武汉大学学生档案管理办法

第一章总则

第一条为加强学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生教育、管理与 就业工作中的作用，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中 华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及学校学生管理工作的 相关规定，结合我校实际，特制订本办法。

第二条学生档案是反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的各种文 件材料，是学生成长过程的历史记录，是用人单位了解毕业学生学习、工作、 生活、成长情况的真实依据。

学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归 （建 ）档、保管、利 用、转递等相关管理工作。

第三条学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行 学校归口管理、院系 （培养单位 ）和相关职能部门密切配合的管理制度。

学生就业指导与服务中心归口管理国家计划招收的在籍全日制普通本科生 和研究生的档案，负责落实国家和学校档案管理规定，建立学生档案管理规 范，检查和指导全校学生档案的管理工作 ;各学院（培养单位 ）按照学校规定对在 校学生档案进行审查、整理、补充、完善、移交和相关日常管理 ;学校相关部门

和单位 （本科生院、研究生院、组织部、团委、学生工作部、研究生工作部、保 密委员会办公室等 ）根据工作职责，协助做好学生档案材料的收集、整理、归 档、转递等工作。

第四条学校设立专兼职档案管理员负责学生档案管理工作。学生档案管理 人员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务， 严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。

第二章学生档案材料的收集与整理

第五条为适应国家人事工作需要，在校期间学生档案应及时收集、整理， 不断充实完善。

毕业时学生档案一般应包含以下材料

1.入学材料 :招收入学的本科生档案材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕 业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团 （入党 ）申请书及

志愿书等材料 ;招收入学的研究生除原个人档案应有材料外，还应包括报考攻读 硕士学位研究生登记表 （含录取为直接攻博生 ）、推荐免试攻读硕士学位研究生登 记表、报考攻读博士学位研究生登记表、推荐免试直接攻读博士学位登记表或 在校硕士生提前攻读博士学位申请表等材料。

2.学习材料 :各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等 材料。

3.学籍材料 :各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、 复学等变更材料。

4.鉴定材料 :各学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表、品行鉴定等材料。

5.实习材料 :各学习阶段实习鉴定表、实习报告等材料。

6.毕业材料 :高校毕业生 （毕业研究生 ）登记表、毕业生 （毕业研究生 ）就业通知 书等材料。

7.学位材料 :各学习阶段学位申请、授予等材料。

8.奖励材料 :在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生 （研究 生）、优秀学生 （研究生 ）干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕 业生 （毕业研究生 ）等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明 材料。

9.处分材料 :在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材 料。

10.组织材料 :入党、入团的申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、 政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及党团组织建设上形成的其他材料 ; 参加民主党派的申请书、登记表等材料。

11.体检材料 :入学体检表、复查体检表、毕业生 （毕业研究生 ）体检表等材 料。

12.出国（出境 ）材料:因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国 （境）外学习、 进修情况或鉴定等材料。

13.工作材料 :入学前参加工作期间的工资、考核、职务 （职称 ）、劳动合同等 材料。

14.其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第三章学生档案材料的归档和移交

第六条学生档案材料在校内流转、移交遵照以下规定 :

1.本科新生中学期间形成的档案材料由所在院系 （培养单位 ）负责接收。招生 录取过程中形成的档案材料由本科生招生部门负责分解移交至院系，由院系 （培

养单位 ）进行初步整理归档。

2.院系（培养单位 ）在拟录取研究生政审过程中，应调阅拟录取学生档案，并 对其真实性、完整性进行审查。录取类别为非定向就业和少数民族高层次骨干 计划中非在职人员的档案必须按时转入拟录取院系 （培养单位 ），其它类别新生的 档案学校不予接收。

3.新生入学后，院系 （培养单位 ）应在规定期限内，依据新生档案和其他材 料，对新生资格进行审查。发现弄虚作假的，应及时向招生部门报告 ;发现档案

材料不齐全的，应及时向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法 补齐的，应在该生档案目录上做出标注，并在档案移交时进行说明。

4.新生资格审查完毕后，由院系 （培养单位 ）对新生档案进行初步整理、归 档，建立学生档案，待新生正式取得学籍后，院系 （培养单位 ）将新生档案集中移 交学生就业指导与服务中心，由学生就业指导与服务中心按学生学籍情况统一 立卷归档、集中规范管理。

5.学生就业指导与服务中心应及时整理学生档案信息，并将相关情况反馈院 系（培养单位 ）及学校学生管理部门。发现档案缺失或档案材料不全的，应及时催 交补齐。

6.各相关部门应支持院系 （培养单位 ）随时收集、整理学生培养过程中形成的 符合本办法第五条的学生档案材料，定期移交相关材料，并办理移交手续。

7.院系（培养单位 ）应将学生在校期间形成的档案材料定期集中移交学生就业 指导与服务中心学生档案室立卷归档，由学生档案室及时整理、立卷、归档。

第七条各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正 式有效文件。

归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门 （单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的 材料 （如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等 ），应当有本人的签 字;特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本 人签字。

归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨 水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复 写纸书写。

归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件 保管单位，并加盖公章。

第八条学生档案移交时，应填写《档案材料移交单》，由交接双方经办人 当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方 各执一份。

如移交材料不符合归档要求，接收方有权拒收，移交单位应当按档案管理 规定重新整理并办理补交手续。

第四章学生档案的转递

第九条学生毕业、结业、肄业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生 后，学生学籍管理部门应及时通知学生就业指导与服务中心学生档案室办理档 案转递手续。

学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过 机要邮局寄送、转递，必要时可派专人送取。学生档案一般不得以普通函件邮 寄或交由本人自带。

第十条学生转学 （转入和转出 ）、校内转专业、留级、下编、延期毕业的，学 籍管理部门应当及时将学生学籍变更通知书送达学生就业指导与服务中心，学 生就业指导与服务中心应当及时按照规定做好学生档案的整理和转递等工作。 第十一条毕业生档案的转递，由学生就业指导与服务中心负责，学院 （培养单位 ）

配合，按以下规定进行 :

1.已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案按照当年的就业方案 进行转递。

2.考研、考博等继续深造的毕业生，其档案寄送至录取院校。

3.毕业国防定向生，其档案转交学校大学生后备军官选拔培养办公室统一办 理档案转递手续 ;定向西藏就业、委培定向招收的学生按签订的定向或委培培养 合同进行档案转递。

4.因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生在规定期限内办理了档案托管 手续的，由学生就业指导与服务中心将其档案转递至档案托管机构 ;未办理档案

托管手续的，由学生就业指导与服务中心按规定将其档案寄送至生源所在地人 事部门代管。

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