外贸订单流程规定

XXX纺织有限公司

外贸订单操作流程规定

1：报价

1.1收到客户样品后需先让织厂报坯布价格并同时将样布交化验室打样订价。

1.2业务员接收到以上两个价格后报财务合光坯价格后报给客户。

2：签订合同

2.1客户对价格无异议后，跟客户签订销售合同，合同中需明确注明纱织、颜色、单价、数量、总价以及客户对面料的其他要求。

2.2合同制定完后交财务审核，审核无问题后盖公司合同专用章，以传真或邮寄的方式发送给客户并要求客户盖章后回传合同，合同一式两份，各执一份。

3：订单下单

3.1跟客户签订完合同后需要求客户根据合同签订要求支付预付款，预付款到账后业务员方可下生产计划通知单。

3.2生产计划通知单制定完后需交财务审核数量是否与合同数量相符，财务审核预付款是否合规，确认后生产通知单财务签字。

3.3财务审核完预付款后交业务员将生产通知单下达至生产部门，

生产部门审核色号、颜色、确认意见是否相符并安排生产计划，如生产通知单无财务签字不予接收。

4：订单交货。

4.1生产部门生产完订单后需根据生产通知单要求进行包装，如双层包装、编织袋包装，并在包装上粘贴此包货物生产标识。

4.2生产部门需给业务部门提供光坯码单并同时告知业务部门此批货物的质量情况。

4.3业务员根据生产部门提供的码单并根据销售合同价格核算客户打款金额，核算完成后给客户报数打款。

4.4客户货款到账后业务人员制定发货通知单并连同光坯码单交财务审核客户账款是否足够发货，财务确认后打印销货内票交由业务员，业务员持销货内票交仓库保管员发货，同时联系运输车辆及时到场装车发货（需安排专人）。

4.5车辆到场装货后需要求运输人员提供驾驶证行驶证复印件，并在我方留存的销货内票签字确认装货的数量，司机确认后将码单、销货内票交司机带走作为客户收货凭证。

5：售后服务

5.1客户收到货物后如提出质量问题，要跟客户详细确认并要求客户以图片的形式反馈，同时要求客户以文字表述的方式以传真、邮件方式反馈至我方。

5.2我方收到客户反馈后及时跟生产部门确认生产过程中是否出现此类问题，如无此问题需跟客户再次沟通，无法沟通时公司根据客户反馈的质量问题安排相关车间的负责人并连同业务员到货物所在地查看具体问题。

5.3出厂看货要求山东省内24小时内到目的地，山东省外要求48小时内到达目的地，较远地区72小时内到达目的地。

6：质量问题处理

6.1到客户所在目的地产看货物后确认为我方原因造成跟客户协商质量问题方式方法，并及时汇报总经理批复。

6.2如质量问题不是我方原因造成，需在现场根据看货情况书写货物说明，并由双方签字确认。

6.3我方原因造成的质量问题如需回厂返修的及时通知公司相关部门安排车辆拉回货物，并跟客户协商再次交货的时间。

7：货物返修

7.1质量问题面料到厂后生产部门立即组织进行返修，返修订单生产计划优先于其他任何订单。

7.2根据返修货物的质量问题约谈相关工序的负责人，确认此质量问题是无法避免还是可避免，并根据公司损失处理相关责任人。

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