让Excel帮你自动审查数据

发布时间：2019-08-18 17:35:20 来源：文档文库

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让Excel帮你自动审查数据
作者：清风
来源：《电脑爱好者》2012年第22期

许多设计好的Excel工作表往往不止是供给一个人操作和录入，由于使用者对表内单元格要求输入的内容熟悉程度不同，往往难免发生这样那样的输入差错。默认情况下Excel系统对用户输入的数据不具备对错识别功能。

如果我们能给Excel装上一双“火眼金睛”，让它自动识别用户输入的数据的合法性，错误的发生就会降低到最低程度。本文将通过一些实际的操作案例讲述自动审查数据的实现方法。

身份证位数输入的检查

身份证输入在Excel表格处理中常常遇到，而且也很容易出错。实际工作中我们常常见到某个人的身份证少了一位或多了一位的情况，有时很难判断哪一位出了问题。如果在输入时系统能提醒，这样的错误一定不会发生。

身份证号码只能是15位或18位，我们可以通过设置让Excel具备这方面的审核能力。

假如Excel工作表B列录入的是身份证号码，B2是输入身份证号码的起始单元格。需要将该列全部选中，单击“数据”菜单下的“有效性”命令。打开“设置”选项卡（图1），在“允许”下拉列表中选择“自定义”，然后在“公式”框中输入“=AND（COUNTIF（B：B，B2）=1，OR（LEN（B2）=15，LEN（B2）=18））”。

该公式检查B列中与当前数据完全相同的单元格个数，如果返回的结果等于1，则“=COUNTIF（B：B，B2）=1”返回结果TRUE，否则返回结果FALSE。接下来“=OR（LEN（B2）=15，LEN（B2）=18）”中的LEN函数检查输入B列B2、B3等单元格的数据长度是否等于15或18，只要三个LEN函数中有一个满足条件，OR函数就会返回TRUE。当COUNTIF和OR函数同时返回TRUE时，AND函数才能返回TRUE，Excel允许用户输入数据。如果单元格中的数据发生了重复，或者输入的长度不等于15或18，AND函数就会返回FALSE，Excel立刻予以制止（图2）。