广东省学校食堂食品安全管理档案
建立规范工作指引
为进一步强化和落实全省学校（含幼儿园，下同）食堂食品安全主体责任，落实标准化、规范化、痕迹化、公开化各项工作措施，提高学校食堂食品安全保障水平，根据《中华人民共和国食品安全法》、《广东省食品安全条例》、《广东省学校食堂食品安全管理的规定》、《广东省档案条例》等法律法规要求，制定本工作指引。
一、适用范围和主要内容
本指引适用于广东省行政区域内各类全日制学校食堂，包括普通高等学校、职业学校、技工院校、普通中等学校、小学、幼儿园、特殊教育学校等食堂。
本指引主要内容是学校食堂建立食品安全管理档案工作的要求、档案内容构成和建档方法。
本办法由广东省食品药品监督管理局、省教育厅、省人社厅和省档案局负责解释。本指引于发布之日起施行，有效期5年。
二、术语和定义
学校食堂：指设于学校，供应学校学生、教职员工等集中就餐的餐饮服务提供者。
食品安全管理档案：指食品生产经营者按照《中华人民共和国食品安全法》规定建立食品安全自查制度，定期对食品安全状况进行检查评价，将检查评价结果与生产经营过程控制中收集整理的材料进行立卷归档形成的，具有查考价值的各种文字、图表、照片、电子文件等历史记录。食品安全管理档案可电子化，但须保留重要纸质原件。
三、建档原则
食品安全管理档案的建立应遵循完整性、真实性、准确性、及时性的原则。
完整性：档案材料必须完整、系统，所有关于食品安全管理的材料应全部归档，并由立卷人检查后签名。
真实性：档案内容应为学校食堂食品采购、加工制作以及相关过程的控制情况的真实记载。
准确性：档案内容应准确客观的反映当时的事实。
及时性：食品安全管理员应及时收集并整理材料，保证档案收集的时效性与内容的完整性。
四、档案管理要求
档案应由学校食堂经营者食品安全管理员负责建立、更新和维护，并负责在食堂食品安全管理工作中，指导各相关岗位从业人员做好对有关证件资质、票据、过程记录以及管理评价等资料的索取、收集和记录工作，确保档案信息的真实、完整与安全。
档案资料收集和年度档案建立应严格按照本指引要求执行。学校食品安全管理档案保存期限不得少于二年。
五、档案分类要求
按学校食堂的食品安全管理要求，食品安全档案分为三类：职责资质管理类、过程控制管理类、监管记录类。
（一）职责资质管理类。归档材料目录见表1。
表1：职责资质管理类目录
（二）过程控制管理记录。归档材料目录见表2。
表2：过程控制管理类目录
（三）监管记录。归档材料目录见表3。
表3：监管记录类目录
六、档案装订要求
（一）档案组卷装盒
1.按以上分类目录收集档案材料，将材料按形成的时间顺序依次排列整理。
2.将组卷后的材料装入三类档案盒内，并贴上封面、背脊标签。
3.需由学校其他部门收集保存的报表记录和按其他主管部门要求建立的台账，可定期采用符合档案管理要求的简便方式装订，并在材料封面登记该报表记录（或台账）的编号、名称、整理人姓名等，然后将其编号记入档案盒内目录的备注栏。
4.归档的电子文件应编号，然后将其编号记入档案盒内目录的备注栏。
5.档案盒封面、盒脊和盒内目录格式（参考）见附录A。
（二）档案年度装订
1.应于每年的1月底前将上一年的档案材料按分类加上封面、封底，连同目录一起装订成册。
2.装订时应将档案材料的每一页打上页号，将页号填入目录，并在封面填写该册的总页数。
3.装订成册的档案封面、目录格式（参考）见附录B。
附录A
档案盒格式（参考）
（资料性附录）
A.1 档案盒封面
食品安全管理档案
经营者名称：
许可证号：
法定代表人（负责人）：
食品安全管理员（学校方）：
食品安全管理员（承包方）：
档案管理人员：
档案资料收集时期：20XX年XX月XX日 —20XX年XX月XX日
A.2 档案盒盒脊标签
A.3 盒内目录
附录B
档案年度装订格式（参考）
B.1 档案封面
B.2 档案目录
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