论无纸化办公为档案工作带来的利与弊作者：张琳来源：《赢未来》2018年第09期
摘要：近年来，随着科学技术的不断发展，很多办公的方式都已经开始向无纸化办公方向转变，档案管理工作也是如此，无纸化办公的出现给档案管理工作带来很大的便利，与此同时也出现了一些问题，要想使得无纸化办公更好地促进档案管理事业的发展，就要解决好实际工作中的问题。笔者通过对无纸化办公的利弊进行介绍，提出几点解决的措施，仅供参考。
关键词：无纸化办公；档案管理；利；弊
由于长期在办公室工作，每次遇到阶段总结，上级检查忙着整理材料时，与同事时常开玩笑，你今天又砍了多少颗树？也时常感叹纸张的浪费、文件的繁琐和检索的困难。一年又一年的纸质档案也占据了不少的办公室的空間，相当于当下大量的现代化办公设备、发达的通讯网络而言，传统式的纸质文件材料使用、运转实在是人力、物力的巨大浪费，同时也造成了环境的污染破坏。科学发展、可持续发展、节能减排、提高效率的理念已在人们脑海中得到认可，我们更需要做的是把这一思想理念付诸实践—我们需要无纸化办公。无纸化办公在办公效率与质量的提升方面的确起到了极大促进作用。俗话说“有利必有弊”。虽然无纸化办公对档案工作的开展带来了诸多正面影响，但同样也存在一些负面影响，对档案工作的开展带来了诸多困难。下面我就谈谈无纸化办公为档案工作所带来的利与弊。
一、无纸化办公为档案管理工作带来的利好
第一，改变了档案的媒介方式与传递方式。首先，从媒介方式来看，在无纸化办公环境下，磁盘、网络数据流、移动存储等载体将取代传统档案管理模式下的纸张、胶片，这样的转变无疑将对档案管理工作的所有环节带来影响。其次，从传递方式上来看，在无纸化办公环境下，计算机网络技术将取代传统的人工传递，通过对现代计算机网络技术的利用能够跨越时间与空间的限制，实现对档案信息的实施检索与传递，将进一步推动档案管理的自动化发展。第二，改变了档案文件的建立方式与存储方式。在传统“单机版”的档案系统下，档案文件的建立主要是依靠键盘输入，而无纸化办公环境下的建立方式将更具多样性，如摄像、扫描等。与此同时，存储的方式也将由磁盘存储备份、单机硬盘备份转变为服务器集中存储或云存储的方式，这样的存储势必将更具完整性、安全性，在档案的查阅上也更加简便、快捷。第三，促进档案管理网络化发展。以往，在利用计算机对档案进行管理时，基本上都是在信息的二次利用上，而要想让档案二次信息的存储与利用转变成为一次信息的存储与利用就必须将“单机版”的管理系统转变成为“网络版”。显然，无纸化办公即能够实现这一点，通过对单机版信息的提取来构造网络版系统，最终实现信息的共享。
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