六招让你轻松搞定办公室主任（职场新手如何快速做好办公室主任工作）

六招让你轻松搞定办公室主任（职场新手如何快速做好办公室主任工作）

办公室主任难当，因为既要管好“柴、米、油、盐”这样鸡毛蒜皮的“家务事”，可以说样样小事都需要你来管，也就是通俗所说的“大管家”，遇到事领导第一个也会想到你，找你来协调解决；还要管好对外的迎来送往，你就是一个连接部，发挥着桥梁和纽带的作用，甚至有的时候还要作为领导的代表出现，所以工作起来很难很难。办公室主任又不难当，只要你掌握了其中的诀窍，熟悉了其中的工作流程、原则和方法，你就会游刃有余，甚至随着工作经验的积累、时间的推移，你会慢慢爱上这个岗位。

总之一句话，办公室主任这个岗位是一个人成长进步的最佳平台、最快途径，把握得好，一定能成就；把握不好，也许能毁掉一个人。

实际工作中，当好办公室主任，要牢牢把握住以下“六要诀”：

第一 要有领导的心、参谋的命。凡事要从大局出发，站位一定要高，能站多高都尽量往高再站一站，往远处再看一看，这样才能把握全局、运筹帷幄，才能更好地为领导提出合理化建议。首先要摆正自身参谋的位置，通过多想领导能想的事，多干参谋该干的活，做到不越位、不包办；通过多学习多体会，多去基层调研，多结合实际工作思考，更多地吸纳身边同事、兄弟单位好的经验，以及领导同志的智慧和做法，以此丰富完善自己；通过在实际工作中的摔打磨炼，每天都有积累，每天都有提高，特别是要围绕全局意识和谋划水平，大力提升自己，切实为领导当好参谋。其次要有超前的意识。对于每年工作中的例行工作，要提前去筹划、去准备，不打无准备之仗，试想，领导布置的例行性工作，你着急忙慌地才开始筹划，还是领导刚部署你已经干完了，再根据领导意图作以微调，哪一种更有利于工作呢？平时，要利用好办公室主任与领导接触机会多的便利条件，留心观察领导关注的问题，并及时对领导的思想进行梳理和整理，对于开展工作非常有好处。再次要服从而不盲从，遇事要有主见，当领导一时对某个问题拿不准，征求办公室主任的意见时，你一定要有自己的主意，为领导决策提供详细的资料和建议，供领导参考，这就要求你平时就要当一个有心人，多思考、多总结、多谋划；当领导处理某件事情出现不妥之处，要积极为领导补台，绝不可袖手不管或者当事后诸葛亮。

第二 要敢于负责、绝不甩锅。办公室主任是领导身边最近的人，接触的事最核心、最敏感，从这个角度来说，也是最容易出现问题的岗位。在这种情况下，就必须要有一颗敢于担当、敢于负责的心，不然干不好事，更干不成事，也不会获得领导的信任和认可。首先要敢说敢讲，不瞻前顾后。发现了问题要即是提醒领导，不可以袖手旁观，不负责任，要时刻树立“提不提醒是我的事，采纳不采纳事领导的事”的意识；不能看领导脸色行事，该说就说，该提醒就提醒，这是一名优秀办公室主任应该具备的基本素质。其次要敢于较真碰硬，不畏畏缩缩。办公室主任虽然不是决策者，但因工作关系进入了决策圈子，就会经常接触到一些热点敏感事务，在这种情况下，就要认真当好领导的参谋和助手，坚决要在工作中摆好自己的位置，对原则性的问题一定要敢于碰硬，对本应领导同志处理的问题，绝不可以越俎代庖。再次要敢于负责，不推过揽功。在实际工作中有成绩，也就会有不足，要客观地分析是非功过，在出现过错时不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸，要敢于负责，勇于承担责任，不断提高，不断完善。

