样品必须做好监管工作。

项目中期操作

·  约人条件及放线

约人条件由项目的负责督导根据座谈会通知书中所确定的时间、要求制定。

∙ 一般在同一组会中,每个联络员或访问员可约请1-2名彼此不认识的被访者

∙ 原则上一名联络员或访问员在一个项目里约人不要超过4人

·  制定甄别问卷

座谈会甄别问卷的来源可以分为两种

∙ 一种是直接由客户提供的,可直接用以甄别被访者时使用

∙ 另一种则是督导根据项目要求被访条件等各方面内容自己设计,由客户确定,方可使用

甄别问卷主要内容

∙ 被访者本人或家人朋友不在市场研究、咨询、广告公司、电台电视台、报纸、杂志等媒介机构工作，也不能在该产品同类的生产研究销售厂家工作，另外可包含一些迷惑被访者的选项, 即一些与本次座谈会无关的工作单位等,令被访者对我们开会的具体内容不十分清楚

∙ 被访者在过去半年之内未接受过任何形式的市场研究的访问

∙ 一般为本地居民

∙ 被访者性别被访者实足年龄学历职业婚姻状况个人/家庭月总收入等

∙ 被访者是否能准时到会

∙ 被访者姓名、工作单位、家庭住址、邮编、联系电话、身份证号码、及联络员姓名

∙ 要求被访者能讲流利的普通话，在电话中沟通时督导都请用普通话

∙ 该被访者是由哪一个联络员或访问员约的,记录他们姓名或编号

·  制定配额表

可根据每个项目的要求选择基本条件作为配额，按每组会12位被访者来划分甄额表。

注：督导在制定配额时应仔细研究项目通知书和甄别问卷的有关内容如有任何疑问应及时与客户或研究负责人员联系

·  甄别

根据甄别问卷的问题逐一询问

兼职电话访问员详细询问每道题目在所在答案后的编号上划圈

甄别注意事项

∙ 被访者必须居住在本地一定年限；

∙ 必须问清被访者的出生年月来判断其真正的实足年龄；

∙ 被访者个人月总收入=工资+奖金+补贴；

∙ 家庭月总收入=被访者个人月总收入+家庭成员的月总收入；

∙ 被访者的职业及工作单位必须留全称，以便能判断其是否在相关行业工作；

∙ 详细记录被访者的家庭地址及邮政编码；

∙ 被访者的联络电话必须登记二个，单位及宅电或手机，以便及时联络；

∙ 记录联络员正确的姓名写法，在项目结束后能及时准确地结算其约人劳务费；

∙ 最重要的一点：被访者的身份证号码必须在甄别时记录在案；

（目的：1。检查与会者年龄是否实足年龄；2。在会前将通过协会网站提供的身份核查系统检查被访者身份是否真实，并且是否在近半年内为参加过业内座谈会或面访等类似访问，防止职业被访者）

∙ 配额（如类型、品牌、频率等）都必须按照项目要求甄别和分类；

∙ 不能诱导被访者，特别是在频率和品牌上；

∙ 询问时不刻意提到研究目标，目的是使被访者不知道本次项目主要研究的是何家公司的何种产品，以防止信息外露；

∙ 耐心细致友善地同每一位被访者沟通，回绝不符合条件的被访者时，在不伤害被访者的条件下做好解释工作；

∙ 甄别完与会者所确认的时间必须是到会时间，并讲明开会所需时间；

∙ 提醒被访者，参会时务必携带本人身份证等会议要求物品； ?

·  记录座谈会预约名单

预约名单包括被访者的姓名、性别、年龄、出生年月、文化程度、个人月收入、家庭月收入、婚否、联系电话、家庭地址、单位名称、职务、身份证号码、特殊条件、到会复核、联络员；

作用：可以让督导清楚每组会的约人情况，如职业是否分散、每组会联络员是否最多介绍两位被访者，方便客户或研究人员了解整组被访者的条件及甄别情况。

·  给研究/客户确认

负责督导必须每天了解项目进程，并在项目期间每周两次由其将座谈会预约名单交给研究/客户确认，每位被访者的条件是否符合要求，以及整组会配额是否正确

·  发出邀请函

邀请函即请谏，目的是让被访者感觉座谈会是一种正式而非推销性质的市场研究形式，并且说明在参加完会议后，本公司会对他们所付出的时间以酬金表示感谢，邀请函是一种非常重要的交际手段，对提高到会率也起着一定的作用；

·  选择记录员

∙ 会议开始前二天除了发放请柬，还要记得约记录员做会议记录。

∙ 对记录员的要求是：能迅速记录文字,字迹端正,记录规范。

∙ 记录模板统一，见附件

·  座谈会登记表制定

∙ 座谈会登记表：主要是为再次查实开会的被访者背景资料及条件，以便我们能选出条件最符合的8名被访者。

∙ 座谈会会议登记表是被访者的自填问卷，具体包括以下2点：

A.被访者的姓名、性别、年龄、职业、婚姻状况、个人/家庭月总收入、联络电话、身份证号码等基本条件；

B.询问被访者在完整会议时间内是否能不受干扰的参加会议。

·  到位复核

∙ 开会前二天内可开始做第二次的电话复核,也称到位复核。这是一个非常重要的步骤，一般由督导主动打电话给被访者，询问其是否收到请柬，对请柬上的地址、时间是否清楚，路线是否清楚, 提醒带好身份证并进一步确定其到位情况, 做到心中有数。目的是为了保证到会率

∙ 如所约被访者不能全部到位，必须当夜再补足人数，使会议参正常召开，在保证会议正常进行的前提下，尽量不选用后补人员。

·  会前准备

∙ 开会前要购买一些食品，在开会时给被访者食用，以调节气氛。

用一般买一些较高档的干鲜果品，且口味较淡，嚼咀时不会发出响声，在口中的停留时间不长的； 正碰上吃饭时间，也可准备一些糕点饼干；

∙ 检查座谈会会议室、监听室和接待室的情况

·  客户接待

客户接待：直接体现出员工的素质，要做到礼貌、周到、热忱。会议期间随时与客户保持联系，处理突发问题

·  会前筛选

∙ 被访者到会后，通过身份证在核对其姓名无误后，带到会前登记室让其填写座谈会会议登记表。同时告诉他们会议将要持续的时间，再次询问在此段时间内是否有空；

∙ QC部门通过协会网站提供的身份核查系统，核查被访者身份是否真实，并且是否在近半年内未参加过业内座谈会或面访等类似的访问，将结果反馈访问督导，并将其资料输入协会被访者资料库；

∙ 在大多数被访者填写完会前登记表后，督导应根据身份核查结果、登记表内容、配额、以及被访者的应变能力，正式选择最符合条件的8位被访者参加正式的座谈会?

·  支付酬金

∙ 会议结束前由负责/协助督导及时将酬金送至主持人手中，由主持人在会议结束前发给每位被访者；

∙ 结束后将被访者送至门口,礼貌的说"再见",以保持公司形象

·  会后事务

∙ 遣散/支付遣散费

对于身份核查无误，但被筛选下的多余被访者集中开会，随便和他们聊聊座谈会内容，根据会议大纲询问一些问题，大约进行15至30分钟后发给小会酬金，并在劳务费发放单上签名；同时为了防止客户临时更换被访者，可由小会中多余的人来替换待他们走后，再次清理房间整理杂志,保持清洁

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