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关于档案异地存放的思考

发布时间：2023-02-28 22:34:10 来源：文档文库

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龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 关于档案异地存放的思考
作者：张晓荣
来源：《人力资源管理》2013年第04期
摘要：本文列举了大量实际案例，分析了档案异地存放的重要意义和作用，在当前信息化时代下，对异地存放档案提出了自己的想法。关键词：档案管理异地存放措施
档案异地存放是指：对档案信息进行备份并存放至异地，并制定相应的灾难恢复计划。从历史上看，开展档案异地存放的单位并不多，主要是一些军事保密单位。例如，上世纪六十年代，当时的航空工业部在远离城市的山洞里建设了航空档案后备库，主要目的是存放各种型号飞机的保密档案，作为各航空企业重要纸质档案的备份库。这类后备库保密性强，与外界接触少，一般由国家投资兴建。其他的还有中央档案馆，辽宁省档案馆等一些单位。单纯的由一个企业投资建设备份库的很少。
近年来，档案异地存放研究的兴起与美国“911事件”密切关联。在“911事件”中，世贸大厦中的许多小公司因为没有保留重要的档案信息而无法恢复运营，最后导致破产，而一些大公司因为档案信息有异地存放而得以恢复。国内比较成功的案例是东方汽轮机厂。在汶川“5·12地震”中，位于德阳的东汽厂损失惨重，但是在震后很快恢复了生产，主要原因是档案资料有异地存放，对于恢复生产起到关键作用，成为近年来国内档案异地存放的成功案例。档案异地存放的主要目的是保证档案的安全，在过去搞档案异地存放保存的全是纸质档案。占用空间大，成本高，优点是比较直观，安全性强。现在由于计算机技术迅猛发展，档案载体呈现出多样化的趋势，有磁盘、光盘、缩微胶片、硬盘等，使得开展档案异地存放工作的成本大为降低，有些单位开始以新型载体作为档案异地存放的实体保存。以新型载体作为档案异地存放实体的最大优点是成本低，占用空间小，容易实现。缺点是新型载体档案必须通过计算机和相关设备才能阅读，安全性降低，有些新型载体的稳定性不强，对单位的电子档案管理提出一定要求。目前开展这种简单意义上的档案异地存放的单位比较多，比如中南电力设计院将图纸电子化后刻录成光盘，放在院内不同的楼房中，比较简单地实现了档案异地存放。新形势下的档案异地存放加入了许多新的内容，档案工作越来越多的和计算机技术、网络技术结合，对档案的管理也从传统的“重藏轻用”转变为重视使用。档案业内有些人士提出，档案异地存放不应该只是简单地考虑将档案放在异地，还应当与档案信息化建设相结合，与单位的实际相结合，为单位尽量降低成本，最大地发挥经济效益。
根据档案工作发展要求，结合实际，可以有三种档案异地存放实施方案：

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 第一种方案：在异地建设一幢档案楼，专门作为单位档案的备份库。现在的档案库房保持它原有功能，备份库保存纸质档案的副本。该方案的优点是同时保存两套纸质档案，安全性比较高。如果一套档案出现问题，另外一套可以很快投入使用，不会对生产造成很大冲击。缺点是成本高，工作量非常大。不但需要在外地重新建设档案楼，而且还要将底图和原始档案复制成两套，备份库建成后还需要有专人进行维护。
第二种方案：将所有档案电子化后刻录成光盘，放在异地保存。这种方案的优点是成本低，实现起来容易，目前实施这种方案的单位较多，有比较成熟的经验。缺点是光盘档案不直观，没有从根本上缓解现有我院档案库房紧张的问题。虽然也将档案实现了电子化，但这些电子化后的档案没有“活”起来，只是起到了单纯的保存备份作用。
第三种方案：结合建设数字档案馆的思想，综合考虑国家要求、单位利益和安全需要，在单位本部建立数字档案信息中心，在异地建设纸质档案中心。二者互为补充，将纸质档案的优点和电子档案的优点充分结合。这种方案有着比较明显的优点，首先，符合国家发展要求，国家档案局制定的《全国档案信息化建设实施纲要》要求档案部门本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础建设，推动馆藏档案的数字化建设，建设示范性数字档案馆。可以看出建设数字档案信息中心是大势所趋，符合国家对档案的发展要求。其次，符合单位长远的利益。在单位本部建设数字档案信息中心，将纸质档案异地存放，可以将院本部的档案库房腾出来，缓解单位办公室紧张的状况。单位本部的数字档案信息中心提供24小时在线服务，随时满足设计人员的查阅、浏览、下载、打印服务。实现以档案信息化促进单位的产业升级，提升单位的设计效率。第三，符合安全需要。异地存放电子和纸质两套档案既考虑到了档案数字化这一发展趋势，又兼顾了安全性。在纸质档案和电子档案中任何一套发生问题，都不至于给单位造成重大损失。缺点是实施过程长，建立数字档案信息中心的单位少，目前国内缺乏比较成熟的经验。参考文献
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