第三 要善于协调、发挥作用。对办公室主任来说，沟通协调乃是重中之重，绝对不可以忽视。首先要不卑不亢。要尊重人，不摆架子，尊重协调的对方；要及时协调，不等不靠，矛盾不上交，困难不下甩。其次要讲求方法，把原则性与灵活性有机地统一起来，协调中既要讲原则，不盲目拍板，不无原则地迁就照顾，又要因人因事和当时的实际情况而异，讲求方式方法，做到帮忙不添乱，解难不增忧，成事不误事。再次要加强联系，在日常工作中，办公室主任要多出去，多上去，多下去，加强与上级、同级和基层的联系；对上要尊重而不盲从，服务而不曲意逢迎；待下要以礼、以诚、以情，不要盛气凌人，做到有礼有节。最后要打好感情牌。从某种程度上来说，基层办公室工作就是一种感情工作，所以，基层的办公室主任在提高自身素质的同时，还要学会尊重，学会理解，学会给予，在平时的工作中，尽可能把干部关心关注的热点问题反映给领导，包括一些意见和建议，尽可能地帮组干部解决一些力所能及的事情，建立起一种深厚的情谊。这无论对办公室工作还是对自己都将受益无穷。

第四 要营造环境、树好形象。办公室处在机关单位的第一线，可以说是本单位、本部门的第一窗口，一举一动都代表着机关形象。办公室主任尤其要加强自身修养，注意自我形象的塑造，外在形象不仅要注重仪容仪表，更要注重待人接物的热情周到。要经常善于换位思考，想一想假如自己到某机关办事，要求工作人员应该是什么样。作为带头人，办公室主任的一言一行，对周围的下属，对部门的人，都有着很大的影响和带动。要把创造良好的工作环境视为重要的工作内容来抓，用良好的环境去影响人、改造人、约束人，营造一种勤奋学习、积极向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好氛围，增强办公室整体效能。在平时与领导的接触中，尽可能地就改善机关办公条件提一些合理性建议。同时，还可以开展一些健康有益的文娱活动，活跃机关的文化生活，增强办公室的活力，努力创造一种用事业留人、用适当的待遇留人、用情感留人的良好工作环境。

第五 要建立规章、形成铁律。制度问题带有根本性、全局性、稳定性和长期性。当好办公室主任，带好办公室节奏，就必须强化建章立制,形成科学完备且操作性强的制度体系，形成靠制度激励约束、靠制度管人管事的良好氛围。实际工作中，要把握好制度的示警性，让人不敢去碰，让人知道碰了肯定会受伤；要把握好制度的执行性，凡是违反了制度的人，肯定要头破血流的；要把握好制度的及时性，当一个人违反了制度，立即进行处理，绝不拖拉；要把握好制度的广泛性，一个人受到处理，让大家都可以从中吸取教训；要把握好制度的公平性，不论是哪一个人，只要违规违纪，必然要被查纠，坚决打破“会叫唤的孩子多吃糖”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如捣蛋的”怪圈。对于办公室的管理，不仅要建立科学的管理方式和工作手段，完善工作制度，规范运行机制，还应多融入一些人情味。要坚持以人为本，尽力解决大家日常生活中的实际困难，使同志们真正感觉到组织和领导的关怀，从而激发工作的积极性主动性。

第六 要力求时效、绝不拖拉。对于办公室主任来说，工作的时效性非常重要，因为领导交办的事，从来都是第一位的，从来都是拖不得的。俗话说：办事不由东，累死也无功。因此，必须把办公室工作的时效性坚决提高上来，能第一时间完成的必须第一时间完成，不能第一时间完成的，也要随时向领导汇报工作进程，使其心中有数，更对你的工作认可。首先要养成强烈的时效观念，决不能拖拉推诿，必须按时完成领导交办的各项任务。其次要明确先干什么、后干什么，要有所为、有所不为，在繁杂的工作头绪中实现从无序到有序的转变。办公室主任要学会将任务分解到人，该别人“代劳”之事，要分解任务到人，并做到明责授权、责权相等。不要事无巨细，事必躬亲。同时要做到侧重而不失重，分清事情轻重缓急，合理安排时间，做到急事急办，特事特办，缓事挤时间办，宁可人等事，不能让事等人，只有这样，才能以静制动，以不变应万变。再次，工作要有始有终，各项工作和领导交办的事情，一定要督促落实到位，不能有一点疏忽和麻痹。

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