档案馆档案收集工作制度
为了搞好档案接收、征集（以下简称收集）工作，不断丰富馆藏，将档案馆建成永久保管全县档案的基地，具有独特内容和方式的爱国主义教育基地，科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，现根据《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》及《山西省档案条例》，结合本馆实际情况，制定本制度。
一、档案收集工作分工负责，局（馆）全体人员按联系部门逐一落实。
二、按照《档案馆收集档案范围实施细则》所规定的范围，世界收集应进馆的档案。
三、编制收集档案单位名册，制定接收工作计划。由不定期、定期接收，逐步实行每年接收。
四、按照《档案馆工作通则》第二十五条所规定的期限接收档案。一般是立档单位保管十年左右的档案；对有些立档单位的档案，可视情提前或延期接收；撤销机关的档案及时接收。
五、坚持接收标准，按照档案接收要求接收档案，办好档案移交接收手续。要认真督促指导立档单位按规定整理好进馆档案，经本馆人员验收合格后方可移交接收；立档单位编制的组织沿革、大事记、概况、年鉴、汇编的资料、全宗指南等等应随同档案一起移交接收；档案移交纸质目录一式三份，其中二份由县档案馆保管，一份由移交单位保管，同时移交一套机读目录；由
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移交单位派员护送档案到县档案馆；交接双方必须根据移交目录逐卷（件）认真清点核对，绝密、珍贵档案要逐件清点核对，并在交接文据和案卷（文件）目录上签名、盖章。
六、要注意收集与本馆馆藏档案有关的各种资料。如党刊、内部资料、统计资料、期刊、图书等等。
七、要广泛、深入地征集散存在社会上、个人手中的历史档案资料；著名人物的传记、日记、笔记、信札、图象、照片、年表、族谱、家谱等；县志、乡里志、年鉴、行业史、店史、村史、家史、各种名牌产品发展史等等。总之，一切记述、反映我县经济、政治、军事、文化等发展变化的资料均要收集。
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档案馆现行公开文件收集工作制度
一、凡是具有行政管理职能、公益服务职能的县直机关及所属事业单位和制发的各类非保密性文件，机关职能、职责、制度、办事程序以及上述单位编发的政策法规汇编、文件汇编、书籍报刊、信息简报等均属收集范围。
二、各部门每季度向县档案馆送交一次，或发文时直发档案馆2份。其中：规范性文件、招商引资以与人民群众生产生活密切相关的有关的房改、工资、福利、劳动就业、职称评聘、优抚安置、教育卫生、社会保险、养老保险等方面的文件，因形势需要内容变更时，要在文件印发后2周内送档案馆。
三、遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。
四、要督促、指导各单位的文件资料报送时间和内容，对其报送的文件资料进行鉴定审查，把好质量关，对无利用价值的予以清退。
五、加强对零散文件的收集、审查工作。
六、制定岗位责任制和奖惩制度，将收集工作落实到人。
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档案馆档案保管制度
一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《山西省档案条例》，维护档案的齐全、完整与安全，面向社会提供服务。二、接收入库的各门类档案，要认真核对验收、整理、编目、装盒上架，按案卷顺序整齐排列。查阅密级性强的档案文件，须经领导批准。
三、每年定期对库藏档案进行全面检查核对，严防档案霉变、虫蛀、潮湿和鼠害，对破损、变质的档案及时修复、补救。四、及时、准确记载档案接收、整理、保管及查阅利用情况，并做好相关统计工作。
五、库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品，保持整齐清洁和适宜的温湿度，确保室内线路安全运行。
六、非本馆人员未经许可，不得进入库房。节假日前，认真做好库房安全检查。
七、外单位人员查阅档案时，一律凭单位介绍信，经领导批准后，履行查阅登记手续，并明确范围。未经许可，任何人不准擅自摘抄和复印档案材料。
八、保持库房清洁卫生，每周进行一次清洁工作，每年进行二次大扫除。
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档案馆档案整理编目制度
一、进馆档案按全宗进行整理、编目。
二、对案卷质量不规范，期限划分明显有误、跨年度等原则上不接收进馆，但对特殊情况（如撤并单位）已进馆的，要进行加工调整。
三、在整理档案过程中，必需按相关规范进行整理，保持文件之间的历史联系,分类科学，便于查找和提供利用。
四、对征集、收集单位或个人捐赠、寄存的零散文件材料先划分全宗，然后分类、组卷、编目。对不同载体的档案材料达到分类清楚、整理规范。
五、对已进馆档案装订不牢固不整齐的，重新进行装订。六、正确填写档号。对接收进馆的档案，遵循一个代码只表示一个编号对象的原则。准确地查对全宗号、目录号、添写（贴）馆编案卷号，并与《案卷目录》对应。
七、案卷排列应按年度结合问题的重要强度排列，重要的在前，一般的在后。检查案卷封面、目次、备考表，项目齐全、准确无误的上架定位。
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