套磁邮件规范
发布时间：2014-08-01 来源：文档文库
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分享关于陶瓷邮件的小规范 （不看不知道咋死的）
原文转自寄托天下（DIY留学互助平台）
这是卤煮今天写邮件无意中搜到的，卤煮稍微编辑了一下转过来分享，大神请果断绕道，对于卤煮和跟卤煮一样在这方面totally 小白的人，在跟教授小联系一下的时候感觉还是蛮有用的。凡事讲个礼数和尊重，套不着啥东西也别叫人太恶心对不。
P.S.看完这个终于明白wang版推荐的那个阿三教授各种评论陶瓷信的帖子里，三三为啥说一看见please这种字眼就删邮件了。不看这些死都不知道咋死的。
【邮件主题】
邮件主题（subject）不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。
[关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人，以及主要是什么事。很多教授只看主题。]
一个好的标题，要能简洁地概括邮件的目的或内容。如果你对教授的某个研究项目感兴趣，就可以用这个研究方向作标题，例如"Deformation and fracture of hexagonal close-packed metals"或者"Fabrication of semiconductor through chemical vapor deposition"等等。然后在邮件的正文里，可以谈谈你对这个方向如何感兴趣，你有什么相关的学术背景，还有你对这个研究领域的任何见解。
如果你对教授的某一篇文章很感兴趣，并且你的邮件正文里要谈到这篇文章，那么用这篇文章的标题作为邮件的标题也是个不错的主意。如果文章的标题过长，可以把它压缩 一下。
此外，还有人喜欢用一种开门见山式的标题，比如"Inquiry into graduate admission of fall 2011"。这种标题我本人没有尝试过，不知道效果如何，有兴趣的同学可以自己去尝试。最后，我想说的是，套磁信的标题并没有一定之规。大家不要拘泥于我 上面提到的这几种，一定要勇于创新。
在主题中包含course number ，"Question about 3009 assignment" 或者"question about English 2011 essay."听起来很真实，而"a question"看起来像垃圾邮件。"Question about English assignment" or "question about assignment," without identifying the class you're in, may leave your professor with the chore of figuring that out. For someone teaching large lecture classes, that might mean reading through hundreds of names on rosters. But even for a professor with smaller classes, it's a drag to get an e-mail that merely says "I'm in your English class and need the assignment." All your English professor's classes are English classes; she or he still needs to know which one is yours.
【称呼】
Salutations matter. The safest way to start is with "Dear Professor So and So" (using their last name. That way you won't be getting into the issue of whether the prof has a
Ph.D. or not, and you won't seem sexist when you address your female-professor as "Ms." or, worse yet, "Mrs. This and That."
称呼很重要。最安全的开头方式是用“亲爱的×××教授”（×××是姓）。这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他，并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。其他的方式都是错误的。（例如Prof.、Hello、全名云云）
Choose an appropriate greeting. "Hi/Hello Professor [Blank]" is always appropriate. Substitute "Dear" and you've ended up writing a letter; leave out "Hi" and your tone is too brusque(无礼.
【开篇】
开篇介绍自己,表明意图（这里感觉一定一定要简洁——卤煮批注）一般开头简单介绍下自己，表明你对他的研究感兴趣，对作者的结果给予一定的肯定。
然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就以你写此邮件的目的开头。例如，"I am writing to enquire about …"或是"I am writing in reference to …"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。
正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：My name is *** （全名），and I am … 例如： My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s College, Oxford.
正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。［这句话挺重要的，因为它要在你和这个陌路教授之间建立第一道关联。有人推荐当然最好，比如这个教授的同事某某某推荐你去找她，因为某某原因，那么把这个环节表述清楚即可。如果无人推荐（更常见的情况），一定要说清楚原因，例如刚刚看了人家的一篇新作云云（你要确实看过才能这么说），不然人家可能就不往下读了。］
【提出问题或请求】
清楚简洁是最好的。你的教授每天会收到 25-30 封邮件，所以如果你的问题很简洁明了那是最好的（一般把问题一条条列出来比较好） 。如果你不能快速直达主题，对方就会在读你邮件的半途上对它失去兴趣。因此，迅速切入主题。
这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌” 